Оглавление
Введение
Глава 1. Делопроизводство и новые информационные технологии
1.1 Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии», их взаимодействие. Информационные системы
1.2 Автоматизация делопроизводства
1.3 Электронный документооборот
Глава 2. Нормативное регулирование использования новых информационных технологий в делопроизводстве
2.1 Федеральные законы
2.2 Национальные (государственные) стандарты
2.3 Иные нормативно-методические документы
Глава 3. Примеры использования систем электронного документооборота (СЭД)
3.1 «Дело» – система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
3.2 DocsVision 4.0. Приложение «Административное производство»
3.3 Опыт некоторых госструктур в автоматизации делопроизводства и внедрении СЭД
Заключение
Список использованных источников и литературы
Введение
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
На сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.
Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.
Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.
Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.
Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.
С развитием научно-технического прогресса, новые информационные технологии стремительно охватывают все больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая важная часть административной деятельности, как документационное управление обеспечения, вплотную подошла к использованию новых технологий.
Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном).
Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске и обработке. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов).
В настоящее время на большинстве российских предприятий документооборот в виде договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации, и т.д., хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.
Необходимость автоматизации документооборота организаций определяет актуальность данной темы.
В данной курсовой работе рассматриваются определения важнейших терминов в сфере делопроизводства и информационных технологий, нормативно-методическое регулирование данных аспектов, а также примеры использования систем автоматизации делопроизводства в конкретных организациях.
Глава 1 посвящена определению терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии». Также в ней дается различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот». Необходимо заметить, что в современной профессиональной литературе обычно отождествляются такие понятия, как «система автоматизации делопроизводства» (САД) и «система электронного документооборота» (СЭД). В главе 1 представлено мнение А.М. Савельева, объясняющее различия между указанными понятиями.
Задача, поставленная в главе 2 – описать нормативные акты (федеральные законы, национальные стандарты, прочие нормативно-методические документы), так или иначе регулирующие применение новых информационных технологий в делопроизводстве организаций.
Глава 3 описывает конкретные примеры использования систем электронного документооборота (СЭД). Первые два параграфа посвящены описанию двух популярных СЭД – «ДЕЛО» и «DocsVicion 4.0. «Административное производство».
В параграфе 3.3. приведены примеры автоматизации делопроизводства в таких государственных структурах, как Министерство Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации и Совет Федерации. Кроме того, на основании приведенной информации анализируются типичные проблемы во внедрении автоматизации делопроизводства на предприятии.
Целью курсовой работы является рассмотрение важнейших процессов внедрения новых информационных технологий в делопроизводстве, а также рассмотрение возникающих при этом основных проблем.
Глава 1. Делопроизводство и новые информационные технологии
1.1 Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы
Для рассмотрения темы курсовой работы – «Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций» прежде всего, необходимо дать определение терминам, включенным в название темы работы, а именно: «делопроизводство» и «новые информационные технологии».
Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [8; с. 23]
Управление можно представить как последовательный процесс:
- получения информации;
- обработки информации;
- принятия решения;
- доведения решения до сведения исполнителей;
- исполнения решения;
- подведения итогов. [21; с. 142-144]
При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление. [20; с. 117-118]
Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
1. документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам)
2. организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами на конкретном предприятии представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:
- общепринятых принципов обработки документов;
- приемов в работе с документами конкретного предприятия.
Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.) [21; с. 145]
Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) – широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. [14; с. 54]
Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. [4]
В настоящее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией информационных систем.
Информационная система – это система, предназначенная для ведения информационной модели, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности. [14; с. 75] Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. [4]
Информационная система должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:
- хранение информации;
- передача информации;
- преобразование информации.
Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:
1. ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);