автоматизація бухгалтерського обліку, але з метою отримати також інформаційний інструмент, який би давав змогу вирішувати поточні управлінські завдання.
Автоматизація виключно фінансового та податкового обліку потрібна насамперед самим бухгалтерам для ефективного виконання своїх функцій. І тут використання комп'ютерних програм дає низку суттєвих переваг саме щодо бухгалтерського обліку. Впровадження комп'ютерної техніки не передбачає внесення суттєвих змін до принципів бухгалтерського обліку, проте техніка збору і обробки інформації вдосконалюється. При цьому, як правило, надаються додаткові можливості контролю. Кожний із елементів бухгалтерської технології - документування господарських операцій, відображення облікової інформації на рахунках, інвентаризація - змінюється за формою (таблиця 3.1).
Таблиця 3.1
Переваги автоматизованої обробки облікової інформації
| Елемент бухгалтерської технології | Спосіб обробки облікової інформації | |
| паперовий | автоматизований | |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. Первинне документування:а) тип носіїв перв інф | Паперові носії первинної інформації | Електронні (магнітні, оптичні) носії первинної інформації: електронні первинні документи, смарт-картки. |
| б) проектування та створення форм первинних документів | Конструювання паперових форм первинних документів з урахуванням відповідних стандартів; використання готових бланків документів | За допомогою програмних засобів можливе створення двох форм кожного первинного документа: форми, пристосованої для введення необхідних реквізитів до комп'ютерної бази даних, і форми для роздруковування документів на папері |
| в) встановлення порядку здійснення записів у первинних документах | Розробка інструкцій із заповнення первинних документів | Заповнення документів відбувається відповідно до алгоритму з автоматичним розрахунком ряду реквізитів та контролем за правильністю їх введення |
| г) виписування первинних документів | Ручне виписування документів, після цього - передача їх до бухгалтерії та обробка | Створення електронних документів під час здійснення господарських операцій та одночасна їх обробка і накопичення |
| 2. Інвентаризація | Ручний перерахунок | Застосування технічних засобів (сканерів штрихових кодів) |
| 3. Оцінка (методи списання, амортизації) активів | Використання найменш трудомісткого із методів (ФІФО, середньої, фактичної собівартості тощо; для необоротних активів - вибір податкового методу амортизації) | Програмна реалізація найоптимальнішого способу оцінки, використання різних способів оцінки для різних груп матеріальних цінностей, необоротних активів та інших об'єктів обліку |
| 4. Калькулювання | Обмежена номенклатура статей виробничих, адміністративних і цехових витрат, способу калькулювання виробів тощо | Побудова багаторівневих розрізів статей витрат, необхідних для потреб управління. Можливість використання кількох розрізів обліку (в розрізі виробничих підрозділів, видів продукції, статей та елементів витрат, переділів) |
| 5. План рахунків та аналітичний облік | Ієрархічна структура субрахунків та обмежена номенклатура аналітичних рахунків | Використання кількох планів рахунків, розробка багаторівневої ієрархічної та багатовимірної паралельної структур субрахунків та аналітичних рахунків |
Основні перевага технології первинного документування в комп'ютерних облікових системах такі:
а) обробка первинної інформації здійснюється за принципом об'єднання процесів складання первинного документа та введення його до бази даних;
б) часто можна налагодити автоматичну реєстрацію первинної інформації за допомогою технологічних датчиків, сканерів штрихових кодів, касових апаратів, смарт-карток, електронних зважу-вальних пристроїв, годинників, лічильників, вимірювальної тари тощо без ручного введення.
Інвентаризація із використанням штрихових кодів здійснюється значно швидше. До того ж заміна ручного перерахунку зчитуванням етикеток зі штрих-кодами дає змогу проводити переоблік і інвентаризацію запасів та інших матеріальних цінностей без призупинення поточних операцій на складах, у магазинах або в цехах.
Застосування комп'ютерних програм спрямоване на вдосконалення технології роботи з робочим планом бухгалтерських рахунків. Багато програм дають можливість вводити записи одночасно в кількох робочих планах рахунків за одним первинним документом, що є корисним як для ведення окремого управлінського обліку, так і для одночасного обліку за різними стандартами.
Можливості аналітичного обліку також значно розширюються порівняно з паперовою бухгалтерією. В сучасних комп'ютерних програмах бухгалтерського обліку можливе використання від 3 до 5 розрізів аналітичного обліку по кожному синтетичному рахунку.
