Информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации. Именно информация является и целью, и средством коммуникации. Без нее нет смысла устанавливать контакты и связи. Но информация эффективна в том случае, когда она нужна, понимаема и соответствует определенным интересам.
Хорошо налаженный коммуникационный процесс содействует обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство предприятия, компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений.
Относительно конкретной организации можно говорить как о внешней коммуникации, так и о внутренней.
Внешняя коммуникация – это коммуникация с миром, находящимся за пределами организации. Факторы внешней среды оказывают всевозрастающее влияние на деятельность предприятия. Организации пользуются разными средствами коммуникаций с внешней средой:
- с потребителями общаются с помощью рекламы;
- в налоговые органы отправляют письменные отчеты;
- в сфере отношений с общественностью осуществляют благотворительную деятельность, с помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж предприятия;
- с поставщиками используют рекламу на материалы, сырье, комплектующие, заключают договоры о поставках и т.д.
Внутренние (внутриорганизационные) коммуникации (между подразделениями, внутри подразделении по уровням производства и управления, межличностные, неформальные) предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности: связь между отделами, отчеты отделов реализации или ведомости складского учета.[5]
В мире существуют два подхода к управлению знаниями и в связи с этим – два типа внутренней коммуникации в компании. Можно сказать, что все знания, находящиеся в компании, делятся на скрытые и явные. Принято считать, что явных знаний гораздо меньше. Они формализованы, их около 20%. Формализованные знания - это знания задокументированные, то есть их можно выявить и продемонстрировать. Но считается, что 80% - это скрытые знания и их очень трудно привести в какую-то форму для наглядной демонстрации[6]. В связи с этим принято считать, что существует два типа управления и, соответственно, два типа коммуникаций - коммуникация людей через орудия и непосредственная коммуникация. Если обмен знаниями – это основополагающий принцип, то политика управления знаниями – это список правил, определений и т.п., иначе говоря, организационная основа управления знаниями.
Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации – создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании. Таким образом, можно сделать вывод о том, что коммуникация – важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного развития и внедрения корпоративной политики.
Структура коммуникации в организации может рассматриваться как отражение отношения организации к своему персоналу[7]. Именно структура в большой степени предопределяет степень включенности людей в дела предприятия, типы и принципы формирования рабочих групп и управленческих команд, особенности комфортности коммуникации. Как известно, любая структура определяется элементами и системой связей между ними. Это позволяет различать следующие виды структур: линейную, кольцевую, звездную, многосвязную, сотовую, иерархическую и смешанную (см. приложение 1). Их практическое изучение показало различную эффективность с точки зрения производительности труда и комфортности коммуникаций сотрудников. Если задачи просты и четко поставлены, то следует использовать звездную и иерархическую структуры, обеспечивающие быстрое получение решений (особенно это касается стандартных задач). Для решения сложных задач с неполной информацией больше подходит многосвязная структура, хотя сам процесс решения занимает существенно больше времени. Линейная дает хорошие результаты при решении достаточно простых задач с малым объемом исходных данных. Кольцевая оказывается предпочтительнее там, где требуется творческий подход сотрудников к делу и применяется для решения нестандартных задач, особенно если требуются знания специалистов из смежных дисциплин. Следует также отметить, что наименьшее влияние на результат решения оказывает квалификация участников в многосвязной и сотовой структуре, а наибольшее – в звездной и иерархической (см. приложение 2). Зная сильные и слабые стороны каждого типа структур, создатели организации способны выбрать наиболее подходящую. Однако внешняя среда не остается постоянной и структура, эффективно работающая в одних условиях, может начать давать сбои в других. Поэтому важнейшим фактором устойчивой работы организации является возможность адаптации к внешней среде. Не все рассмотренные выше структуры удовлетворяют этому важному условию. Оптимизация структуры коммуникаций производится, как правило, в режиме реального времени и чревата некоторыми опасностями для выживания организации. Важным фактором управления коммуникациями является качество самой организации с точки зрения принципов ее внутреннего устройства (см. таблицу 1.)[8].
