Діловодна практика потребувала узагальнень, які оформили б її результати в ідеї, концепції, теорію. Проте, продовжували переважати праці практичного змісту. Особливо популярними стали викликані тривалою практикою узагальнюючі студії з уніфікації та стандартизації документів, їх класифікація, спеціальної термінології. Варті уваги серйозні і вельми показові термінологічні дослідження поняття «діловодство», неоднозначне тлумачення якого породжує пропозицію уточнити його сутність через введення нових термінів – «документовиробництво», «оперативно-адміністративна діяльність», «канцелярське виробництво», «документацій не обслуговування (адміністративної) діяльності». Запропоновані синонімічні поняттю «діловодство»варіанти стали втіленням сприйняття його передусім як сфери практичної діяльності. Зарахування діловодства до технічних галузей знань віддзеркалило не тільки його зміст, декларований владою, за якого поціновували ся роботи прикладного характеру.
Нова ситуація, в якій діють учені першої половини ХХ ст., була пов’язана з необхідністю удосконалення шляхів і методів ведення дослідження. Непересічним у процесі пізнання залишається значення документа як засобу комунікації і джерела інформації. Міцніють запозичення фахівців різних галузей знань на рівні теорії та методики. На теоретичному рівні остаточно утверджується переконання в генетичній спорідненості діловодства й архівознавства. Показовою є пильна увага архівістів до проблематики діловодства. Неодноразово питання правильної постановки діловодства в установах виносилися на порядок денний зібрань архівістів, які, до того ж, брали найактивнішу участь в організації курсів підвищення кваліфікації, присвячених удосконаленню «техніки діловодства». На шпальтах архівної періодики часто публікувалися нормативні документи з діловодства. Звично сприймається спільне вживання слів «діловодство» й «архівна справа» у назвах директивних постанов влади щодо їх розвитку.
Існування тісного зв’язку між діловодством і архівною справою продемонстрував навчальний курс професора Московського державного історико-архівного інституту (далі – МДІАІ, 1930) М.В. Вишневського «Теорія і практика архівної справи» (1936), який містив розділ «загальне діловодство». Його зміст склали питання з історії діловодства, класифікації документів, що функціонують в управлінській сфері, методики їх вивчення. Через кілька років назву розділу було змінено на «Загальне документознавство»³, а автором нової редакції курсу «Теорія і практика архівно справи» (1944) став Костянтин Григорович Мітяєв (1902-1969). Зміна назви розділу мало вплинути на його сутнісне наповнення, що засвідчило певне ототожнення К.Г. Мітяєвим понять «загальне діловодство» і «загальне документознавство». Розділ «Загальне документознавство» у курсі «Теорія і практика архівної справи» за статусом був пропедевтичним і представляв собою своєрідний вступ до вивчення документів, систем і способів документування в історичній ретроспекції діловодної практики. Варто зазначити, що стрижневим об’єктом, навколо якого розгортався зміст розділу, виступав управлінський документ. Таким чином, загальне документознавство для К.Г. Мітяєва, оперуючи сучасною термінологією, за змістом було тотожним управлінському документознавству.
Наприкінці 1930-х – на початку 1940-х рр.. у радянських часописах з архівістики з’являються критичні статті з діловодства, постановки нагальних проблем йог організації, доведення необхідності уніфікації всіх діловодних процесів, створення єдиної раціональної системи діловодства в органах державної влади й управління, відкриття науково-дослідного центру, який мав би розробляти ці питання на науковій основі та здійснювати керування відповідними службами на рівні установи. Примітно, що наукову інституцію пропонувалося відкрити при Головному архівному управлінні НКВС СРСР. Перша всесоюзна міжгалузева нарада з оргтехніки (19410 накреслила широку програму заходів, спрямованих на удосконалення організації діловодства. Проте, події Другої світової війни стали на заваді реалізації ухвалених рішень.
1.2 Основні поняття управлінського документознавства і його теоретичні основи
Управлінське документознавство – це наукова дисципліна, яка розробляє теорію управлінського документа, вивчає його генезис та еволюцію, практику створення та функціонування.
Невід’ємною складовою управлінського документознавства , як і будь-якої іншої науки, є теорія, а саме – теорія управлінського документа. Теорія є узагальнюючим знанням, що дозволяє не просто описати явище, а й пояснити йог сутність, причинно-наслідкові зв’язки взаємодії складових одиниць, спрогнозувати розвиток основних ідей галузі. На основі фундаментальних положень, принципів, пояснюючи факти, теорія об’єднує знання у певну систему. Поза системою теорія існувати не може.
