Разработка бизнес-процессов системы менеджмента качества на предприятии ООО "Студия РБС" (стр. 9 из 13)
• "Разрабатывать проекты бюджетов",
• "Прогнозировать и контролировать доходы",
• "Прогнозировать и контролировать расходы",
• "Обеспечивать финансовыми ресурсами",
• "Осуществлять проведение расчетов",
• "Подготавливать отчетность".
Взаимосвязи всех процессов данной декомпозиции построены по входу: т.е. выход одного процесса является входом для другого, т.е. выходная дуга блока 1 является входной для блока 2.
На данном этапе производится финансирование всей деятельности предприятия, включая и жизненный цикл продукции. А так же производятся расчеты по обязательствам с работниками по оплате труда, с контрагентами и расчеты с клиентами документации.
Основными контролируемые параметры данного процесса:
- своевременная оплата труда,
- сроки выплат клиентов по договору,
- сроки предоставления отчетной информации,
- бесперебойный денежный поток к контрагентам.
Механизмами управления данного делового процесса являются директор и главный бухгалтер.
Управлением для всех процессов данной диаграммы А 35 являются годовые планы: бюджеты, финансовый план, а так же регламенты расчетов.
Ниже представлена карта процесса "Осуществлять финансирование деятельности и производить расчеты по обязательствам" (таблица 2.12).
Таблица 2.12Карта процесса А 35
| п. ИСО 9001 Финансирование | СТО СМК 7. . -007–2007 "Финансирование " |
| Определение процесса | Цель процесса |
| Осуществлять финансирование деятельности и производить расчеты по обязательствам. | Целью деятельности процесса расчетов с контрагентами является поддержание заданного уровня платежеспособности при условии выполнения требований к финансовой устойчивости компании и минимизации затрат. |
| Процедуры процесса | |
| • Разрабатывать проекты бюджетов • Прогнозировать и контролировать доходы • Прогнозировать и контролировать расходы • Обеспечивать финансовыми ресурсами • Осуществлять проведение расчетов • Подготавливать отчетность. | |
| Входы процесса | Выходы процесса |
| Договор с клиентом, авансовый отчет, обязательства клиентов, отчеты о внешней среде, обязательства перед контрагентами, обязательства по оплате труда, денежный поток от клиентов (рекламодателей). | Бюджеты, текущая задолженность клиента, оценка клиентов, текущая кредиторская задолженность, денежный поток к контрагентам, чистый денежный поток, внутренняя бухгалтерская отчетность, отчетность перед клиентами, внешняя бухгалтерская отчетность. |
| Требования к входам | Требования к выходам |
| Осуществление денежного потока от клиента в срок и в размере согласно договору. | Расчеты по обязательствам перед клиентами в срок и полной документацией (заверенные обоими сторонами акт выполненных работ, счет-фактура). |
| Поставщики процесса | Потребители процесса |
| Бухгалтерия | Все подразделения |
| Основные ресурсы: | |
| Компетентный персонал, инфраструктура, финансы. | |
| Контролируемые параметры процесса | Методы измерения процесса |
| Сроки выплат клиентов по договору, сроки предоставления отчетной информации, бесперебойный денежный поток к контрагентам. | Регистрационные. |
| Показатели результативности процесса | |
| Выполнение плана по продаже рекламных полос, Выполнение бюджетного плана;Показатели результативности регистрируются в Сводном отчете по результативности СМК, 1 раз в полгода. | |
Деловой процесс "Организовывать доставку и распространение" (рис. 2.13) в виде 3 последовательных процессов.
• "Формировать графики доставки издания",
• "Организовывать доставку издания",
• "Организовывать передачу отчетной документации".
Деловой процесс "Организовывать доставку и распространение" является завершающим процессом процесса А3 "Реализовать процессы жизненного цикла продукции" (рис.2.7).
Взаимосвязи всех процессов данной декомпозиции построены по входу: т.е. выход одного процесса является входом для другого, т.е. выходная дуга блока 1 является входной для блока 2.
На данном, заключительном этапе жизненного цикла продукции целью процесса является обеспечение своевременной доставки клиенту заказа надлежащей комплектности и в соответствии с договорными условиями с минимальными затратами. Обеспечение потребностей потребителей издания.
Основными контролируемые параметры данного процесса:
- сроки выполнения доставки,
- четкий график поставок.
