К функциям Исполнительного директора относятся:
1. Общие положения
2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний
2.1. Необходимый уровень образования и стаж работника: высшее образование в сфере экономики, финансов, бухгалтерского учета, менеджмента, маркетинга, бизнеса, юриспруденции; стаж работы в коммерческих фирмах – не менее 2 лет.
2.2. Исполнительный директор должен знать: законодательство, касающееся коммерческой деятельности, в том числе внешнеэкономической деятельности; корпоративные нормативные акты Общества; миссию фирмы; стратегию (политику) фирмы; ее тактику; формы и порядок финансовых расчетов; порядок оформления финансовых операций; организацию документооборота в коммерческой деятельности; порядок приемки, оприходования, хранения и выдачи товаров; правила проведения инвентаризации товаров, расчетов и платежных обязательств; правила проведения проверок и документальных ревизий.
3. Обязанности
3.1. Организует работу и эффективное взаимодействие производственных единиц и структурных подразделений на основе: производственной оценки бюджета и ресурсов; сформированных им и утвержденных Генеральным директором оперативных планов фирмы; оптимального распределения ресурсов по подразделениям; разработанной системы коммуникаций (информационной системы освещения и оценки хода работ; постановки задач и формирования планов работ для отдельных структурных частей организации; формирования целей отдельных руководителей на основе целей фирмы, планов их деятельности по целям; реализации системы материального и морального стимулирования; контроля выполнения планов работ подразделений; процедур и правил взаимодействий подразделений, структурных единиц и работников фирмы.
3.2. Участвует в разработке стратегии фирмы.
3.3. Проводит оперативный финансовый и экономический анализ деятельности фирмы и подразделений. Регулярно информирует о результатах анализа Генерального директора и его заместителя.
3.4. Организует, отслеживает и отвечает за выполнение всех приказов Генерального директора и его заместителя.
3.5. Работает над совершенствованием системы мотивации (вознаграждения) работников фирмы и отвечает за ее реализацию.
3.6. Регулярно информирует Генерального директора и его заместителя о ходе работ в фирме и реализации планов.
3.7. Осуществляет оперативную оценку результатов деятельности фирмы, недостатков и разрабатывает планы по их корректировке.
3.8. Отвечает за реализацию политики фирмы и проведение мероприятий по развитию ценностных ориентаций в деятельности фирмы.
3.9. Отвечает за соблюдение трудовой дисциплины, выполнение приказов и распоряжений.
3.10. Отвечает за правильную организацию делопроизводства в фирме, юридическую и экономическую проработку договоров, контрактов, соглашений и пр., подготовку документов.
3.11. Организует эффективную работу аппарата фирмы и обеспечивает равномерную загрузку персонала.
3.12. Еженедельно составляет бланк анализа финансов и ресурсов.
3.13. Составляет оперативные планы (месячные и декадные) фирмы с утверждением их у Генерального директора.
3.14. Организует систему информирования работников фирмы и координации действий (доски объявлений, совещания и пр.).
3.15. Контролирует деятельность подразделений по планам их работы.
3.16. Обеспечивает реализацию системы материального поощрения.
3.17. Заботится о нормальных бытовых условиях работы сотрудников фирмы.
3.18. Следит за соблюдением целей, принципов, политики, правил и процедур, принятых в фирме, работает над их совершенствованием.
3.19. Ответствен за реализацию всех приказов по фирме.
3.20. Подготавливает совещания фирмы.
3.21. Подготавливает проекты договоров, контрактов, соглашений.
3.22. Следит за соблюдением трудовой дисциплины.
3.23. Выявляет и устраняет самостоятельно и с руководством недостатки в работе фирмы.
3.24. Отвечает за материально-техническое обеспечение деятельности аппарата фирмы.
3.25. По поручению Генерального директора организует или выполняет лично отдельные задания и поручения, относящиеся к сфере деятельности фирмы.
3.26. Определяет курс на эффективную работу аппарата фирмы и равномерной загрузки персонала.
4. Права
4.1. Исполнительный директор имеет право самостоятельно принимать решения и организовывать их выполнение подчиненным аппаратом в рамках своей компетенции, определяемой (обязанности).
