Необходимо отметить, что в организации ЗАО «Ххх» авансовые отчеты составляются в электронном виде. Кроме того, положительным моментом является и то. Что работники фирмы отчитываются по полученным под отчет суммам в законодательно установленные сроки – не позднее чем через три рабочих дня после того, как они получили деньги под отчет. Командированные работники отчитываются в течение трех дней после возвращения. Кроме того, в организации соблюдается и такое требование: пока работник не отчитался по ранее выданным под отчет суммам, новые средства ему не выдаются.
Перечисленные операции были отражены в бухгалтерском учете так:
1) Выданы наличные денежные средства под отчет в размере 11000 руб. При этом оформляется расходный кассовый ордер (Приложение 36):
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»»
Кредит 50 «Касса»;
2) Списаны командировочные расходы в размере 6002,56 руб.:
Дебет 25 «Общехозяйственные расходы»
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
3) Принят в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств в размере 4997,44 руб. При этом оформляется приходный кассовый ордер (Приложение 37):
Дебет 50 «Касса»
Кредит 71«Расчеты с подотчетными лицами».
В результате рассмотрения организации первичного учета такого участка, как «Расчеты с подотчетными лицами», необходимо отметить, что в ЗАО «Ххх» приказом руководителя утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет (работники, выезжающие в служебные командировки, водители). Это играет большую роль для контроля за движением и использованием подотчетных сумм, так как обеспечивает сохранность денежных средств, выдаваемых под отчет, и их целевое использование. Таким образом, четкая организация учета на анализируемом участке и соблюдение порядка ведения кассовых операций помогают фирме избежать конфликтных ситуаций при проверках авансовых отчетов.
3.2.4 Учет денежных средств
Денежный средства организации ЗАО «Ххх» находятся как в кассе в виде наличных денег, так и на счете в банке. В связи с этим, рассмотрим обособленно организацию первичного учета на этих двух участках. Сначала рассмотрим, как в ЗАО «Ххх» осуществляется ведение кассовых операций. В рассматриваемой организации все операции с наличными деньгами проводятся с соблюдением требований, установленных Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным письмом Банка России от 04.10.1993 № 18. При этом при совершении кассовых операций применяются унифицированные формы документов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 [22,33].
Рассмотрим порядок применения и заполнения данных форм. Сразу же хотелось бы указать, что важным моментом при оформлении приходных и расходных кассовых документов в ЗАО «Ххх» является то, что при их заполнении в полной мере соблюдается такое требование, как запрет внесения любых исправлений, подчисток, помарок, так как такой документ считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается.
При каждом поступлении наличных денег в кассу организации ЗАО «Ххх» главный бухгалтер оформляет приходный кассовый ордер (форма № КО-1), который состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. В случае, когда приход денег в кассу связан со снятием их с расчетного счета, то квитанцию прикладывают к банковским документам. Квитанция выдается для подтверждения приема денег, то есть является доказательством факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре главным бухгалтером, квитанция к нему заверяется печатью организации. В нем отражается важный реквизит - корреспондирующие счета в зависимости от основания поступлений денежных средств в кассу (например, выручка от оказания услуг, внесение остатка неиспользованного аванса, полученного под отчет работником фирмы). Приходные кассовые ордера составляются на основе документов, подтверждающих совершение хозяйственной операции, которые указываются как приложение. Например, при получении в кассу от подотчетного лица неиспользованных подотчетных сумм указывается номер авансового отчета. Квитанция содержит реквизиты, аналогичные приходному кассовому ордеру, и используется в качестве оправдательного документа для вносящего денежные средства в кассу организации. Приходные кассовые ордера нумеруются по порядку с начала отчетного года.
Так как организация ЗАО «Ххх» применяет при расчетах наличные денежные средства, то она, в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», использует контрольно-кассовую технику. При этом используется кассовый чек, который подтверждает исполнение обязательств по договору купли-продажи, оказания услуги между покупателем (клиентом) и ЗАО «Ххх» и составляется в момент совершения операции, как того требует Закон № 129-ФЗ. В связи с этим кассовый чек является первичным учетным документом [1, 4].
Следует отметить, как положительный момент, что в данной организации соблюдается предельный размер расчетов наличными деньгами между организациями (60 000 рублей в день по одной сделке), который установлен указанием Банка России от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке» [34].
Также положительным является и то, что в ЗАО «Ххх» соблюдается лимит по кассе. Рассмотрим этот момент подробнее. Действуя согласно Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-П, установленного Банком России, анализируемая фирма сдает в банк все наличные деньги, внесенные в кассу [27].
Выдачу наличных денег из кассы организация ЗАО «Ххх» фиксирует в расходном кассовом ордере (форма № КО-2). Он выписывается в одном экземпляре главным бухгалтером, заверяется подписями руководителя и лица, получившего деньги по данному ордеру. Печать на нем не ставится. Расходные кассовые ордера нумеруются с начала отчетного года.
Деньги из кассы в организации ЗАО «Ххх» выдаются только на основании распоряжения руководителя и с разрешения главного бухгалтера, что характеризуется положительно. В указанном распоряжении всегда отражается сумма денежных средств, выдаваемая из кассы организации, и срок, на который она выдается.
Приходные и расходные кассовые ордера должны регистрироваться главным бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Однако в ЗАО «Ххх» этот документ не ведется, что оценивается отрицательно, так как по его данным можно было бы контролировать целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов, а также проверять полноту и своевременность произведенных кассиром операций.
В соответствии с законодательством, организация ЗАО «Ххх» ведет кассовую книгу (форма № КО-4), в которой фиксируются суммы наличных денег, принятые и выданные организацией, по дням, а также указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня. Рассмотрим данный унифицированный документ поподробнее.
В связи с тем, что рассматриваемая организация является малой, то количество кассовых операций у нее невелико. Поэтому, кассовая книга заводится на квартал. По окончании периода она опечатывается, все ее листы нумеруются и прошнуровываются. На последней странице всегда делается запись, подтверждающая количество листов. Эта запись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
В рассматриваемой организации на одном листе кассовой книги всегда отражается операции только за один день, как и полагается. Также положительным является и то, что главный бухгалтер выводит ежедневный остаток денег в кассе. Обратная ситуация, могла привести к тому, что в какой-то из дней можно было просто не заметить превышения лимита, установленного банком. А это являлось бы нарушением порядка работы с денежной наличностью и каралось бы штрафами. Но, к счастью, в ЗАО «Ххх» за период прохождения практики этого не наблюдалось.
В целом, первичный учет кассовых операций свидетельствует о том, что при их оформлении соблюдаются установленные требования. В частности, в кассовых документах не наблюдалось подчисток, помарок или исправлений; все реквизиты заполнены. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.
Теперь перейдем к рассмотрению первичного учета операций по расчетному счету. Первоначально отмечу, что в ЗАО «Ххх» учет на данном участке ведется в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденным приказом Центробанка РФ № 2-П от 12 апреля 2001 г. [28]. Для безналичных расчетов организация использует платежное поручение – документ, оформляющий ее поручение своему банку перевести сумму, указанную в документе, на счет получателя либо произвести депонирование указанной суммы для последующего перечисления средств на счет получателя. Оно действительно в течение 10 дней со дня его выписки и оформляется в трех экземплярах при совершении операции в рамках одного кредитного учреждения, а в остальных случаях – в четырех экземплярах. Данный документ составляется на бланке формы по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) № 0401060.