Організаційний процес
Одним з найважливіших інструментів управління в руках менеджера є інформація, що знаходиться в його руках. Використовуючи і передаючи цю інформацію, а також одержуючи зворотні сигнали, він організовує, керує і мотивує підлеглих. Багато що залежить від його здатності передавати інформацію так, щоб досягалося найбільш адекватне сприйняття даної інформації тими, кому вона призначена.
В процесі комунікації інформація передається від одного суб'єкта до іншого. Суб'єктами можуть виступати окремі особи, групи і навіть цілі організації. У першому випадку комунікація носить міжособовий характер і здійснюється шляхом передачі ідей, фактів, думок, натяків, відчуттів або сприйнять, відчуттів і відносин від однієї особи до іншої в усній або який-небудь іншій формі з метою отримання у відповідь бажаної реакції.
Ефективна міжособова комунікація через низку обставин дуже важлива для успіху в управлінні. По-перше, рішення багатьох управлінських задач будується на безпосередній взаємодії людей в рамках різних подій. По-друге, міжособова комунікація, можливо, є кращим способом обговорення і рішення питань, що характеризуються невизначеністю і двозначністю.
Процес комунікації
Поглиблене вивчення міжособової комунікації припускає розгляд її як процесу, що складається з етапів і стадій. Знання ролі і змісту кожного з етапів дозволяє ефективніше управляти процесом в цілому.
Етап відправлення включає наступні кроки.
Той, хто передає інформацію, називається відправником. Це ключова роль, що полягає в проектуванні і кодуванні інформації, призначеної для передачі іншим учасникам процесу. Виконання даної ролі починається з ідентифікації індивідом себе (хто я такий) в рамках комунікаційного процесу і формулювання значення або сенс того, чому і що він хоче передати іншому учаснику. За цим слідує кодування ідеї.
Кодування - це трансформація призначеного для передачі значення в послання або сигнал, який може бути переданий. Кодування в комунікаційному процесі починається з вибору системи кодових знаків - носіїв інформації. Далі носії організовуються в певну форму, якою можуть бути мова, текст, малюнок, вчинок і т.д. В результаті проведених досліджень формується послання, що містить дані з певним значенням. Сенс або значення послання є ідеями, що належать відправнику, фактами, цінностями, відносинами і відчуттями. При цьому відправник розраховує, що послання сприйняте адекватно закладеному в нього значенню.
Послання за допомогою передавача поступає в передавальний канал, що доводить його до заданого адресата. Передавачем може бути як сама людина (його тіло, голос), так і технічний засіб (телефон, радіо, телекс, телефакс, телевізор, комп'ютер, робот і т.п.), а також хімічний або фізичний стан середовища (рідина, газ, тверді речовини, радіація, світло і т.п.). Як канали використовується саме середовище (повітря, вода, світло) і різні технічні пристрої і пристосування (лінії, хвилі і т.п.). Як тільки передача послання або сигналу почалася, комунікаційний процес виходить з під контролю засобу або людини, його що послав. Відправлене послання назад повернути вже не можна. У цей момент закінчується етап відправлення і починається етап отримання передаваної інформації і розуміння її значення.
Канал виводить послання на приймач, який фіксує отримання даного послання по іншу сторону каналу. Якщо в ході руху по каналу в посланні міняються його носії (кодові знаки) або форми, то прийом вважається таким, що не відбувся.
Той, кого досягло і кому було адресоване послання, називається одержувачем.
Раськодірованіє включає сприйняття (що одержав) послання одержувачем, його інтерпретацію (як зрозумів) і оцінку (що і як прийняв). Одержати - ще не означає зрозуміти, а зрозуміти - це ще не означає прийняти. Ефективна комунікація усуває причини для неприйняття послання.
Останнім важливим елементом комунікаційного процесу є зворотний зв'язок, що з'являється в результаті обміну учасників процесу ролями. Одержувач стає відправником, і навпаки, відправник - одержувачем. Таким чином, весь цикл повторюється знов, але вже в іншому напрямі. Зворотний зв'язок - це відповідь одержувача на послання. Вона дає можливість відправнику дізнатися, чи дійшле послання до адресата і в якому значенні.
Комунікаційні мережі
Комунікаційна мережа - це з'єднання індивідів, що певним чином беруть участь в комунікаційному процесі, за допомогою інформаційних потоків. Комунікаційна мережа включає потоки послань або сигналів між двома або більш індивідами. Комунікаційна мережа концентрується на вироблених в організації зразках цих потоків, а не на тому, чи вдалося передати значення або сенс послання. Проте комунікаційна мережа може впливати на скорочення або збільшення розриву між посланим і одержаним значенням.
