Роль інформаційного забезпечення системи управління організацією (стр. 2 из 7)

Оскільки робота в організації розподіляється між окремими підрозділами та виконавцями, хтось має координувати їх діяльність. Внаслідок цього об’єктивно виникає необхідність у так званому вертикальному розподілі праці, тобто в діяльності з координації роботи підрозділів та окремих виконавців у середині підрозділів.

Діяльність з координації роботи інших людей в широкому розумінні і становить сутність управління організацією.

Таким чином, необхідність управління об’єктивно виникає внаслідок горизонтального та вертикального розподілу праці в організації. Оскільки розподілення праці є загальною характеристикою діяльності будь-якої організації, то всі організації потребують управління.[6, с. 59-64]

Управління – це процес планування, організації, мотивації, контролю та координування, необхідний для досягнення організацією своїх цілей

Щоб створити систему управління в організації, необхідно її елементи (підсистеми) збалансувати і скоординувати між собою так, щоб всі вони ефективно працювали, перш за все на стратегічні цілі і програми. У зв’язку з цим дуже важливо періодично звіряти, в якій мірі елементи системи відповідають і взаємодіють один з одним, і за необхідності вносити корективи. Щоб створити систему управління в організації, необхідно мати не тільки певну структуру, але і налагоджений процес функціонування цієї структури, підвести під неї необхідні ресурси і забезпечити їх ефективне функціонування.

Ведення бізнесу вимагає здійснення персоналом фірм великої кількості управлінських робіт. Спеціалізовані види цих робіт називаються функціями управління. Слово «функція» в перекладі з латинської означає досконалість, виконання. Весь зміст процесу управління розчленовується на спеціалізовані функції головним чином для того, щоб закріпити окремі види робіт за певними виконавцями і тим самим надати процесу управління упорядкованості, забезпечити високий професіоналізм виконання управлінських робіт.

Функції – основна категорія системи управління організацією, оскільки в них зливаються в одне ціле принципи, методи і сам зміст управлінської діяльності. Функції – це обов’язки кожного в системі управління для забезпечення успіху в бізнесі. Їх багато, але є загальні, універсальні. Вони поділяють зміст управлінської діяльності на низку етапів або видів робіт, які класифікуються за ознакою їх порядку виконання у часі, в меті отримання певного результату.

Існує 4 загальних функції системи управління (рис. 1.2):

Рис. 1.2 Функції системи управління

Функція «планування» - це розробка напрямків, шляхів, засобів і заходів по реалізації цілей діяльності фірм, прийняття конкретних, адресних, планових рішень, що торкаються безпосередньо їх підрозділів і виконавців. Планування як інструмент системи управління дає підприємцю практичну можливість здійснювати перехід фірми як господарської системи с базового рівня на якісно новий рівень розвитку шляхом маневрування і концентрації сил і коштів на пріоритетних напрямках своєї діяльності, а також визначати перспективи розвитку і майбутнього стану фірми.

Поняття «організація» вживається в двох значеннях.

Зміст функції «організація» це процес встановлення порядку і послідовності погодженої в просторі і часі цілеспрямованої взаємодії частин цілого як системи для досягнення в конкурентних умовах, у визначені строки поставлених цілей спеціально виробленими для цього методами і виявленими засобами з найменшими затратами ресурсів.

Відносно виробництва функцію «організація» можна розглядати як систему заходів, що забезпечують раціональне поєднання в часі і просторі всіх елементів виробництва, людей і матеріалів праці.

Функція «стимулювання і мотивації» включає в себе розробку і використання стимулі для ефективної взаємодії суб’єктів спільної діяльності і їхньої високо результативної праці.

На практиці використовують матеріальні і моральні стимули. При їхньому виборі і обґрунтуванні керуються наступними принципами:

1) забезпечення безпосередньої залежності величини стимулу від кінцевих результатів діяльності кожного працівника і фірми в цілому;

2) зв’язок стимулів з цілями діяльності організації;

3) диференціація величини стимулів в залежності від вкладу кожного працівника в спільну справу;

4) єдність інтересів працівника, організації і суспільства;

5) поєднання моральних і матеріальних стимулів;

6) поєднання стимулів з санкціями за низькопродуктивну роботу.

Функція «контроль діяльності» складається із спостереження аз ходом процесів, що відбуваються в об’єкті, порівняння його параметрів із заданою програмою функціонування, виявлення відхилень. Принципи контролю: своєчасність, безперервність, гласність, всебічність, ефективність.

