o ·определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение дисков, дискет, бумаги и пр.);
o ·обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
o ·разработка программных средств, прикладных программ.
Существуют различные подходы к классификации информационных систем. Но наиболее распространенными являются деления ИС по видам выполняемых работ и по типу пользовательского интерфейса.
Классификация информационных систем по виду выполняемых работ: (см. Схема 2. в приложении)
Командный интерфейс - самый простой. Он обеспечивает выдачу на экран системного приглашения для ввода команд.
WIMP-интерфейс расшифровывается как Windows(окно) Image(образ) Menu(меню) Pointer(указатель). На экране высвечивается окно, содержащее образы программ и меню действий.
SILK -интерфейс расшифровывается как Speach(речь) Image(образ) Language(язык) Knowledge(знание). При использовании такого интерфейса на экране по речевой команде происходит перемещение от одних поисковых
Предъявляемые современными условиями требования к системам управления могут быть удовлетворены лишь при помощи современных средств автоматизации управления. В настоящее время для решения этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники, позволяющей в наиболее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их служебную информацию. Для наиболее слаженной работы различных служб предприятия компьютеры удобно объединять в т.н. локальные вычислительные сети, однако такие сети требуют для своей работы соответствующего программного обеспечения. Кроме того, к такому программному обеспечению предъявляются такие требования как удобство доступа к необходимой информации, простота в обращении и защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также, защита от порчи различного рода программными вирусами.
В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора:
1.уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии;
2.люди и существующая в организации культура.
Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет зависеть первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных ИС. И наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача ИС для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.
Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология, развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.
Информационная технология (ИТ) — процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.
Информационные технологии управления. Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех руководителей, имеющих дело с принятием решений. Она необходима на любом уровне управления.
ИТ управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей руководителей различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления частью.
Основная цель автоматизированной информационной технологии — получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.
Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные ИС для ИТ — это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных.
Глава 2. Анализ информационной системы типографии «Мистер Принт»
2.1 Организационно-экономическая характеристика компании
Типография «Мистер Принт» является организацией, объединяющей подразделения, осуществляющие планирование издательской деятельности, редактирование представленных к изданию материалов, их полиграфическое исполнение, реализацию и сбыт готовой продукции.
Типография «Мистер принт» относится к числу организаций рекламно-полиграфической и сувенирной направленности, предлагающих широкий спектр услуг, занимающихся производством рекламой продукции и предоставлением типографских услуг. Форма собственности частная.
Основным видом деятельности является производство рекламно-полиграфической продукции: листовки, буклеты, пластиковые карты, конверты, визитки, сувенирная продукция, этикетки, а также изготовление наружной рекламы: баннеры, штендеры, вывески, растяжки и проч.
Физический адрес: г. Калуга ул. Ленина, 100
Юридический адрес: г. Калуга ул. Ленина, 100
Тел.: (4842) 78-77-77
Web-сайт: www. mr_print.kaluga.com.
Организационная структура управления предприятия линейно-функциональная. Она обеспечивает такое разделение труда, при котором линейные звенья принимают решения и управляют, а функциональные – консультируют, информируют, координируют и планируют хозяйственную деятельность.
В структуру организации входят (рис. 1):
- редакционно-издательский отдел;
- типография;
- отдел снабжения и сбыта (реализации);
- бухгалтерия;
См Схема.1. Организационная структура типографии «Мистер Принт»
Непосредственное руководство издательством осуществляет его директор, отвечающий за результаты его деятельности.
Основными обязанностями директора издательства являются:
- выработка организационных, информационных и нормативных документов по издательскому делу;
- оснащение типографии полиграфическим оборудованием и содержание его в эксплуатационном режиме;
- организация технологического процесса издания полиграфической продукции;
- участие в формировании плана издания;
- подбор, расстановка и обучение кадров типографии;
- осуществление экономически выгодного производства и сбыта изданий, реализация печатной продукции;
- обеспечение выполнения требований по охране труда, техники безопасности и противопожарной безопасности;
- получение соответствующих лицензий на деятельность;
- организация бухгалтерского учета, учета эксплуатации оборудования;
- представление установленных отчетов.
Обязанности редакционно-издательского отдела:
- готовит материалы по плану издания;
- осуществляет редакционную подготовку издаваемой литературы;
- проводит методическую работу по вопросам изданий материалов;
- передает все необходимые сведения по отредактированным материалам бухгалтеру для составления калькуляции стоимости и формирования цены издаваемой продукции;
- ведет учет своей работы.
Типография - основное производственное подразделение организации, обязано обеспечить высокий уровень полиграфического исполнения издаваемой продукции и выпуск ее в нормативные сроки. Типография несет ответственность за эксплуатационный режим вверенного оборудования, его сохранность, и соблюдение издательского режима и учета производственной продукции. Типография производит только ту полиграфическую продукцию, которая получила оформление в редакционно-издательском отделе, стоимость и цену в бухгалтерии.
Бухгалтер издательства осуществляет бухгалтерский учет денежных и материальных средств, калькуляцию стоимости издаваемой продукции.
Отдел снабжения и сбыта (реализации) обеспечивает снабжение расходными и специальными эксплуатационными материалами типографскую деятельность, приобретает основные средства, запасные части и бумагу. Учет сбыта полиграфической продукции отдел осуществляет непосредственно через бухгалтера типографии. Отдел осуществляет маркетинг рынка печатной продукции и готовит свои предложения в план изданий и в бизнес-план типографии. Основные экономические показатели типографии «Мистер Принт» за 2006 – 2007 гг. представлены в табл. 1.
Таблица 1 Экономические показатели типографии «Мистер Принт» за 2006 – 2007 гг.
| Показатели | 2006г. | 2007г. |
| Объем товарооборота, тыс.руб. | 20111 | 25173 |
| Издержки обращения, тыс.руб. | 4193,1 | 4825,7 |
| Уровень издержек обращения, % | 20,85 | 19,17 |
| Среднесписочная численность работников, чел. | 32 | 32 |
| Производительность труда, тыс.руб./чел | 628,5 | 786,7 |
| Однодневный объем товарооборота, тыс.руб. | 56 | 70 |
| Чистая прибыль, тыс.руб. | 2105 | 3210 |
Как показывают данные табл. 1, объем товарооборота за 2006-2007гг. вырос на 5062 тыс.руб. или на 25 %. Ростом товарооборота потребовал повышения производительности труда на 158,2 тыс.руб./чел. Однодневный товарооборот предприятия увеличился на 14 тыс. руб.