Таблица 1. Классификация «жесткой» и «мягкой» организации управления «коммуникативным пространством»
| «Жесткая»организация коммуникаций: «солдаты на марше» | «Мягкая»организация коммуникаций: «игроки на поле» |
| 1. «Пирамидальная» структура управления | 1. «Плоская» структура управления |
| 2. У каждого строго определенный фронт работ | 2. Каждый соотносит свою работу с фронтом общих работ |
| 3. Точно описываются права, обязанности и ответственность для каждого служащего | 3. Права, обязанности и ответственность модифицируются в зависимости от ситуаций |
| 4. Внешняя координация поведения | 4. Самокоординация поведения в соотнесенности с поведением других |
| 5. Заданные способы поведения | 5. Многовариантные способы поведения: «И так, и так, и так, и даже вот так» |
| 6. Линейный характер мышления как предпочтительный | 6. Полимерный характер мышления как предпочтительный |
| 7. Маневренная узость взаимодействия | 7. Маневренная широта взаимодействия |
| 8. Инновационная закрытость коммуникативных сетей | 8. Инновационная открытость коммуникативных сетей |
| 9. Строгая информационная адрес-ность в определенные коммуникационные точки | 9. Размытая информационная ад-ресность, информацией пользуются все сотрудники |
| 10. Ощущение разобщенности работников | 10. Ощущение солидарного по необходимости «командного духа» |
| Философия организации: «Человек для дела» | Философия организации: «Дело для человека» |
Даже схематичное описание указывает, что и та и другая организация имеют большие ресурсы в достижении намеченных целей. Эффективность применения одной из схем зависит от целей и задач функционирования организации и факторов внешнего давления. Проблема совмещенности «жестких» и «мягких» структур управления фирмой разрешается путем создания гибких структурных образований (комитеты, комиссии, советы, целевые рабочие группы). Качество координации деятельности таких структур является результатом коммуникации.
С методологической точки зрения, процесс коммуникаций, непрерывный по своей природе, можно разделить на несколько взаимно обусловленных этапов[9].
Среди наиболее важных его составных частей рассматривают этапы формулирования сообщения, кодирования его в некие символы, непосредственной передачи закодированного сообщения, осуществляемые, как правило, отправителем, получение его адресантом, а также проводимые им обратные этапы декодирования и понимания смысла. Как правило, на этом процесс передачи сообщений считается завершенным. Однако такая коммуникация приводит просто к обмену (правда, с некоторыми искажениями, органично присущими процессу) информацией между отправителем и получателем относительно понимания того или иного вопроса.
Один из парадоксов коммуникаций в организациях как раз и заключается в том, что мы заменяем его близким по форме, но отличающимся сутью процессом — общением, когда происходит обмен информацией, знаниями, эмоциями, в результате которого люди интеллектуально и эмоционально обогащают друг друга. Однако только последующее управленческое решение и действие переводит общение в организационную коммуникацию. Данное положение выводит на другую проблему – формальные и неформальные коммуникации.
Организации созданы таким образом, что информационный обмен в каждой из них осуществляется в соответствии с определенной внутренней логикой. Организационная структура и культура определяют кто, с кем и в какой форме может общаться внутри предприятия. В противном случае организации угрожает коммуникационный хаос и глубокий кризис: для выполнения своих производственных функций сотрудники организации должны взаимодействовать, т.е. вступать в общение друг с другом. От того, насколько эффективно это общение, во многом зависит производственное поведение каждого из сотрудников и успех организации в целом.
Каждая организация имеет формальную систему коммуникации, которая предписывается формальной организационной структурой (см. приложение 3).[10] Из рисунка видно, что в организации существуют три основных направления коммуникационных потоков: сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Каждое из направлений предполагает взаимодействие, поэтому существенно отличаются по целям, характеру передаваемой информации, методам, продолжительности и частоте.