6. Для ліквідації невербальних перепон, які виникають внаслідок неправильного трактування учасниками комунікативного процесу виразу очей, міміки, жестів, інтонації, модуляції голосу та ін., необхідно вміти "читати" людей за їхніми невербальними сигналами. Часто цей процес утруднюють національно-культурні особливості трактування невербальних символів [20 ст. 367].
7. Навчитися слухати й передавати інформацію учасників комунікативного процесу. Потрібно адекватно сприймати факти, повідомлені у процесі комунікації, і почуття, які володіють учасниками комунікативного процесу. Це ускладнює розуміння ситуації, породжує сумніви у відправника послання щодо уважного ставлення до повідомлення, а інколи і поваги до себе [20 ст. 368].
8. Потрібно забезпечити достатнім обсягом інформації.
9. Неправильна психологічна настанова. Психологічна настанова — це ставлення людини до зовнішнього середовища, що ґрунтується на життєвому досвіді.
Експерименти доводять, наприклад, що дитині з бідної родини половина долара здається більшою за розміром, ніж дитині із забезпеченої родини [14 ст. 353].
- Стереотип мислення — це занадто спрощені погляди окремих категорій людей або соціальних груп. Він призводить до неправильних висновків щодо думки про людей (наприклад, усі товстуни життєрадісні).
Щоб подолати стереотип мислення, потрібно, формуючи повідомлення, пам'ятати, по-перше, що повідомлення треба обдумувати і мати впевненість у тому, що воно не спотворено стереотипом, а по-друге, визначати, який стереотип є у отримувача і як побудувати повідомлення, щоб отримувач не був під дією стереотипу.
Самому звільнитися від стереотипу дуже складно, але вкрай необхідно для досягнення успіху в спілкуванні [14 ст. 353].
- Упереджена думка. Є дуже слушний вислів: "Ми віримо в те, в що хочемо вірити". Варто згадати, як іноді, слухаючи людину, яка поділяє такі самі погляди, подумки радіємо: "Як добре, що є ще розумні люди!"
Ми постійно шукаємо підтверджень своїм поглядам і помічаємо все, що їм суперечить. Отримавши повідомлення, треба бути обережними і не відкидати відразу нову і сумнівну ідею лише тому, що вона так сприймається [14 ст. 353].
- Помилкові взаємини. Добрі взаємини як отримувача, так і відправника повідомлення дуже важливі для якості комунікації. Глибока взаємна повага між людьми є запорукою знаходження рішень навіть дуже складних проблем [14 ст. 353].
- Недостатність уваги та втрата інтересу. Радіо і телевізор навчили людей відволікатися від усього, що їх безпосередньо не цікавить. Щоб ефективно спілкуватися, треба звертати увагу людини на предмет розмови, а далі зацікавити її. Інтерес виникає тоді, коли отримувач повідомлення усвідомлює його значення для себе. Існує два основні засоби викликати інтерес:
1) впливати на позитивні мотиви поведінки (людину потрібно запевнити, що вона зможе отримати бажане);
2) впливати на негативні мотиви, тобто попередити про небажані наслідки [14 ст. 353].
10. Вдосконалення зворотних зв'язків. Свідченням їх є емоційна загерметизованість суб'єктів комунікаційного процесу, що ускладнює процес комунікативної взаємодії. Забезпечення зворотного зв'язку дає змогу зорієнтуватися, наскільки одержувач інформації зрозумів її відправника.
Зворотного зв'язку досягають, задаючи запитання, відповіді на які дають змогу з'ясувати ступінь розуміння одержувачем отриманої інформації. Можна також спонукати людину, якій послана інформація, повторити її. Про наявність чи відсутність зворотного зв'язку свідчить реакція отримувача послання (вираз обличчя, тон розмови, поза, жести). Однією з форм його є результати виконання завдання. Ефективним способом встановлення зворотного зв'язку є практика відкритих дверей — встановлення певних днів і годин, у які підлеглі можуть прийти до керівників і обговорити з ними будь-які питання [20 ст. 367].Удосконаленню зворотного зв'язку сприяє робота групи керівників і рядових працівників, які обговорюють питання, що становлять взаємний інтерес (наприклад, гуртки якості) [20 ст. 368].
- Видання інформаційних бюлетенів. У щомісячних бюлетенях розміщують статті з оглядами пропозицій щодо управління організацією, охорони праці й здоров'я працівників, оцінювання і стимулювання праці, випуску нової продукції чи надання нового виду послуг, відповіді на запитання працівників тощо [20 ст. 369].
