Московский Государственный университет
технологий и управления
Филиал г. Унеча
Контрольная работа
по дисциплине:
"Документационное обеспечение управления"
на тему:
"Справочно-информационное документы, их составление и оформление "
Выполнила: студентка 3 курса
специальность 080502, ПФО
шифр №570-Э-07
Руцкая В. С.
Унеча, 2009
Содержание
Введение
1. Служебное письмо
2. Докладная записка
3. Объяснительная записка
4. Телеграмма
5. Телефонограмма
6. Телекс
7. Протокол
8. Акт
9. Справка. Электронная почта
Заключение
Список литературы
С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.
Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.
В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.
Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в группу документов является пересылка их по почте.
Разработчик делового письма должен построить грамотную стилистическую конструкцию. От стиля и тона письма зависит характер делового диалога между фирмами. Письмо должно быть мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии фирмы.
Для писем установлен специальный бланк - бланк письма.
Реквизиты служебного письма: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер юридического лица; индификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа.
Текст письма служебного состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, дается гарантии. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа; от первого лица единственного числа.
Размер служебного письма не должен превышать одной машинописной страницы (до пяти страниц при необходимости). Если текст письма не превышает 5 - 7 строк, то можно использовать бланк формата А-5 и не составлять заголовок к тексту.
Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.
При составлении служебных писем с однотипной информацией используют типовые тексты и тексты - трафареты. При составлении текстов - трафаретов следует учитывать закономерность порядка слов в официально - деловом стиле русского языка: постоянная информация предшествует переменной. Поэтому текст - трафарет не может начинаться с пробела.
Различают различные виды писем: дадим краткую характеристику некоторым. Циркулярные письма - обычно выделяет вышестоящая организация и они касаются деловых вопросов и носят распорядительный характер. Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Коммерческие письма составляют от имени юридического лица при выполнении коммерческой сделки.
Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма - приглашения, информационные письма, письма - сообщения, письма - напоминания, письма - подтверждения, письма - ответы, письма - рекламации и т.д.
Пример составления и оформления информационного письма.
ХУДОЖЕСТВЕННО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ
МОСКОВСКИЙ ДВОР
Малый Трехгорный пер., 8/10 Р/с №606326 в Киевском филиале
Помещение №1 Индустриального банка, МФО 201832
Москва, 123336 ОКПО 028847777264 ОГРН 1049287569643
Телефон: 449-84-20 ИНН/КПП 7704653289/770532876
27 марта 2001 г. № 27/05/02
На №_________ от________
О задержке сдачи работ
Фирма "Камелия"
ул. Советская, д.32, Москва, 163020
Уважаемые господа!
От имени нашего Объединения приносим вам свои извинения за задержку сдачи работ по выполнению художественного оформления вашего офиса.
Хотим заверить вас, что работы будут выполнены в срок, оговоренный в наших предварительных переговорах.
Также просим вас учесть, что резкое повышение цен в стране может повлечь за собой увеличение суммы нашего договора.
Заранее благодарны.
С уважением,
Директор <Личная подпись> С.А. Хачатуров
Ю.В. Гавричкина
242 38 12
Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний. Внутренняя докладная записка составляется на обычных истых листах, ее подписывает составитель. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации.
Реквизиты: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок; адресат; текст; подпись.
Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы.
Пример составления и оформления докладной записки.
Общий отдел Генеральному директору объединения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Иванову Н.К.
10.05.99 №36
г. Калуга
О замене пишущих машинок.
Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.
Зав.машбюро <Личная подпись> Г.Н. Колбина.
Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка.
По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке. Другие объяснительные записки составляются по поводу каких - либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого - либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем.
Пример составления и оформления объяснительной записки.
Бухгалтерия
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Вице-президенту АО "Оникс"
30.05.2001 О.Ф. Яблокову
Москва
О невыплате зарплаты