Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.
Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений[17]. Цепочка «руководитель – решение» имеет несколько скрытых звеньев, когда лицо, принимающее решение, определяет проблему, то это действие в первую очередь подразумевает, что осознаны информационные пустоты.
Специфика использования информационных систем и технологий на предприятиях, основная деятельность которых не связана с разработкой и внедрением информационных систем и услуг, состоит в том, что эти системы влияют на величину дохода не прямо, а косвенно. Современные технологии создают качественно новые возможности для руководителей, исполнителей, партнеров и клиентов. Их использование в организации доставки информационных массивов и услуг приведет к существенному сокращению затрат (финансовых, временных, трудовых) и улучшению результативности.
Любой аппарат управления представляет собой «фабрику информации». Его основная роль заключается в обработке информации подобно собственному промышленному предприятию, занимающемуся обработкой материалов и производством энергии. Аппарат управления получает информацию в самых разнообразных формах. Это могут быть:
- данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;
- документы, передающее информацию в численной или цифровой форме;
- устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме
Между процессом получения и распространения информации аппарат выполняет ряд разнообразных действий:
1) преобразовывает информацию (например, информацию о продажах в информацию о полученной выручке и выполненной работе);
2) объединяет информацию (например, информацию о продажах с информацией о закупках в информацию о товарно-материальных запасах);
3) накапливает информацию (например, информацию о продажах для составления ежемесячных и годовых отчетов о доходах).
Как научная категория информация в управленческих структурах характеризуется рядом признаков (свойств), к числу которых относятся известная самостоятельность данных; возможность их многократного использования, сохранение у передающего или получающего субъекта; пригодность к обработке, интеграции и "сжатию" объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной информации; допустимость математического анализа; системность, коммуникативность.
Информация, циркулирующая в органах государственного управления, разнородна и разнообразна. Она может относиться к внешнеполитической,экономической, социально-политической и экологической обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для соответствующих малых управленческих структур, когда они выступают как органы, принимающие решения в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Необходимые сведения могут содержаться в законах, иных нормативных актах, юридических решениях, письмах, справках, сводках, обзорах, информационных бюллетенях, сознании работников госаппарата и т.д.
Информацию в органах государственного управления можно классифицировать по разным основаниям и признакам. В литературе уже делались попытки классификации социально-управленческой информации при изучении проблем информатизации и технологизации социального пространства[18]. Например, информацию разделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках управленческой системы она рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения.
При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе - для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум-трем не зависимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую объективность анализа и оценок.
Таким образом, в современных трактовках информация выступает как совокупность знаний, сведений и связей между ними. Превращение информации в ресурс, наряду с энергетическими, финансовыми и др., позволяет определить ее как непосредственный продукт интеллектуальной деятельности наиболее квалифицированной и творчески активной части населения[19].
Информация – это единственный вид ресурсов, который не только не истощается, но и увеличивается, качественно совершенствуется и вместе с тем содействует наиболее рациональному и эффективному использованию всех остальных ресурсов, их сбережению, а в ряде случаев расширению и созданию новых. Информация также обладает свойством самоотражения и способностью переноса знаний из среды для решения в реализацию задач хозяйственной деятельности и управления.
На мировом рынке информации принято различать следующие основные сектора, которые также характерны и для России: сектор деловой информации; сектор информации для специалистов; сектор массовой, потребительской информации[20]. Предприятию нужна информация из всех 3-х секторов, но успех его деятельности определяется своевременным использованием деловой информации.
Теоретический подход в рассмотрении труда руководителей необходимо сопроводить примером, наглядно характеризующим изменений содержания работы. Один из руководителей среднего звена управления так описывает осознание своего управленческого опыта, взвешивая свои успехи и неудачи: «...Когда я был мастером, то мне казалось, что главное для руководителя — добиваться успеха любой ценой. Когда я стал старшим мастером участка, то стал понимать, что успех обеспечивается совместными усилиями. Но только тогда, когда я стал заместителем начальника цеха, я понял: чтобы добиться успеха, важно скоординировать и сбалансировать все задания»[21].
Заместители начальников цеха выполняют, как правило, «буферные функции», смягчая управленческую позицию руководителя в его ориентации «дело — люди». Опрос на одном из предприятий выявил интересную картину включенности руководителей производственных подразделений в коммуникации[22] (см. таблицу 2).
Таблица 2.Ориентация коммуникаций (в %)
| Ориентация руководителей | Начальники цехов | Заместители начальников цехов |
| На дело | 54 | 22 |
| На личность | 27 | 42 |
| На дело и на личность | 18 | 35 |
Эта слабость обнаруживает себя чаще всего в межличностном взаимодействии работников, когда спонтанно образуемые коммуникации развертываются как их персонификация. В практике управления психологами зафиксировано четыре вида их проявления. Они таковы: развивающий вид коммуникаций («Мы вместе уже можем многое»; «Мы вместе можем все, что потребуется»); контролирующий («Я должен так организовать людей...»); уступчивый («Вы должны организовать так...»; «Ты, а не я должен за это браться...»); отстраненный («Пусть они и организовывают...»; «Я хочу остаться в стороне от этой затеи...»; «Это их проблемы, а не мои»). Реально в управлении приходится работать с кросс-коммуникациями.
Формирование «коммуникативного пространства» является главным продуктом организационной деятельности руководителя, которому важно постоянно совершенствовать систему обратных связей с работниками. «Коммуникативное пространство» руководителя включает в себя технологические «состыковки» рабочих мест, организационную структуру функционального управления и межличностное взаимодействие работников внутри подразделений и между ними.
Рассмотрение особенности работы руководителя в коммуникационном процессе очень важно, но для эффективной организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что успешный руководитель в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников)[23]:
1. Запланированные заседания, встречи - 60 - 65% ;
2. Разговоры по телефону- 3 - 6%;
3. Работа с документами - 17 - 22%;
4. Поездки, осмотры - 3 - 7%;
5. Незапланированные встречи - 7%;
6. Отдых - 2%;
7. Потери времени - 2%.
Выявление групп показателей коммуникаций организации является необходимой процедурой рационального управления. Эта деятельность проходит ряд взаимосвязанных этапов[24]. Сначала проводится исследование основных функций, затем внешней и внутренней среды организации, потом определяются основные точки взаимодействия.
В социальной организации, центром которой является человек, объективно выполняется ряд общих и особенных законов и принципов, которые представляют единое целое в мире организаций. Каждое предприятие – это маленькое общество со своим населением и территорией, экономикой и целями, материальными ценностями и финансами, коммуникацией и иерархией. Оно имеет свою историю, культуру, технологию и персонал.