Простота учетной работы позволяет использовать счетных работников с менее высокой квалификацией, чем при других формах учета.
Однако эта форма имеет некоторые недостатки: она применима только в организациях с небольшим количеством синтетических счетов, где большой объем учетной работы (подсчет итогов, сверки показателей и др.) проводится по окончании месяца; операции в ней отражаются только на синтетических счетах, необходимых для составления баланса, что затрудняет контроль за правильностью записей в аналитическом учете.
1.3 Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета
Мемориально-ордерная форма счетоводства получила своё название от мемориального ордера, которым завершается обработка первичных элементов. При этой форме учета на каждую хозяйственную операцию (или группу операций, объединенных в сводном документе) составляется мемориальный ордер. Характерная особенность этой формы учета - поступающие в бухгалтерию документы на протяжении определенного периода накапливаются и регистрируются в группировочных и накопительных ведомостях по группам однородных хозяйственных операции. На основании сгруппированных документов каждая бухгалтерская проводка оформляется отдельным мемориальным ордером, к которому прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы, как первичные, так и сводные. В мемориальном ордере указываются его номер краткое содержание операций, дебет и кредит счетов, сумма операций (таблица 2).
Таблица 2 - Мемориальный ордер за май 200_ г
| Основание (ссылка на документы или содержание) | По дебету счета (номер) | По кредиту счета (номер) | Сумма | |
| частная | общая | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Синтетический учет при мемориально-ордерной форме ведут в двух регистрах – в Регистрационном журнале и Главной книге.
Регистрационный журнал применяется для регистрации бухгалтерских проводок (мемориальных ордеров), которые записываются в хронологическом порядке с указанием номера, даты и суммы. В этом журнале каждому мемориальному ордеру присваивается постоянный порядковый номер. Нумерация производится отдельно за каждый месяц (таблица 3).
Таблица 3- Регистрационный журнал за сентябрь 200_ г.
| Порядковые номера мемориальных ордеров | Дата ордера | Сумма |
| 1 | 2 | 3 |
Затем мемориальные ордера записываются в Главную книгу, которая имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета отводится отдельный разворот двух страниц. В этой книге записи мемориальных ордеров производят по каждому счету с указанием корреспондирующих счетов, что позволяет обобщать показатели за тот или иной период времени. По окончании каждого месяца в Главной книге подсчитывают итоги оборотов по дебету и кредиту, выводят сальдо по каждому счету и составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам.
Особенность Главной книги состоит в том, что на ее отдельных счетах осуществляется учет только текущих оборотов за отчетный период.
Начальное и конечное сальдо по Главной книге не определяются. Для определения конечного сальдо, контроля итога оборотов по дебету и кредиту счетов и формирования нового баланса необходимо ежемесячно составлять оборотные ведомости. Начальным сальдо в оборотной ведомости отчетного месяца служит конечное сальдо из оборотной ведомости предыдущего месяца. Итог оборотов по дебету и кредиту оборотной ведомости должен совпадать с итогом оборота, полученным по регистрационному журналу.
Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведется преимущественно на карточках или одновременно на карточках и в книгах. Записи в регистры аналитического учета производят непосредственно с первичных или сводных документов, прилагаемых к мемориальным ордерам. По истечении месяца на счетах аналитического учета подсчитывают итоги сумм оборотов и составляют оборотные ведомости.
Оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам взаимно сверяются. Обороты по дебету и кредиту синтетических счетов сопоставляют с суммой оборота в журнале регистрации мемориальных ордеров. После сверки и контроля составляют бухгалтерский баланс и другие отчетные таблицы.
В этой форме удачно сочетается использование книг и карточек, возможны ежемесячная проверка правильности записей в учетных регистрах и обнаружение допущенной ошибки, широкое применение разделения труда счетных работников.
Достоинства мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета следующие:
· она проста и наглядна для понимания и применения связей
между учетными регистрами;
· она обеспечивает разделение труда учетных работников;
· она удобна для автоматизированной обработки учетной
информации;
· ее применение возможно в организациях любой отрасли
хозяйства.