Одразу зазначимо, що далеко не всі можливості й переваги комп'ютерної бухгалтерії, які зазначені вище, корисні й потрібні насамперед бухгалтерам. Основний інтерес бухгалтера при запровадженні інформаційних технологій - це отримати інструмент, який би спрощував і пришвидшував його працю (і тут, до речі, наведені вище можливості щодо оцінки та аналітичного обліку можуть іноді бухгалтерами сприйматись не як переваги, а як вимоги робити "зайву роботу". [6; ст 56-59]
При застосуванні автоматизованих облікових систем можна вирішити проблему оперативності звітних даних. Якщо при паперовій бухгалтерії операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих витрат праці та завжди пов'язані з помилками, то при застосуванні комп'ютерів ці операції виконуються з мінімальною участю людини.
Застосування автоматизованих систем посилює функцію контролю правильності, законності, а іноді й економічної доцільності бухгалтерських операцій (записів), не підвищуючи трудомісткості ведення обліку. Це досягається попереднім програмуванням відповідних перевірочних нормативів та алгоритмів. При цьому автоматизована інформаційна система забезпечує безперервний контроль як складання документів, так і поточних облікових записів. Такий підхід обумовлено тим, що комп'ютерна система бухгалтерського обліку має свою внутрішню структуру та вбудовані алгоритми, нав'язує бухгалтеру правила обліку і схему та зафіксовані в структурі системи. Практичний результат для підприємства - зменшення ймовірності помилок як через неграмотність або випадкову помилку бухгалтера, так і через навмисну шкоду.
Зазначимо, що практично всі наведені вище можливості стають доступними не відразу після придбання програми, а тільки після досить витратного процесу налагодження програми під особливості господарської діяльності й обліку конкретного підприємства.
Автоматизація бухгалтерського обліку здійснюється і з метою отримання інформаційного інструменту, який би давав змогу вирішувати поточні управлінські завдання тоді, коли додаткові інформаційні можливості (на зразок наведених вище можливостей використовувати різні способи оцінки, отримувати інформацію на підставі розвинутої аналітики за різноманітними запитами) починають дуже цікавити керівників підприємства різного рівня. В цьому випадку ми не будемо розглядати впровадження потужних і дуже дорогих систем класу ЕRР, які, як вважають фахівці, є життєво необхідними лише для підприємств з річним оборотом не менш як 1,5 млн дол., а зупинимось на окремих можливостях, які надає управлінцям сучасне програмне забезпечення для автоматизації саме фінансового обліку. Адже в усьому цивілізованому світі всі керівники вищої ланки і перші керівники компаній не тільки знайомі з основами бухгалтерії, а й активно використовують дані бухгалтерського обліку в своїй роботі.
Питання впровадження обліково-економічного програмного забезпечення завжди є надзвичайно дискусійними, тобто такими, що їх завжди по-різному розуміють представники різних задіяних професійних груп (виділимо бухгалтерів, керівників підприємств, працівників інформаційних технологій відділів підприємств, представників фірм* розробників, науковців). Однак і всередині цих груп часто немає єдності в розумінні проблем упровадження й шляхів їхнього подолання.
Усі проблеми, пов'язані з працівниками інформаційних технологій в управлінні, обліку та контролі впровадження. В деяких джерелах успішність впровадження автоматизованих систем управління підприємством зазначається на рівні лише 26%. Втім опитування показало, що у випадку автоматизації бухгалтерських систем ймовірність успіху все-таки вища - не менш як 60% підприємств змогли комплексно автоматизувати свій бухгалтерський облік. [5; ст.55]
Детальна класифікація проблем впровадження та аналіз шляхів їх вирішення потребують окремого дослідження. Виділимо три найбільш важливі проблеми, про які слід пам'ятати при впровадженні, а саме:
загальної організації бізнесу й обліку;
грошових коштів;
облікових та технічних кадрів.
Звичайно, всі ці проблеми взаємопов'язані. Вирішення хоча б однієї з них спрощує вирішення інших. Наприклад, якщо підприємство від початку готове вкладати значні кошти у впровадження системи, то залучення сторонніх консультантів та суттєве оновлення (і навчання) штату власних фахівців значно сприятимуть успіху проекту. Під "значними" коштами ми маємо на увазі порядок цифр від десятків тисяч до мільйонів доларів. Це той ринковий рівень оплат, який на сьогодні існує щодо оплати послуг консультантів та впроваджувальних фірм. Однак скільки коштів має витрачати підприємство сьогодні на інформаційні технології? Як порахувати ефект від інвестицій в такі технології? Це дуже непрості питання.