В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты: 2005.02.23 14.45. Их написание регламентируется только международным стандартом.
При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом (под) подписью. Если авторами документа являются несколько организаций или лиц, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Кроме того, дата как составная часть входит в целый ряд других реквизитов от грифа утверждения до отметки о получении документа. Постоянной части дата не имеет, но на документах в бланках, штампов, при оформлении реквизитов всегда сплошной линией обозначаются места её будущего расположения:
(дата)
12 - Регистрационный номер (индекс) документа
Регистрационный номер (индекс) документа проставляют одновременного с датой.
Регистрационный номер – это условное цифровое, реже буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации документа.
Реквизит состоит из трафаретной части «№», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в информационный массив организации и находится под её контролем и ответственностью.
Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.п.), регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1 – 26/90, где 1 – индекс структурного подразделения, 26 – номер дела по номенклатуре дел, 90 – порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т.е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например с письмом по интересующему её вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса – индекс организации – автора ответа и индекс документа организации – автора запроса.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ. Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключения и др.). Сведения в реквизит переносится с поступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части:
«На № от », которая заполняется регистрационным номером и датой поступившего документа.
По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представляются руководителю для принятия решения.
14 - Место составления или издания
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учётом принятого административно – территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:
г. Коломна Московской области
или:
с. Ивановка Мытищинского района Московской области
В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение «г», в этом реквизите обычно не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающих на «град» и «бург», другие сокращения проставляются также по общепринятым правилам: посёлок – пос., село – с., станица – ст.
Остальные реквизиты вносятся в другие документы уже в процессе их изготовления на бланках (общих, для писем) или последующей обработки.
Например, оформление, обработка и исполнение решения коллегиального органа об утверждении инструкции по делопроизводству включает в себя до двух десятков этапов, большинство из которых находят своё отражение в реквизитах документа.
| № | Содержание операции | Используемый реквизит |
| 1 | Составить проект решения | Текст, номера страниц, часть даты, часть подписи, часть грифов (виз) согласования |
| 2 | Обсудить проект в подразделении и определить степень конфиденциальности | Гриф ограничения доступа (без количества экземпляров) |
| 3 | Собрать визы заинтересованных подразделений и сотрудников | Гриф, виза согласования |
| 4 | Подписать у секретаря коллегиального органа | Личная подпись |
| 5 | Подписать у руководителя коллегиального органа | Личная подпись, дата |
| 6 | Зарегистрировать | Регистрационный номер |
| 7 | Подобрать полный (с приложениями) экземпляр | Отметка о наличии приложения |
| 8 | Размножить и заверить копийные экземпляры | Отметка о заверении копии, гриф утверждения |
| 9 | Сформировать первый экземпляр в дело | Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
| 1 | Сформировать электронную копию и зафиксировать её адрес | Отметка для автоматического поиска |
| 1 | Передать для ознакомления заинтересованных лиц, разослать | Виза ознакомления |
| 1 | Зарегистрировать поступление | Отметка о поступлении документа |
| 1 | Определить сроки исполнения и исполнителей | Резолюция |
| 1 | Поставить на контроль | Отметка о контроле |
| 1 | Снять с контроля | Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
15 – адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Адресат указывается как на документах, направляемых в другие организации или физическим лицам, так и на внутренних документах, предаваемых руководителю учреждения или в другие структурные подразделения.
Минимально реквизит может включать только точное наименование организации - получателя. Однако, для оперативности движения документа, лучше дополнить название организации уточняющей информацией. Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих элементов:
♦ Наименование организации (в именительном падеже)
♦ Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)
♦ Указание должности получателя (в дательном падеже)
♦ Инициалы и фамилия (в дательном падеже)
♦ Почтовый адрес
Все составные части реквизита печатаются с новой строки через 1.5 межстрочных интервала. Максимальная длина строки не должна превышать 28 знаков. Элементы адресата не разделяются знаками препинания. В формуляре для реквизита «адресат» отводится правая верхняя зона документа. Внутри выделенной зоны допускается центровать каждую строку по отношению к самой длинной строке. Таким образом, в самом полном виде реквизит адресат может выглядеть таким образом:
ЗАО «Вымпел»
Отдел маркетинга
Ведущему специалисту
И.К.Киселёвой
Ул. Садовая, д. 32, Москва, 103245
Или в центрованном виде:
ЗАО «Вымпел»
Отдел маркетинга
Ведущему специалисту
И.К.Киселёвой
Ул. Садовая, д. 32,
Москва, 103245
Мы видим, что реквизит получился достаточно громоздким. Чтобы сократить его можно использовать следующие приёмы. Во-первых, почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых постоянным корреспондентам. Полный почтовый возраст указывается составителем документа в случае направления его разовому корреспонденту, для облегчения работы по отправке корреспонденции. Никогда не указывается почтовый адрес при направлении документа вышестоящим органам власти и управления. Во-вторых, следует обмануть целесообразность адресования документа сотруднику, не являющемуся руководителем структурного подразделения.
Обратим внимание на то, что почтовый адрес на конвертах и документах должен указываться в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. в соответствии с ними устанавливается следующая последовательность написания почтового адреса:
· Наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц)
· Название улицы, номер дома, номер квартиры
· Название населённого пункта (города, посёлка, и т.п.)
· Название области, края, автономного округа, республики
· Страна (для международных почтовых отправлений)
· Почтовый индекс
Таким образом, при адресовании документа физическому лицу указание почтового адреса будет обязательным, а инициалы будут указываться после фамилии:
Рыжову В.И.
ул. Дружбы, д. 20, г. Видное
Московской области, 107233
Заметим ещё одну тонкость: при адресовании документа руководителю организации её наименование включается в наименование важности руководителя.
Например:
Генеральному директору
ЗАО «Вымпел»
И.Е.Елисееву
Аналогично адресуют документ и руководителю структурного подразделения после обязательного указания названия организации.
Например:
ЗАО «Вымпел»