- Застосування сучасних інформаційних технологій. Досягнення у сфері інформаційних технологій динамізують і прагматизують обмін інформацією в організаціях. Створення інтранет-мереж (внутрішніх) дає змогу через електронну пошту посилати письмові повідомлення будь-якому працівникові в організації. Це знижує потребу в телефонному зв'язку. За допомогою сучасної комп'ютерної техніки в системі телекомунікаційних мереж можна проводити відео конференції, обговорювати проблеми в режимі візуального контакту [20 ст. 369].
11. Підвищення ефективності інформаційного обліку. Ефективність комунікацій поліпшують: регулювання інформаційних потоків, цілеспрямовані управлінські дії, побудова систем зворотного зв'язку та систем збору пропозицій, видання інформаційних бюлетенів, застосування сучасних інформаційних технологій [20 ст. 368].
- Регулювання інформаційних потоків. Керівники на всіх рівнях організації повинні уявляти своєї потреби в інформації, своїх начальників, колег і підлеглих. Керівник повинний навчитися оцінювати якісну і кількіснусторони своїх інформаційних потреб, а також інших споживачів інформації в організації. Він повинний намагатися визначити, що таке "занадто багато" і "занадто мало" в інформаційних обмінах. Інформаційні потреби значною мірою залежать від цілей керівника, прийнятих їмрішень і характеру показників оцінки результатів його роботи, а також його відділу і підлеглих [13 cт.186]
- Цілеспрямовані управлінські дії. Вдосконаленню комунікативних процесів сприяють зустрічі з колективом, на яких обговорюються вдосконалення інформаційного обміну, регулярні оперативні наради [20 ст. 368].
- Побудова систем зворотного зв'язку та збору пропозицій. Систему зворотного зв'язку утворюють відрядження працівників центрального апарату у територіально віддалені структурні підрозділи організації; опитування працівників, які мають на меті з'ясувати, наскільки зрозуміло доводять до працівників цілі їх діяльності, які проблеми існують і які, ймовірно, можуть виникнути, наскільки вони забезпечені необхідною для роботи інформацією, чи відкриті їх керівники для пропозицій тощо. Для полегшення руху інформації знизу вверх розробляють також системи збору пропозицій, які дають змогу кожному працівнику генерувати ідеї стосовно діяльності організації. З цією метою використовують спеціальні скриньки для пропозицій, однак це не гарантує впевненості, що вони розглянуті. Необхідно, щоб усі в організації знали, що автори пропозицій, які принесли реальну користь, будуть відповідно простимульовані.
Нерідко практикують "гарячі телефонні лінії", якими можуть скористатися працівники, ставлячи запитання або вносячи пропозиції. Організація може видавати бюлетень із запитаннями й відповідями на них керівників.
13. Запорукою удосконалення комунікацій в організаціях є дотримання основних принципів інформаційних відносин, закріплених у Законі України "Про інформацію":
— гарантованість права на інформацію;
— відкритість, доступність інформації та свобода її обміну;
— об'єктивність, вірогідність інформації;
— повнота й точність інформації;
— законність одержання, використання, поширення та зберігання інформації.
Громадяни України, юридичні особи і державні органи мають право на інформацію, що передбачає можливість вільного одержання, використання, поширення та зберігання відомостей, необхідних їм для реалізації ними своїх прав, свобод і законних інтересів, здійснення завдань і функцій.
У межах кожної системи управління необхідно обирати такі методи вдосконалення комунікацій, які відповідатимуть культурі організації, її технічному потенціалу, ступеню важливості завдань на певному етапі розвитку. Постійна модифікація комунікативних зв'язків необхідна для зміцнення взаєморозуміння між працівниками організації і формування її позитивного іміджу в навколишньому середовищі [20 ст. 369].
У менеджменті інформацією вважають дані, у яких є споживач, що застосовує їх для активного впливу на виробничо-господарську систему, її регулювання та розвиток. Для того щоб інформація виконувала свою роль у процесі менеджменту, вона повинна відповідати таким вимогам: точності, чітко визначеній періодичності надходження, своєчасності (оперативності), повноті, корисності, доступності.
У сучасному менеджменті використовують інтегровані системи інформаційного забезпечення менеджменту, які передбачають відокремлення творчих процесів розроблення управлінських рішень від технічних операцій реалізації інформаційного забезпечення, централізацію їх виконання у спеціальному підрозділі менеджменту, науково обґрунтовану технологію інформаційного забезпечення управління соціально-економічними та технологічними процесами в організаціях.
Обмін інформацією в менеджменті здійснюють шляхом комунікативних процесів, внаслідок яких керівники одержують необхідну для прийняття ефективних рішень інформацію і доводять рішення до підлеглих теж у формі інформації. На ефективність інформаційно-комунікативних процесів в організаціях впливають численні об'єктивні і суб'єктивні чинники. Для усунення їх негативної дії використовують різноманітні способи, які дають змогу підвищити ефективність інформаційного обміну й між особистісних та організаційних комунікацій в організації.