Недостаток мемориально-ордерной системы учета – большой объем учетной работы приходится на конец отчетного периода. По окончании месяца, перед тем, как сделать отчет, необходимо составить оборотные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам, проверить правильность записей во всех регистрах и исправить выявленные ошибки. Это обстоятельство приводит не только к неравномерной нагрузке счетного персонала в течение месяца, но и к задержке представления бухгалтерской отчетности. Кроме того, данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и почти не приспособлена к автоматизации.
Кроме того, недостатками мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета так же являются:
· относительно большая трудоемкость работ из-за числа
вспомогательных регистров;
· несовпадение во времени заполнения регистров синтетического и аналитического учета;
· многократность записей одних и тех же сумм в учетных
регистрах;
· как следствие - потеря оперативности бухгалтерской
информации.
Рассмотрим примеры составления мемориальных ордеров (номера ордеров и даты их составления взяты условно).
1. Мемориальный ордер, отражающий бухгалтерскую проводку по поступлению в кассу организации с расчетного счета в банке на хозяйственные нужды 5000 руб.
Мемориальный ордер №1
Записать за январь 2007г.
| Основание (ссылка на документы или содержание записи) | По дебету счета | По кредиту счета | Сумма, руб. |
| Приходный кассовый ордер | 50 «Касса» | 51 «Расчетные счета» | 5000 |
12.01.2007
Бухгалтер: Иванова
Для облегчения записей в мемориальных ордерах допускается не писать наименования счетов, а указывать только номера корреспондирующих счетов.
2. Мемориальный ордер, отражающий бухгалтерскую проводку по погашению задолженности поставщику в сумме 50 000 руб.
Мемориальный ордер №2
Записать за январь 2007г.
| Основание (ссылка на документы или содержание записи) | По дебету счета | По кредиту счета | Сумма, руб. |
| Выписка из расчетного счета | 60 | 51 | 50 000 |
14.01.2007
Бухгалтер: Иванова
3. Мемориальный ордер, отражающий бухгалтерскую проводку по выдаче заработной платы работникам организации в сумме 20 000 руб.
Мемориальный ордер №3 Записать за январь 2007г
| Основание (ссылка на документы или содержание записи) | По дебету счета | По кредиту счета | Сумма, руб. |
| Расчетно-платежная ведомость | 70 | 50 | 20 000 |
21.01.2007
Бухгалтер: Иванова
4. Мемориальный ордер, отражающий бухгалтерскую проводку по начислению заработной платы производственному персоналу на сумму 10 000 руб.
Мемориальный ордер №4 Записать за январь 2007г
| Основание (ссылка на документы или содержание записи) | По дебету счета | По кредиту счета | Сумма, руб. |
| Расчетно-платежная ведомость | 20 | 70 | 10 000 |
31.01.2007
Бухгалтер: Иванова
Для обеспечения контроля за полнотой учета всех хозяйственных операций мемориальные ордера должны быть зарегистрированы в хронологическом порядке.
Регистрация мемориальных ордеров в хронологической последовательности совершения операций называется хронологической записью и производится в специальном регистрационном журнале.
Регистрационные журналы открываются на месяц, и в них указываются порядковый номер, дата составления и сумма по каждому мемориальному ордеру. В конце месяца в регистрационном журнале подводится итог сумм по всем мемориальным ордерам.
На основании мемориальных ордеров производятся записи по счетам бухгалтерского учета в Главной книге.
Процедура отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета в Главной книге называется систематической записью.
Для осуществления записей в Главной книге открывают счета синтетического учета, которые используются в данной организации.
По всем используемым счетам ведется ежемесячная регистрация мемориальных ордеров. Форма счетов Главной книги предусматривает разбивку каждого корреспондирующего счета по дебету и кредиту.
1.4 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета появилась в результате совершенствования мемориально-ордерной формы. Свое название она получила от главного учетного регистра - журнала-ордера, который совмещает хронологическую и систематическую запись хозяйственных операций с обязательным ведением обобщающего учетного регистра - Главной книги для синтетических счетов.
Существует два варианта журнально-ордерной формы учета:
1) полная, состоящая из 16 журналов-ордеров, 18 ведомостей и 15 разработочных таблиц;