Согласно указанному приложению, платежное поручение оформлено надлежащим образом с полным соблюдением законодательных требований.
При зачислении денежной наличности из кассы на расчетный счет организации используется объявление на взнос наличными, которое составляется на бланке формы по ОКУД № 0402001. Объявление на взнос наличными представляет собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции.
Подтверждением совершения операции списания или зачисления денежных средств по счету является выписка банка с расчетного счета (Приложение 38), которая представляет собой копию записей по расчетному счету организации. Она содержит такие обязательные реквизиты:
- начальный и конечный остаток денежных средств на расчетном счете,
- суммы по приходу и расходу денежных средств на расчетном счете,
- дата и номер документа, согласно которому зачислены или списаны денежных средства на расчетный счет;
- шифры и коды совершаемых операций с указанием сумм по дебету или кредиту расчетного счета.
Выписки банка поступают в бухгалтерию организации ЗАО «Ххх» ежедневно отдельно по каждому счету с приложением документов, на основании которых были перечислены или зачислены на расчетный счет денежные средства.
3.2.5 Документы для расчета НДС
В организации ЗАО «Ххх» учет по налогу на добавленную стоимость в организации ЗАО «Ххх» ведется в соответствии с 21-й главой Налогового кодекса РФ, а также Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914 (с изменениями от 16.02.2004 № 84) (далее – постановление № 914) [5,16].
При расчете налога на добавленную стоимость в организации используется счет-фактура. Этот документ выписывают наряду с документами подтверждающими выполнение работ, оказание услуг (актом сдачи-приемки, товарная накладная, платежное поручение), то есть счет-фактура является документом, служащим не просто основанием для расчета суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, но и является одним основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 Налогового кодекса РФ (п.1ст.169).
Первоначально рассмотрим общий порядок оформления и учета счетов-фактур в ЗАО «Ххх». Счет-фактура в организации оформляется на бланке по форме согласно приложению № 1 к Правилам. Счет-фактуру оформляют в двух экземплярах: первый экземпляр передают заказчику, второй остается в бухгалтерии организации. Согласно законодательству, счет-фактура составляется и передается заказчику не позднее пяти дней с даты отгрузки товаров или даты подписания акта приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).
Иногда организация ЗАО «Ххх» выполняет работы или оказывает услуги населению за наличный расчет. В этом случае счет-фактура заказчику не выписывается, а просто выдается кассовый чек. Это не является нарушением требований Налогового кодекса РФ, так как такой порядок определен в пп. 6 и 7 ст. 168 указанного нормативного правового акта.
Для того чтобы организация имела право уменьшить начисленный налог на добавленную стоимость на сумму НДС, уплаченную поставщикам (подрядчикам) по приобретенным товарно-материальным ценностям (работам, услугам), она соблюдает четыре условия:
1. это должны быть товары (работы, услуги), приобретенные для осуществления операций, которые облагаются НДС (или для перепродажи);
2. они должны быть оприходованы;
3. они должны быть оплачены;
4. вычет производится только на основании счета-фактуры от поставщика, оформленного в соответствии с действующим законодательством.
Редко, но все же случается, когда поставщик выдал неправильно оформленный счет-фактуру. В этом случае главный бухгалтер ЗАО «Ххх» по такому документу НДС к вычету не принимает, как это и установлено статьей 169 Налогового кодекса РФ. В противном случае (если бухгалтер уменьшил бы начисленный НДС на сумму налога, указанную в неправильно оформленном счете-фактуре) налоговые органы при проведении проверки сочли бы такое уменьшение неправомерным, пересчитали бы налог, увеличив его, начислили пени и, возможно, штрафы. В связи с этим, получив неверно составленный счет-фактуру, бухгалтер рассматриваемой организации настаивает на его переоформлении. В счете-фактуре указывается:
1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;
2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);
7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;
8) стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;
9) сумма акциза по подакцизным товарам;
10) налоговая ставка (НДС);
11) сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) с учетом суммы налога;
13) страна происхождения товара;
14) номер грузовой таможенной декларации.
Печать на счет-фактуру ставить не надо.
Счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер, но только в том случае, когда все реквизиты правильно заполнены. В этом случае данный документ служит основанием для принятия сумм НДС к вычету. Хотелось бы отметить как положительный момент, что в рассматриваемой организации не встречалось, что в счетах-фактурах расписывается не руководитель и главный бухгалтер, а другие сотрудники. Это помогает избежать споров с налоговыми органами и не подводить заказчиков, которые будут принимать к вычету НДС по таким документам.
Все выписанные счета-фактуры бухгалтер организации подшивает в хронологическом порядке и ведет их опись. По завершении налогового периода (месяца или квартала) счета-фактуры вместе с описью прошнуровываются и нумеруются постранично. Так создается журнал учета выданных счетов-фактур. Аналогичным образом ведется журнал учета полученных счетов-фактур, только документы в него подшивают по мере их поступления от продавцов. Ведение журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур в организации ЗАО «Ххх» осуществляется в порядке, утвержденном указанным выше постановлением № 914. Поскольку формы журналов законодательно не утверждены, то в организации данные документы составляются самостоятельно. Важно отметить, что журнал учета выданных и полученных счетов-фактур формируется автоматизировано. Поэтому указанные регистры по окончании каждого квартала распечатывают, пронумеровывают и прошнуровывают. Так, все счета-фактуры регистрируются в журнале учета счетов-фактур полученных.
Счета-фактуры, выписанные организацией, регистрируются в книге продаж, которая оформляется на законодательно утвержденном бланке по форме согласно приложению № 3 к вышеуказанным Правилам. Счета-фактуры записываются в книгу продаж, когда возникает обязанность по уплате НДС. Это означает, что, в отличие от журнала учета счетов-фактур, в книге продаж регистрируются лишь счета-фактуры по товарам (работам, услугам), используемым в деятельности, облагаемой налогом на добавленную стоимость. Поскольку организация приняла учетную политику для расчета НДС по мере поступления денежных средств (то есть, «по оплате»), то счета-фактуры заносят в книгу продаж после получения оплаты по ним.
Иногда случается, что заказчик оплачивает работы или услуги частично. Тогда счет-фактура регистрируется в книге продаж несколько раз, каждый раз на полученную сумму. При этом главный бухгалтер делает пометку «частичная оплата».
Выше говорилось, что ЗАО «Ххх» иногда оказывает услуги или выполняет работы населению. В этом случае в книге продаж регистрируют контрольные ленты контрольно-кассовой техники. Однако при наличном расчете с организациями или индивидуальными предпринимателями счета-фактуры регистрируются в книге продаж, а показания контрольных лент контрольно-кассовой техники регистрируются в книге продаж без учета сумм, указанных в этих счетах-фактурах.
Как отмечалось, счета-фактуры, на основании которых предъявляется к вычету налог на добавленную стоимость, регистрируются в книге покупок. Данный документ оформляется по форме, согласно приложению № 2 к Правилам. Однако необходимо отметить, что здесь главный бухгалтер регистрирует только те счета-фактуры, которые соответствуют установленным нормам их заполнения. Записываются они в книгу покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и принятия на учет приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Когда товары (работы, услуги) оплачиваются не полностью, то счет-фактура регистрируется в книге покупок на каждую сумму, перечисленную продавцу в порядке частичной оплаты. Каждый раз бухгалтер делает пометку «частичная оплата». В бухгалтерском учете перечисленные операции отражаются следующим образом: