Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінією не обмежують.
Заголовки граф наводять переважно в Н= відмінку однини без довільного скорочення слів. Множину застосовують:
—коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині;
—коли значення заголовка передається лише в множині;
— коли слово в однині не вживається. Залежно від розміру таблиці її розміщують:
— безпосередньо після тексту, до якого вона належить;
— па наступній сторінці;
— у додатку.
Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється:
– його заміняють лапками (кількість лапок за кількістю
слів), коли текст уміщується в один рядок;
– його заміняють словами «Те саме», які в разі подальшого повторення тексту заміняють однією парою лапок, коли текст не вміщується в один рядок;
– і повторюється також початкова частина тексту, а кінець тексту
– змінна частина, то частину тексту, що повторюється, заміняють словами «Те саме», але якщо є горизонтальні лінійки, то текст слід повторювати.
Не дозволяється заміна лапками:
1) цифр і знаків;
2) позначень одиниць величин;
3) буквених абревіатур;
4) марок машин, механізмів, матеріалів і под.;
5) скорочених позначень нормативних документів із номерами.
За відсутності відомостей ставлять три крапки (…) або пишуть: «Немає відом.». Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відомості, то ставлять тире. Залишати комірку порожньою не дозволяється.
Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, роблять підтабличні примітки, що можуть бути пов'язані з таблицею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка «Примітка» [14, с. 25–29].
На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа.
Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:
і. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.
2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:
—автобіографія (Я,… народилася,… навчаюся…);
—заява (Прошу зарахувати…, працюю на посаді…);
—наказ (Наказую…);
—скарга (Звертаюся до…, я повідомляв…,);
—службова записка (Доводжу до…, Уважаю, що…).
3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:
—акт (Комісія пропонує…, дійшла висновку…);
—трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує…, а ВИКОНАВЕЦЬ зобов'язується.,);
—інструкція (АТ «Довіра» встановлює., кожен акціонер стає…);
—запрошення, оголошення (Банк надає…, Училище запрошує…).
4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:
—коли підмет передує присудкові;
—коли означення стоїть перед означуваним словом;
—коли додаток стоїть після керуючого слова;
—коли вставні слова стоять на початку речення.
5. Уникати вживання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.
6. Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа має бути нейтральним.
7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.
8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.
9. Уникати немилозвучності, однозвучності з іншими скороченнями.
10.Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; символів, знаків: &%, №, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.
11.Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв'язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв'язній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі, у підсумку, завершуючи, насамкінець та ін.
12.Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше, «канцеляризмам».
13.Пам'ятати, що лише своєчасність і актуальність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.
Скорочування слів і словосполучень
Дотримуючись вимоги лаконічного, максимально стислого письма, під час укладання ділових паперів на позначення понять чи значень широко користуються системою скорочень, яка розроблена й рекомендована Держстандартом України (ДСТУ 3582–97), що чинний від 1998 року.
Види скорочень
Розглянемо такі види скорочень, як загальновживані, спеціальні й локальні.
До загальновживаних, які використовуються в більшості видів літератури, належать скорочення:
а) після переліків;
б) перед іменами та прізвищами;
в) перед географічними назвами;
г) при цифрах;
д) при посиланнях.
До спеціальних належать скорочення в бібліографічних описах. Подані українською мовою, вони повинні відповідати останньому Держстандартові України, а подані російською, англійською та ін. європейськими мовами – стандартам ГОСТ 7.12–93 та ГОСТ 7.11–78.
Основні правила скорочення:
1. Скороченню підлягають різні частини мови. Одне й те саме скорочення застосовується для всіх граматичних форм одного й того самого слова, незалежно від роду, числа, відмінка й часу.
2. Неприпустиме одне скорочення для двох різних за значенням слів без додаткового пояснення.
3. У скороченому слові слід залишати не менше ніж дві букви, незалежно від прийому, який використовується. Під час відсікання крапка ставиться, а під час стягування ні.
4. Скорочення слова до однієї початкової літери припускається тільки для загальноприйнятих скорочень:
к. (карта), м. (місто), с. (сторінка) таін.
5. Іменники та інші частини мови, крім прикметників і
дієприкметників, скорочують лише за наявності їх у переліку
особливих випадків скорочень слів. Під час скорочення іменників
ураховуються відмінкові закінчення однини або множини:
д-р (доктор), д-ри (доктори)
м-во (міністерство), м~ва (міністерства) та ін.
6. Прикметники й дієприкметники, що закінчуються на:
| -авськии – адський | -ентальнии – енький | -гльськии -іпський |
| -ажний – азький | -ерський – еський | -ірський -істий |
| -айський – альний | -ецький -євий | -ічий -ічний |
| -альський | -ивний | -кий |
| -аний | -инський | -ний |
| -анськии – арський – ативний | -ирський – истий – иський | -ній – ований – овий |
| -атський – ацький | -ицький – ичий | -овський – одський |
| -евий | -ичний | -ольський |
| -ейський – ельний | -іальний -івний | -Орський – ський |
| -ельський – ений | -івський -ійний | -уальний – чий |
| -енний | -ійський | -яний |
| -енський | -ільний | -янський |
скорочують відсіканням цієї частини слів.
7, Прикметники, що закінчуються на: – графічний, – логічний, – немічний, – навчий скорочують відсіканням частини слова: – афічний, – огічний, – омічний, – авчий:
географічний – геогр., соціологічний – соціол. і под.
8» Прикметники, що утворені від власних імен, скорочуються відсіканням частини – ський:
шевченківський – Шевченків, франківський – франків, і под.
9. У прикметників, утворених від географічних назв і назв
народів (як в етнографічному, так і в адміністративному значенні),
зберігають найповнішу для розуміння форму скорочення:
грузинський народ – грузин, народ Бориспільський край – Бориспіл. край Луганська область – Луган. обл. і под.
Якщо назви району й області збігаються, то вони скорочуються ідентично:
Харківська область – Харк. обл. Харківський район – Харк. р-н і под.
10. Якщо відсіченій частині слова передує літера й або голосний, то слід зберігати наступний за ним приголосний:
калійний – калійн. олійний – олійн. червоний – червон. і под.
11. Якщо скороченню підлягає тільки одна літера, то слово не скорочують:
вищий – вищ., але вища – не скорочують учений – учен., але вчена – не скорочують міський – міськ., але міська – не скорочують і под.
12. Якщо відсіченій частині слова передує апостроф, то слід зберігати наступний за ним голосний і приголосний:
торф'яний – торф'ян. слов'янський – слов'ян, і под.
13. Якщо відсіченій частині передує літера ь, то скорочувати слід на приголосний, що стоїть перед ним:
грецький – грец. гуцульський – гуцул, сільський – сіл. і под.
14. Якщо відсіченій частині передує подвоєний приголосний, то скорочуване слово зберігає один із приголосних:
законний – закон, іменний – імен, щоденний – щоден. і под.
15. Якщо слово може скорочуватися відсіканням різної кількості літер, то відсікають максимальну, слідкуючи лише за тим, щоб не затемнювалося безпосереднє значення скорочуваного слова:
експериментальний – експерим.,