Инвентаризационная опись (ф. № ИНВ-3) составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а другой остается у материально-ответственного лица. После проверки данных и расчетов бухгалтер расписывается в инвентаризационной описи.
По ценностям, по которым выявлены расхождения против учетных данных, в бухгалтерии составляется сличительная ведомость(ф. № ИНВ-19).
В этой ведомости рассчитывается общая сумма недостач и излишков. Законченная ведомость подписывается исполнителем и главным бухгалтером и передается руководителю. По каждому случаю недостач и излишков материально-ответственным лицом составляется объяснительная записка. После выявления причин и виновников недостач и излишков оформляется протокол комиссии или приказ руководителя, в котором содержатся выводы, решения и предложения по результатам инвентаризации.
Излишки приходуются по рыночным ценам:
Д-т сч. 10 «Материалы»
К-т сч. 91, субсчет 1 «Прочие доходы».
Недостачи списываются:
Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-т сч. 10 «Материалы».
Недостачи могут быть отнесены за счет разных источников: материально-ответственного лица, прибыли, себестоимости продукции, услуг и работ. При расчете сумм недостач учитывают долю ТЗР, приходящуюся на утраченные материалы, и разницу между их балансовыми и рыночными ценами. Исключение составляют недостачи в пределах норм естественной убыли. Многие материалы при хранении имеют естественную убыль (усушка, утруска, выветривание, испарение и т. п.). Перечень ценностей и нормы убыли по ним приведены в специальных справочниках. Нормы установлены в процентах за определенный срок хранения.
Списание недостач в пределах норм естественной убыли производится по учетным ценам и отражается бухгалтерской записью:
Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы»
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
По остальным недостачам зачтенный ранее НДС восстанавливают:
Д-т сч. 19, субсчет 3 «НДС по приобретенным МПЗ»
К-т сч. 68, субсчет 2 «Расчеты с бюджетом по НДС».
Затем его сумму включают в стоимость недостач:
Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-т сч. 19, субсчет 3 «НДС по приобретенным МПЗ».
Предъявление суммы недостач к взысканию отражается бухгалтерской записью:
Д-т сч. 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Отражение разницы между балансовой и рыночной стоимостью недостачи:
Д-т сч. 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
К-т сч. 98, субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».
В случае бесспорной вины материально ответственного лица, сумма недостачи вычитается из его заработной платы, при этом разница между рыночной и учетной стоимостью включается в текущие доходы пропорциональной сумме удержания. Удержание недостачи из заработной платы отражается бухгалтерской записью:
Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
К-т сч. 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
По мере того, как виновное лицо погашает долг, часть доходов будущих периодов переводится в текущие доходы:
Д-т сч. 98, субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»
К-т сч. 91, субсчет 1 «Прочие доходы».
Недостача может быть обусловлена хищением. В этом случае руководитель составляет заявление в органы внутренних дел. Пока проводится следствие, недостача числится на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При установлении и поимке похитителя:
Д-т сч. 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям»
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Если органам внутренних дел не удается раскрыть дело о хищении материальных ценностей, они обязаны известить об этом руководство предприятия. В этом случае недостача относится на расходы предприятия:
Д-т сч. 91, субсчет 4 «Прочие расходы, не учитываемые для целей налогообложения»
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
2. Организация учета МПЗ в строительстве
Все операции по движению МПЗ оформляются первичными документами, которые могут быть унифицированными, отраслевыми или разработанными организацией.
2.1 Документальное оформление и учет поступления МПЗ
Документальное оформление операций по поступлению МПЗ зависит от направления их поступления: поступление от поставщиков с участием транспортных организаций; вывоз ценностей от поставщиков транспортными службами организации; поступление от подотчетных лиц, закупивших ценности за наличный расчет и т.д.
Главным расчетным документом при поступлении ценностей служит счет-фактура – единственное основание для выделения в учете НДС[5]. При отсутствии или неправильном оформлении счета-фактуры НДС не может быть отнесен в зачет задолженности бюджету.
При поступлении ценностей от иногородних поставщиков их сопровождает подлинный экземпляр железнодорожной или водной накладной. В них приведены: номер вагона, контейнеров, дата отгрузки, количество мест, вид упаковки. Если расчетные документы поставщика (счет, счет-фактура) поступили, а сам груз еще не прибыл, то покупателю передается квитанция к железнодорожной или водной накладной.
Если ценности от местных поставщиков получены в порядке централизованного завоза автомобильным транспортом изготовителя, то их сопровождает товарно-транспортная накладная.
Все виды накладных содержат сведения о поставщике (наименование и реквизиты) и о ценностях: наименование, единица измерения, количество, вид упаковки, количество мест, цена, общая сумма к оплате. Накладные – это документы, подтверждающие факт отгрузки. Для покупателя они являются основанием для принятия ценностей к учету. При получении груза покупатель проверяет соответствие фактического наличия, качества и состояния ценностей, сведениям, указанным в накладной и условиям договора. По завершении приемки представители поставщика и получателя делают отметки в накладных о приемке и сдаче груза. После этого накладные становятся документами, подтверждающими приемку ценностей получателем.
Для получения ценностей через своего работника, организация должна оформить на него доверенность (типовая форма М-2). В доверенности указывается ФИО работника, паспортные данные, наименование поставщика, количество и наименование получаемых ценностей и срок действия. Доверенность, заверенная печатью организации, подписывается руководителем и главным бухгалтером. После оформления доверенности являются бланками строгой отчетности, регистрируются в специальном журнале и работник, получивший доверенность, расписывается за нее. Если ценности, указанные в доверенности, не получены в течение срока действия, она возвращается в бухгалтерию. Доверенность выписывается в одном экземпляре.
При поступлении ценностей от подотчетных лиц составляется авансовый отчет с оправдательными документами: счет-фактура поставщика, внутренняя накладная, квитанция к приходному кассовому ордеру или товарный чек.
При поступлении ценностей из внутренних источников (вспомогательное или основное производство, ликвидация объектов и т. п.) составляется внутренняя приходная накладная.
Если ценности приобретены у физического лица, то составляется договор купли-продажи или закупочный акт.
При поступлении ценностей на склады кладовщик оформляет документ, подтверждающий факт приемки ценностей. В его качестве могут выступать приходный ордер (ф. № М-4), акт о приемке (ф. № М-7) или коммерческий акт.
Приходный ордер составляется, если фактическое наличие ценностей совпадает с сопроводительными документами. Вместо нее на документах поставщика может ставиться расписка кладовщика о приемке ценностей.
Акт о приемке составляют, если сопровождающие документы отсутствуют, целостность упаковки не нарушена. Акт составляют с участием представителей поставщика. Он служит основанием для предъявления претензии поставщику.
Коммерческий акт составляется при приемке ценностей у транспортной организации и нарушении целостности упаковки. Он составляется при участии представителей транспортной организации и служит основанием для предъявления к ней претензии.
Для учета материалов в Плане счетов предусмотрены следующие счета: 10 «Материалы» (имеет 9 субсчетов), 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»[6]. В Плане счетов для учета материалов, не принадлежащих организации, рекомендованы забалансовые счета: 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» и 003 «Материалы, принятые в переработку».
Формируя учетную политику, организация выбирает один из вариантов учета поступления материалов.
В действующей практике учета поступление материально-производственных запасов в бухгалтерии может быть организовано двумя вариантами:
1) предполагает использование счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», 10 «Материалы»;
2) предполагает отражать поступление материалов без использования счетов 15 и 16, то есть, использовать только счет 10 «Материалы».