Составление документов может осуществляться разными способами:
1. Вручную. Он длительный и очень трудоемкий, требует внесения в документ не только переменной (о конкретной хозяйственной операции), но и постоянной информации (например, названия организации). Кроме того, при этом способе наиболее велика вероятность ошибок.
2. Механизированный способ несколько сокращает время составления документов. Для повышения скорости и качества подсчетов и измерений применяют специальные устройства.
3. Автоматизированный способ первичного учета обеспечивает быструю фиксацию хозяйственных операций, резко сокращает время заполнения документов и количество работников, занятых их оформлением, снижает трудоемкость, и, следовательно, уменьшает расходы на содержание счетного персонала [51].
Материальным носителем учетной информации является учетный бланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета. Учетный бланк - напечатанный типографским способом разграфленный (в виде колонок, клеток) лист бумаги, куда заносят сведения о хозяйственных операциях. Размеры и формы учетных бланков различаются в зависимости от объема и содержания отражаемых в них операций. В зависимости от степени важности учетные бланки подразделяются на простые и бланки строгой отчетности. Простые учетные бланки могут приобретаться организациями в типографиях, канцелярских отделах магазинов. Их количество не регламентируется, они хранятся на предприятии свободно. Бланки строгой отчетности (квитанция в приеме почтовых отправлений; квитанция в приеме почтового перевода денежных средств; квитанция в приеме платы за подписку на газеты, журналы и книги) определены законодательством (в частности, Приказом Минфина РФ от 29 декабря 2000 г. № 124н «Об утверждении бланков строгой отчетности»). Они нумеруются типографским способом или при получении в организации. Храниться они должны в местах, недоступных для свободного пользования. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходной книге, листы которой нумеруют, прошнуровывают, скрепляют печатью и заверяют подписями руководителя и бухгалтера [14, 37].
Следовательно, бухгалтерские документы выполняют такие функции:
- впервые фиксируют данные о факте хозяйственной деятельности и обеспечивают их юридическое подтверждение;
- создают возможность первичного контроля за совершение хозяйственных операций и других фактах хозяйственной деятельности, за действиями должностных и материально ответственных лиц;
- позволяют передавать данные о хозяйственных фактах, отбирать и группировать их для дальнейшего обобщения в системе бухучета;
- обеспечивают хранение данных о хозяйственных фактах.
Составными элементами документа являются реквизиты – информационные элементы, отражающие признаки и показатели фактов хозяйственной деятельности, которые необходимы в правильно составленном и оформленном бухгалтерском документе. То есть, те сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным. Реквизиты различны по своему характеру и зависят от назначения документа и содержания хозяйственной операции.
1) По значению реквизиты можно разделить на:
- обязательные реквизиты - содержатся в каждом первичном учетном документе. К ним относят: наименование документа; дата его составления; наименование организации, от имени которой составлен документ, а также ее адрес; содержание хозяйственной операции; измерители в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, и личные подписи указанных лиц.
- дополнительные реквизиты - уточняют или дополняют содержание определенных специфических хозяйственных операций, поэтому их наличие или отсутствие в первичном документе зависит от характера операции. Это может быть наименование и адреса организаций, участвующих в данной хозяйственной операции (поставщика, банка, покупателя); указание суммы не только цифрами, но и прописью (при оформлении денежных документов); печать (в командировочном удостоверении, приходном кассовом ордере).
2) По сроку действия реквизиты делятся на:
- постоянные реквизиты - в рамках конкретной организации длительное время (или никогда) не меняются, например наименование или адрес организации, номер расчетного счета, номера складов, табельные номера работников;
- переменные реквизиты - зависят от характера и содержания хозяйственной операции (дата совершения хозяйственной операции, количество отпускаемых в производство материалов) [51].
Для удобства оформления и последующей обработки данных реквизиты документов располагаются в определенном порядке. Различия в расположении реквизитов определяют формы бухгалтерских документов. В настоящее время используют следующие формы первичных учетных документов: унифицированные, специализированные, индивидуальные. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а. При необходимости в типовой бланк можно включить дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Нельзя изменять только бланки документов по учету кассовых операций. Это предписано Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением). Документы, форма которых законодательно не утверждена, организации разрабатывают самостоятельно. Вместе с тем такие документы должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. То есть, форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми. Значит, унифицированные формы документов являются общими для всех организаций, носят межотраслевой характер и утверждаются постановлениями Госкомстата РФ [1, 18, 21].
Специализированные формы документов используются организациями определенных отраслей (строительство, торговля, транспорт), т. е. являются отраслевыми и утверждаются отраслевыми министерствами. Так, для сельскохозяйственных организаций – Министерством сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации.
Индивидуальные формы документов разрабатываются самой организацией в связи со спецификой деятельности и используются ею для внутреннего учета определенных операций.
Расположение реквизитов в документах может быть разнообразным. При зональном расположении реквизитов на бланке документа расчерчиваются отдельные зоны, предназначенные для размещения тех или иных реквизитов. Такое расположение удобно при заполнении и последующей обработке документа, так как каждый реквизит расположен на своем постоянном месте (авансовый отчет). При анкетном (вертикальном) расположении реквизитов названия реквизита располагаются в левой стороне бланка, а их заполнение – в правой. Документ заполняют сверху вниз по всем реквизитам. При табельном расположении реквизитов они размещаются как по вертикали, так и по горизонтали. При этом для каждой группы реквизитов могут выделяться несколько строк и столбцов, так что внутри документа образуются дополнительные информационные таблицы (расчетно-платежная ведомость). При комбинированном расположении реквизитов сочетаются разные признаки рассмотренных выше форм – зональное и анкетное, анкетное и табельное расположение и т.п. [54]
К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность. Записи в первичных учетных документах должны быть четкими и разборчивыми. Для этого могут использоваться чернила, шариковые и другие ручки. Разрешается заполнение документов с использованием пишущих машин и компьютеров. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Незаполненные строки в должны быть прочеркнуты. Это исключает возможность внесения дополнительных записей в документ после подписания его ответственными лицами. Документы должны составляться в момент совершения операции, а если это невозможно, то сразу после ее окончания. Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером [1, 9, 53].
Особый порядок установлен для оформления денежных документов – приходных и расходных кассовых ордеров, чеков, платежных поручений и других банковских документов. Их оформление регламентируется Положением о ведении кассовых операций в Российской Федерации и правилами, установленными Центральным банком России. Документы по операциям с денежными средствами подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица [33].
Первичные учетные документы составляют на бумажных или машинных носителях информации. Если используются машинные носители, организация обязана изготовить за свой счет копии таких же документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда или прокуратуры.
Каждый бухгалтерский документ предназначен для оформления определенной хозяйственной операции. Он дает разрешение на ее осуществление или подтверждает факт ее совершения. Поэтому в бухгалтерском учете недопустимо использование первичных документов повторно. При оформлении документа в текстовой его части и в цифровых данных не допускаются подчистки, замазывания корректирующей жидкостью, помарки и любые другие исправления. Для изменения ошибочно внесенных в документ данных разрешаются только оговоренные исправления (согласованные с участниками хозяйственных операций), что подтверждается их подписями с указанием даты. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Ответственность за достоверность содержащихся в документе данных, а также за качественное его составление несут должностные лица, подписавшие документ [56].