Механизмами управления данного делового процесса являются руководитель отдела доставки и курьеры.
Управлением для всех процессов данной диаграммы А 36 является сводный план доставок.
Ниже представлена карта процесса "Организовывать доставку и распространение" (таблица 2.13).
Таблица 2.13Карта процесса А 36
| п. ИСО 9001 7.5.5 Сохранение соответствия продукции | СТО СМК 7.5.5-007–2007 "Сохранение соответствия продукции" |
| Определение процесса | Цель процесса |
| Организовывать доставку и распространение. | Обеспечение своевременной доставки клиенту заказа надлежащей комплектности в соответствии с договорными условиями с минимальными затратами, обеспечение потребностей потребителей издания. |
| Процедуры процесса | |
| • Формировать графики доставки издания • Организовывать доставку издания • Организовывать передачу отчетной документации. | |
| Входы процесса | Выходы процесса |
| Информация о заказах клиента, данные об отпуске издания, ожидания клиентов. | Удовлетворение потребителя, обязательства перед клиентами, информация о несоответствие доставок, документация для отчетности. |
| Требования к входам | Требования к выходам |
| Точные данные о заказах клиентов. | Утверждение отчетной документации (заверенные обоими сторонами акт выполненных работ, счет-фактура). |
| Поставщики процесса | Потребители процесса |
| Директор, начальник отдела распространения. | Курьеры, менеджеры по рекламе. |
| Основные ресурсы: | |
| Компетентный персонал, складское помещение, финансы. | |
| Контролируемые параметры процесса | Методы измерения процесса |
| Сроки выполнения доставки, четкий график поставок. | Регистрационные. |
| Показатели результативности процесса | |
Отсутствие задержек доставки по сравнению с графиком;Показатели результативности регистрируются в Сводном отчете по результативности СМК, 1 раз в полгода. | |
В данной главе были разработаны бизнес – процессы системы менеджмента качества.
Ко всем бизнес- процессам были разработаны требуемые стандартом карты процесса.
Глоссарий - набор соответствующих определений, ключевых слов, которые характеризуют данный бизнес-процесс.
Для всех диаграмм разработан общий глоссарий (см. приложение 2).
Признаки окончания декомпозиции.
Декомпозиция работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям:
1. Работы ясны и понятны менеджеру и участникам проекта (являются элементарными),
2. Понятен конечный результат каждого процесса и общей работы и способы его достижения,
3. Временные характеристики и ответственность за выполнение работ однозначно определены.
3. Рекомендации по улучшению деятельности предприятия
3.1 Анализ процессов предприятия
В этом разделе попробуем рассмотреть ряд ключевых моментов, на которых было сосредоточено внимание при разработке бизнес-процессов.
· Полнота и гармоничность бизнес-процессов верхних уровней. Важность этого критерия равноценна важности собственно бизнеса.
· Концентрация усилий на выполнение стратегических целей. Бизнес-процессы, не имеющие влияния на ключевые показатели, разрабатываются в последнюю очередь, либо не разрабатываются вообще. Каждый процесс, каждую операцию, в идеале, нужно оптимизировать, регламентировать и пересматривать хотя бы раз в год или по мере изменения внешних условий.
· Cтепень детализации должна соответствовать нашим потребностям. Одна из причин, по которой нельзя допускать чрезмерной детализации, изложена выше – неоправданное увеличение объема работ. Другая напоминает старую притчу о сорокавосьминожке – если слишком подробно расписать для работника простые естественные действия, то выполнение их может стать неэффективным. Основной критерий в данном случае прост – если достигнуто четкое разделение обязанностей между сотрудниками и заданы основные принципы выполнения операций, то дальнейшая детализация не обязательна.
· Оценка проблемности и важности процесса. Также позволяет понять, какие процессы следует проектировать сразу, а какие могут и подождать. Среди основных критериев здесь могут быть рассмотрены: 1) критичность для бизнеса. То есть насколько неправильное исполнение процесса может навредить компании – повысить затраты, привести к потере клиента, задержать принятие важного решения… 2) Частота повторения процесса (редко, часто, регулярно). 3) Количество передач ответственности в рамках одного процесса, например, от подразделения к подразделению. Такие процессы потенциально опасны и тянут за собой множество проблем.