Для других лучше подходит второй вариант — от календарного времени к задачам. В этом случае изначально день разбивается на определенные временные промежутки и для каждого из них намечаются определенные задачи. Например, с 9.00 до 10.00 подготовить предложения для таких-то клиентов, с 10.00 до 12.00 — встретиться с таким-то клиентом и обсудить с ним условия поставки и т. д.
В целом, для менеджеров по продажам, или как их еще иногда теперь называют — менеджеров по работе с клиентами — надо уметь быстро переключаться с одной задачи на другую.
Планирование работы менеджера по продажам в компании АПИ должно быть таким:
1. Начинается все с составления четкого разделения планов на весь месяц, не ставить перед менеджером конечных результатов (на пример 5 продаж), эти продажи надо разбить на весь месяц. Существует определенная воронка продаж, т.е. к примеру, с 5-ти встреч идет одна продажа, таким образом необходимо как минимум в месяц сделать 25 встреч, вот эти встречи и следует разбить на весь месяц, количество встреч делятся на количество оставленных счетов. Анализируя, количество встреч с оставленными счетами, можно реально прогнозировать ожидаемое количество продаж. Анализировать текущую работу, СЕЙЧАС, а не постфактум, то есть таким образом появляются дополнительные критерии отслеживания личного вклада менеджера в процесс продажи . Ниже приведен пример распределения планов на месяц.
| декабрь | встречи | счета | продажи | ||||||
| число | план | факт/гор | факт/обл | план | факт | план min | план | план max | факт |
| 01.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 02.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 03.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 04.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 05.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| нед.01.12 по 05.12. | 15 | 5 | 0 | 1 | 2 | 2 | 0 | ||
| 08.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 09.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 10.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 11.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 12.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| нед.08.12. по 12.12. | 15 | 5 | 0 | 1 | 1 | 1 | 0 | ||
| 15.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 16.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 17.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 18.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 19.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| нед.15.12. по 19.12. | 15 | 0 | 5 | 0 | 1 | 1 | 1 | 0 | |
| 22.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 23.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 24.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 25.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| 26.12.2008 | 3 | 1 | |||||||
| нед.22.12. по 26.12. | 15 | 0 | 5 | 0 | 1 | 1 | 2 | 0 | |
| план на месяц с 01.12.08 по 31.12.08. | 30 | 0 | 20 | 0 | 4 | 5 | 6 | 0 | |
2. Анализ самой встречи постфактум, тоже очень важен. При использовании матрицы продаж, видна проделанная работа и видно что еще можно сделать. Данная матрица помогает отчитаться менеджеру перед своим руководителем о текущей и дальнейшей работе. Совместный анализ ситуации открывает новые границы и дальнейшие действие по достижению желаемого результата. Используя матрицу, можно отследить, где работа была сделана хорошо, а где стоит приложить больше усилий. Планирование дальнейших действий по работе с клиентом, приведено ниже.
Заключение
В заключении важно подчеркнуть, что экспериментирование с разработкой и введением новых структур управления стало характерной чертой последнего десятилетия XX в. В ходе этих экспериментов нередко используются самые разнообразные комбинации известных видов и типов структур, приспосабливаемых организациями к конкретным условиям их функционирования. Но все же главная тенденция состоит в том, что каждая последующая структура становится более простой и гибкой по сравнению с ранее действовавшими.
Создание и деятельность каждой организации происходит с учетом места, времени и ситуации, определяющих не только вид организации, но и порядок ее функционирования.
Многосторонность содержания структур управления предопределяет множественность принципов их формирования. Прежде всего, структура должна отражать цели и задачи организации.
Проанализировав, проблемы отдела продаж, были даны рекомендации, по формированию этого подразделения. Оптимальное сочетание персонала, в группе, даст сплоченную команду, готовую решить любую проблему и выйти на желаемый результат и достичь целей поставленных руководством. Для повышения отдачи, и получения максимальных результатов было предложение планировать работу сотрудников. Что позволит максимально эффективно использовать потенциал, каждого сотрудника отдела и появится дополнительные критерии контроля работы менеджера. Менеджер должен продавать 100% своего времени. Четкие планы работы, позволяют расставить приоритеты, удалить из работы "похитителей времени (Интернет, игрушки, и т.д.)". Руководитель, отслеживая ежедневно выполнение плана работы каждого сотрудника, может четко представлять общую картину занятости и эффективности работы отдела на текущий момент.