Функція «облік діяльності» здійснюється для отримання всеохоплюючої інформації про стан діяльності. Виконується шляхом вимірювання, реєстрації і групування даних, що характеризують об’єкт системи управління.

Функція «аналіз діяльності» - це комплексне вивчення діяль6ності за допомогою величезного арсеналу аналітичних, економіко-математичних методів.[8, 124-135]

Існують три рівні управління :

I. Інституційний рівень (керівник вищої ланки).

Керівники інституційного рівня середніх і великих організацій концентрують увагу на плануванні майбутнього, постановці мети, визначенні курсу дій, правил і процедур їх виконання. Вони відповідають за процвітання організації і тому повинні планувати, спрямовувати та контролювати її діяльність.

II. Управлінський рівень (керівники середньої ланки).

Менеджер середнього рівня приділяє керівництву та контролю більше часу, ніж керівник верхнього рівня. Керівники середньої ланки очолюють відділення та відділи. Вони повинні так організувати їхню роботу, щоб цілі організації були досягнуті, а її політика проводилася в життя; повинні добирати та зберігати хороших працівників. Вони відповідають за керівництво повсякденною діяльністю своїх підрозділів. До середньої ланки керівників належать керівники цехів, складів, начальники ВТК та інші.

III. Технічний рівень (керівники низової ланки).

Нижній рівень керівництва — це рівень посадових осіб, які безпосередньо керують роботою своїх підлеглих. Посади менеджерів нижньої ланки такі: майстер, бригадир, керівник групи, агент з питань постачання, експедитор.

Менеджер нижнього рівня витрачає більшу частину свого часу на мотивацію та контроль підлеглих. На цьому рівні управління функції планування та організації менш важливі для менеджера, ніж функції контролю та мотивації. І все-таки більшість керівників виконує всі чотири функції управління. Слід зауважити, що ясно та чітко визначати кожний з трьох рівнів керівництва неможливо.[10, с.141-145]

1.2 СИСТЕМА КОМУНІКАЦІЇ В ОРГАНІЗАЦІЇ

Як вже було з’ясовано, інформація має велике значення для внутрішнього управління фірмою і її зовнішніх контактів, і особливо для ухвалення рішень вона є обмеженим і дорогим ресурсом виробничої активності фірми. У системах з розподілом праці особи не володіють однаковою інформацією і тому необхідний її обмін або комунікації.

Комунікація – це обмін інформацією між двома або більше особами, рівнями, організаціями.

Комунікації поділяються на:

I. Зовнішні.

Організації користуються різноманітними засобами комунікації: із споживачам вони спілкуються за допомогою реклами, виставок-ярмарок, презентацій та інших програм просування товарів і послуг на ринок. При спілкуванні з громадськістю першочергова увага приділяється створенню певного іміджу чи образу організації.

При спілкуванні із державними органами готуються річні письмові звіти, документація за певний період часу з інформацією про фінансову діяльність та маркетингові розміщення виробництва

II. Внутрішні.

При спілкуванні із внутрішнім середовищем організацією підтримуються зв’язки з профспілками, усіма відділами та службами своєї структури.

Внутрішні комунікації поділяються на:

· Міжрівневі комунікації.

· Комунікації по низхідній.

· Комунікації по висхідній.

· Комунікації між підрозділами (горизонтальні комунікації).

· Комунікації типу «керівник-підлеглий».

· Неформальні комунікації.

Міжрівневі комунікації передбачають передачу інформації з рівня на рівень у межах вертикальної комунікації. Обмін інформацією між керівниками інституційного, управлінського та технічного рівнів управління організацією може здійснюватися у вигляді наказів, положень, розпоряджень, посадових інструкцій, звітів, що стосуються життєдіяльності організації та її ефективного функціонування.

До комунікацій по висхідній і низхідній належать повідомлення про поточні завдання, зміни у цільових програмах, рекомендаційні процедури, правила тощо. Такі комунікації передбачають інструкції, пояснювальні записки, інструкції, поточні звіти окремих відділів і т.д.

Комунікація по горизонталі передбачає обмін інформацією між структурними підрозділами з приводу організації та оптимізації виробничого процесу

Комунікація типу «керівник-підлеглий» є різновидом обміну інформацією по вертикалі. Вона є основною частиною комунікативної діяльності керівника.

Ці комунікації пов’язані з поясненням завдань, обговорення проблем підвищення ефективності роботи, одержання різних пропозицій. Такі комунікації дозволяють керівникові підвищити ефективність та результативність дій групи.