Створювана керівником мережа складається з вертикальних, горизонтальних і діагональних зв'язків. Вертикальні зв'язки будуються по лінії керівництва від начальника до підлеглих. Горизонтальні зв'язки здійснюються між рівними по рівнях індивідами або частинами організації: між заступниками, між начальниками відділів, між підлеглими. Діагональні зв'язки - це зв'язки з іншими начальниками і з іншими підлеглими. Мережа цих зв'язків створює реальну структуру організації. Завдання формальної організаційної структури полягає в тому, щоб додати комунікаційним потокам правильний напрям. Розміри підрозділів в організації обмежують можливості розвитку комунікаційної мережі.
Комунікаційні стилі
Комунікаційний стиль - це спосіб, за допомогою якого індивід вважає за краще будувати комунікаційну взаємодію з іншими. Існує багато різних стилів, використовуваних людьми в міжособовій комунікації, так само як і багато підходів до визначення цих стилів. Знання стилів допомагає визначити те, як поводитися і чого можна чекати від поведінки, пов'язаної з певним стилем.
За основу вимірювання міжособової комунікації можна узяти такі дві змінні, як відвертість в комунікації і адекватність зворотного зв'язку. Перше вимірювання включає ступінь відкриття себе в комунікації для інших в цілях отримання у відповідь реакції від них, особливо їх реакції, що показує те, як вони сприймають нас і наші дії. Друге вимірювання показує ступінь, з яким люди діляться з іншими своїми думками і відчуттями про них.
Невербальна комунікація
Інформація, послана відправником без використання слів як системи кодування, утворює невербальне послання, лежаче в основі невербальної комунікації. Останнім часом ця сфера міжособової комунікації все більше привертає увагу учених і фахівців. Річ у тому, що ефект більшості послань створюється невербальною інформацією: 37% - тональністю голосу і 55% - виразом обличчя. Особливе це виявляється в тих випадках, коли словесна частина послання відправника суперечлива. У такій ситуації одержувач більше покладається на невербальну частину, щоб зрозуміти значення послання.
Невербальні комунікації в більшості випадків мають несвідому основу, оскільки свідчать про дійсні емоції учасника комунікаційного процесу і є надійним індикатором відчуттів, що проявляються. Невербальною інформацією важко маніпулювати і її важко приховувати в будь-якій між особовій комунікації. Цим багато в чому визначається те, як слова інтерпретуватимуться.
Ухвалення рішень
Загальне поняття
Ухвалення рішень є важливою частиною будь-якої управлінської діяльності. Образно кажучи, ухвалення рішень можна назвати "центром", навколо якого обертається життя організації.
Ухвалення рішення є свідомим вибором серед наявних варіантів або альтернатив напряму дій, що скорочують розрив між справжнім і майбутнім бажаним станом організації. Таким чином, даний процес включає багато різних елементів, але неодмінно в ньому присутні такі елементи, як проблеми, цілі, альтернативи і рішення - як вибір альтернативи. Даний процес лежить в основі планування діяльності організації. План - це набір рішень по розміщенню ресурсів і напряму їх використання для досягнення організаційної мети.
У управлінні організацією ухвалення рішень здійснюється менеджерами різних рівнів і носить більш формалізований характер, чим це має місце бути у приватному житті. Річ у тому, що тут рішення стосується не тільки однієї особи, найчастіше воно відноситься до частини або до цілої організації, і тому підвищується відповідальність за ухвалення організаційних рішень. В зв'язку з цим виділяють два рівні рішень в організації: індивідуальний і організаційний. Якщо в першому випадку управлінця більше цікавить сам процес, його внутрішня логіка, то в другому - інтерес зрушується у бік створення відповідного середовища навколо цього процесу
Відмінними рисами ухвалення рішень в організації є наступні:
· свідома і цілеспрямована діяльність,
· здійснювана людиною;
· поведінка, заснована на фактах і ціннісних орієнтирах;
· процес взаємодії членів організації;
· вибір альтернатив в рамках соціального і політичного стану організаційного середовища;
· частина загального процесу управління;
· неминуча частина щоденної роботи менеджера;
· важливість для виконання всіх інших функцій управління.
Моделі ухвалення рішення
Залежно від того, як процес ухвалення рішення сприймається і інтерпретується на різних рівнях (індивідуальному або організаційному), можна виділити чотири моделі ухвалення рішень.