4.2. Исполнительный директор имеет право не выполнять решения Генерального директора, если они противоречат действующей Конституции, законодательству и корпоративным нормативным документам.
4.3. Исполнительный директор имеет право обращаться с предложениями к Генеральному директору по совершенствованию работы коммерческой службы и фирмы в целом и получать ответ на свои предложения.
4.4. Исполнительный директор имеет право представлять Генеральному директору фирмы предложения о поощрении работников за хорошую работу и о наказании лиц, не исполняющих возложенных на них обязанностей.
5. Ответственность
5.1. Исполнительный директор несет дисциплинарную ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей: за невыполнение плана; за непринятие решений по вопросам его компетенции; за несвоевременное и неполное представление установленной отчетности; за достоверность данных, приводимых в исходящих документах; за обеспечение соответствия уровня квалификации и компетенции персонала решаемым задачам; за обеспечение коммерческой тайны передаваемых ему сведений; за сохранность документов, составляющих коммерческую тайну, при условии предварительной квалификации таких сведений и документов, как содержащих коммерческую тайну, лицом, уполномоченным на это, и создание условий для обеспечения хранения документов, составляющих коммерческую тайну.
К функциям менеджера по работе с клиентами относятся:
1. Общие положения
1.1. Менеджер относится к категории руководителей.
1.2. Назначение на должность Менеджера и освобождение от нее производятся приказом Генерального директора по представлению Исполнительного директора по кадрам.
1.3. Менеджер в своей деятельности руководствуется Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, настоящей Должностной инструкцией и другими корпоративными актами.
1.4. Менеджер подчиняется непосредственно заместителю Генерального директора по коммерческим вопросам.
1.5. На время отсутствия Менеджера (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет Старший товаровед или Администратор.
2. Должностные обязанности
2.1. Выполнять утвержденный бюджет закупок, план товарооборота, обеспечивать создание товарного запаса.
2.2. По требованию руководства предоставлять информацию о торговом процессе.
2.3. Осуществлять контроль над приемкой товара, подачей и размещением его в торговом зале.
2.4. Контролировать соблюдение условий хранения, сроков реализации товара и его качества.
2.5. Осуществлять руководство и организацию работы персонала.
2.6. Соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
3. Права
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся его деятельности.
3.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.3. Вносить на рассмотрение Исполнительного директора по кадрам представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей подчиненных ему работников, а также предложения о поощрении отличившихся работников, о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
4. Ответственность
4.1. За сохранность товарно-материальных ценностей.
4.2. За соответствие внешнего вида персонала, работающего в торговом зале, установленным требованиям.
4.3. За качество и своевременность выполнения возложенных настоящей Инструкцией обязанностей.
5. Контакт
5.1. Менеджер постоянно поддерживает связь с заместителем Генерального директора по коммерческим вопросам.
5.2. Регулярно проводит учет товара с Ревизионным отделом.
5.3. Обменивается данными с Информационно-статистическим отделом.
5.4. Работает совместно с Отделом кадров и Бухгалтерией.
К функциям главного бухгалтера относятся:
1. Общие положения
1.1. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.
1.2. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности Генеральным директором фирмы.
1.3. На должность Главного бухгалтера назначаются лица, имеющие высшее профессиональное (экономическое, финансово-экономическое) образование и стаж финансово-бухгалтерской (финансово-экономической) работы на руководящих должностях не менее 5 лет.
1.4. Прием и сдача дел при назначении и освобождении Главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.
1.5. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю фирмы.
1.6. На время отсутствия Главного бухгалтера (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) права и обязанности Главного бухгалтера переходят к кассиру, о чем объявляется приказом по фирме.
2. Функции
2.1. Главный бухгалтер обеспечивает контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществленных хозяйственных операций, предоставление оперативной информации о финансовом состоянии фирмы.
2.2. Главный бухгалтер определяет направления и принимает решения о расходовании средств с рублевых и валютных счетов фирмы.
2.3. Главный бухгалтер в установленные сроки составляет бухгалтерскую отчетность и представляет ее в соответствующие органы, а также проводит экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности фирмы.