Теорія управлінського документознавства, як і будь-яка наукова теорія, вибудовується на емпіричній основі, що складається із сукупності фактів, які належать управлінській сфері діяльності суспільства. Важливим чинником організації та забезпечення ефективного функціонування управлінської сфери є документ. Документ є основним об’єктом пізнання управлінського документознавства. Теорія управлінського документа – це відображення через систематизоване знання суттєвих властивостей, ознак управлінської документації у процесі її складання та функціонування. Факти в теорії фігурують не самі пособі, а у вигляді основних понять і категорій, тобто розширених понять, що концентрують знання про найважливіші властивості конкретної досліджуваної реальності.
До терміносистеми управлінського документознавства входять терміни, поняття, категорії, які означують об’єкти, процеси, явища, що вивчаються цією дисципліною. Фундаментальними поняттями управлінського документознавства є «управління», «інформація», «управлінський документ», «управлінська документація».
Під управлінням розуміють сукупність дій керуючого об’єкта, спрямованих на створення оптимальних умов функціонування керованого об’єкта відповідно до його завдань. У загальнодержавному масштабі управління представляє собою чітку диференціацію керуючих і керованих соціальних об’єктів залежно від функцій і завдань, які вони виконують. Процеси управління суспільством є складними, оскільки, з одного боку, потребують забезпечення функціонування різних його сфер (економічна, політична, культурна), а, з іншого, - на це впливає значна кількість чинників, що спричинюють коригування їх змісту та напряму реалізації.
Основними видами управлінської діяльності є комунікація, регулювання, контроль, забезпечення корпоративності та ін. загального і спеціального характеру, які залежать від конкретних умов функціонування органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, закладів, установ і організацій усіх форм власності (далі – установа).
Комунікація - це управлінська діяльність, спрямована на збір та опрацювання інформації, забезпечення її обміну, досягнення ефективної інформаційної взаємодії на рівні установи та між установами, тими, хто є носієм і реалі затором управлінських відносин. [ ]
Кожен суб’єкт правління є своєрідним вузлом комунікаційної мережі, який здійснює обмін інформацією, що надходить від різних джерел, різними каналами і спрямовується за різними адресами. Термін «комунікація» також використовують для означення сукупності прийомів, методів і процедур, термінології, які забезпечують ефективну інформаційну взаємодію між учасниками комунікаційного процесу. Комунікація установи – складана багаторівнева система зв’язків, що охоплює саму установу (внутрішня комунікація) та зовнішнє оточення (зовнішня комунікація). Зовнішня комунікація неминуча, оскільки будь-яка установа будь-якого рівня взаємодіє з оточенням у межах сфери її діяльності та суміжних із нею сфер. Внутрішню комунікація існує у вигляді обміну інформацією між підрозділами організації і має пріоритетне значення для її успішного функціонування.
Розрізняють вертикальну та горизонтальну внутрішню комунікацію. У випадку, коли вертикальна комунікація відбувається по низхідній лінії, зверху вниз, вищі рівні ієрархії управлінської структури установи повідомляють підлеглим про стратегічні, тактичні цілі, а також конкретні задачі, зміни пріоритетів, стандартів діяльності та ін. Значна частина низхідної управлінської інформації регламентує не тільки функціонування соціальних об’єктів низового рівня, а й процеси створення та передавання цими об’єктами інформації до об’єктів вищого рівня. Управління неможливе без зворотного зв’язку з керованими соціальними об’єктами, який здійснюється шляхом організації висхідних потоків інформації, що відбивають зміст діяльності цих об’єктів, їх завдань і повноважень. Ця інформація містить показники управління у межах самого соціального об’єкта, які засвідчують його ефективність, демонструє наскільки дієвим є управління вищих ланок і чи потребує воно корегування або оновлення. Завдяки висхідній комунікації керівництву повідомляється про реальний стан справ в установі, результат виконання прийнятих рішень, труднощі, що виникають при розв’язанні тієї чи іншої управлінської ситуації та пропоновані шляхи її подолання. Отже, напрями руху управлінського інформації у випадку вертикальної комунікації можуть бути низхідними або висхідними. На відміну від вертикальної, заснованої на відносинах рівня керуючий-керований, горизонтальна комунікація розвивається між рівноправними, одного рівня підрозділами установи.