После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов бухгалтерского учета несет руководитель организации. Сохранность бухгалтерских документов и регистров обеспечивает главный бухгалтер. Хранение первичной документации осуществляется в соответствии со статьей 17 Закона «О бухгалтерском учете». В частности, в организации ЗАО «Ххх» соблюдаются сроки хранения, предписанные правилами организации государственного архивного дела, – не менее пяти лет, а также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Так, кассовые книги, кассовые оправдательные документы хранятся пять лет; лицевые счета работников организации - 75 лет за минусом возраста лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. Кроме того, поскольку бухгалтерский учет в организации полностью автоматизирован, то программы компьютерной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятся не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) в ЗАО «Ххх» осуществляется непосредственно в бухгалтерии. Каждый полученный документ, который прошел обработку, подшивается в папку по назначению в хронологическом порядке. При этом, оперативное хранение в организации подразделяется на хранение в процессе исполнения и хранения исполненных документов. Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных папках.
Бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в закрытых шкафах до трех лет, а по истечении этого срока передаются в архив организации.
Документооборот первичной учетной документации регламентируется графиком, который разрабатывается главным бухгалтером и утверждается приказом руководителя организации. Однако в ЗАО «Ххх» наблюдается отсутствие графика документооборота. Но, на мой взгляд, он необходим, так как именно в графике документооборота отражается путь движения для каждого документа, срок их предоставления в бухгалтерию, а также ответственные лица. В связи с этим данный организационный документ был составлен при согласовании с главным бухгалтером организации в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и другими нормативными документами (Приложение 18). На мой взгляд, предложенный график документооборота предусматривает оптимальное число исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в каком-либо отделе организации, что способствует улучшению учетной работы и усилению контрольной функции бухгалтерского учета.
Выдача первичных учетных из бухгалтерии или архива организации ЗАО «Ххх» работникам организации не производится, как это и предписано законодательством. Однако если возникает необходимость, то документ может быть выдан по распоряжению главного бухгалтера.
Таким образом, в целом состояние организации первичного бухгалтерского учета в ЗАО «Ххх» соответствует требованиям законодательства в области бухгалтерского учета и, кроме того, учитывает размер и специфику деятельности организации. В том числе соблюдаются правила и сроки оформления, проверки, обработки и хранения первичной документации. Однако негативным моментом является то, что в рассматриваемой организации не разработан график документооборота, что ослабляет контрольную функцию бухгалтерского учета и может привести к несвоевременности составления отчетности.
3.2 Состояние организации первичного учета по отдельным участкам учета
После рассмотрения общего порядка организации и ведения первичного учета в ЗАО «Ххх» целесообразно проанализировать его построение на отдельных участках бухгалтерского учета.
3.2.1 Учет материально-производственных запасов
Напомню, что в связи со спецификой своей деятельности, рассматриваемая организация не производит продукцию, в связи с чем не имеет материально-производственных запасов, используемых в качестве сырья, материалов для ее изготовления. В качестве материально-производственных запасов ЗАО «Ххх» использует товары, приобретенные от других юридических или физических лиц и предназначенные для продажи (например, компьютерное оборудование, оргтехника), а также материалы, используемые для оказания услуг и управленческих нужд (бензин, канцелярские товары, периодические издания). Поэтому, в отличие от производственных предприятий, рассматриваемая организация на данном участке учета имеет небольшое количество операций, и, кроме того, в конце отчетного года счета материально-производственных запасов остатка не имеют (то есть, в бухгалтерском балансе статья «Запасы» отсутствует).
По этим причинам в ЗАО «Ххх» используется малое количество первичных документов по учету материалов. Отмечу, что в данной фирме на этом участке документы составляются, в том числе, с учетом Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденное приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н. Для отражения операций с материалами применяются первичные документы унифицированной формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а [11,21] .
Сначала рассмотрим, как в ЗАО «Ххх» оформляется приход материалов. Товарно-материальные ценности поступают в организацию только от поставщиков (не поступают из собственного производства, в результате списания основных средств, в связи со спецификой деятельности), то есть покупаются. Для получения материалов в месте нахождения поставщика сотруднику организации, который будет их получать, выдается доверенность (форма № М-2а (когда получают товарно-материальные ценности у поставщиков регулярно, например периодические издания) и № М-2) (Приложение 19). Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не имеют, поэтому их регистрируют в специальном журнале учета выданных доверенностей, который бухгалтер пронумеровывает и прошнуровывает. Доверенность выписывают на 15 дней, а если же материальные ценности приобретаются у одного и того же поставщика регулярно, - на календарный месяц. Данный документ выписывается бухгалтером в одном экземпляре и выдается работнику, который будет получать товарно-материальные ценности. Работник расписывается в получении доверенности на ее корешке или в журнале учета выданных доверенностей, а также в самой доверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером. Поставщик вместе с материальными ценностями передает представителю организации товаросопроводительные документы (счет-фактуру, накладную), реквизиты которых указываются бухгалтером в корешке (при доверенности по форме № М-2а перечень этих документов не приводится). Важно отметить, что доверенности в ЗАО «Ххх» не выдаются лицам, не работающим в организации.
Чтобы дважды не выписать доверенность на получение одних и тех же материальных ценностей бухгалтер ведет журнал учета выданных доверенностей. Если работник не получил материалы и вернул доверенность в бухгалтерию, то в графе «Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности» журнала бухгалтер делает запись: «Не использована».
Доверенности, по которым были выданы материальные ценности, и журнал учета выданных доверенностей хранятся в архиве организации 5 лет.
Материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Оприходование материалов в ЗАО «Ххх» сопровождается составлением приходного ордера (форма № М-4) (Приложение 20). Материально ответственное лицо составляет приходный ордер в одном экземпляре в день поступления ценностей в организацию на фактически принятое количество этих ценностей, а затем передает в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами поставщика (счет-фактура (Приложение 21)), где они проходят проверку и обработку по общему порядку, описанному в подразделе «Организация первичного бухгалтерского учета». Документы заполнены без нарушений. Далее бухгалтер заполнил в ордере графу «Корреспондирующий счет». На основании приходного ордера в бухгалтерском учете ЗАО «Ххх» были отражены проводки:
1) Оприходование материалов по фактической себестоимости согласно приходного ордера:
Дебет 10 «Материалы»
Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
2) Учтен НДС по оприходованным материалам согласно представленного поставщиком счета-фактуры:
Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям»
Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
3) Произведена оплата материалов (погашена задолженность перед поставщиком):
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кредит 51 «Расчетный счет»;
4) Принят к вычету НДС по приобретенным материалам согласно предоставленного счета-фактуры:
Дебет 68-2 «Расчеты по НДС»
Кредит 19 «НДС по приобретенным ценностям».
При списании материалов ЗАО «Ххх» использует неунифицированную форму Акта на списание материальных ценностей (Приложение 22), в котором указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию списанных материалов. Акт подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Согласно учетной политике ЗАО «Ххх», списание материалов на затраты производится по средней себестоимости. Списание осуществляется на основании указанного акта. В бухгалтерском учете это отразилось следующей проводкой: