Організація звітності про стан кадрів (стр. 1 из 3)

Академія педагогічних наук України

Університет менеджменту освіти

Контрольна робота

з курсу: "Кадрове діловодство"

Тема: "Організація звітності про стан кадрів"

Виконав студент

Кравченко Олександр Олександрович

Чернігів 2009 р.

ЗМІСТ

Вступ

1. Загальне діловодство

1.1 Суть загального діловодства

1.2 Правова основа загального діловодства

2. Кадрове діловодство

2.1 Призначення кадрового діловодства

2.2 Правова база кадрового діловодства

3. Звітність по кадрам за формою №6-ПВ

Висновки

Список літератури

Вступ

Процес одержання, творення, обслуговування, використання, зберігання і передачі документів називається документоводством, провадженням документів або діловодством.

Існує загальне діловодство та його різновиди, кожен з яких має свою специфіку. Кадрове діловодство є спеціальним діловодством, незалежним від інших видів діловодства. Але воно, як і всі інші, ґрунтується на вимогах загального діловодства.

Особливість кадрового діловодства полягають у тому, що воно стосується правового регулювання низки соціальних питань: праці, зарплати, відпочинку, навчання, кар'єри, пенсії, а також виконання владних вимог щодо обліку військовозобов'язаних та підготовки документів державної статистичної звітності. На цьому рівні реалізуюються принципи та категорії законодавства про працю і соціальний захист.

Крім того, кадрове діловодство має чітко визначені ознаки конфіденційності, встановлені відповідним законодавством.

Метою контрольної роботи є дослідження звітності по кадрам.

Задачі контрольної роботи:

· Розглянути суть загального діловодства та його правову основу;

· З'ясувати призначення кадрового діловодства та його правову базу.

Об’єктом дослідження є кадрове діловодство, а предметом

дослідження – статистична звітність у кадровому діловодстві.

1. Загальне діловодство

1.1 Суть загального діловодства

Управлінські процеси реалізуються шляхом нагромадження, систематизації, збереження і передачі специфічної інформації.

Фіксування цієї інформації на матеріальних носіях — папері, плівці, електронних системах і в системах проводового електрозв'язку — та її опрацювання є процесом створення документів.

Документ — матеріальний об'єкт, на якому зафіксована певна інформація, призначена для використання в сфері управлінської діяльності. Сукупність таких документів, оформлених за встановленими правилами і зведених у систему називається, документацією.

Процес одержання, творення, обслуговування, використання, зберігання і передачі документів називається документоводством, провадженням документів або діловодством (з російської — "делопроизводство").

Система одержання документів організацією і надсилання їх за межі організації, а також проходження документів всередині організації — етапи, адресати, маршрути — і забезпечення зворотного зв'язку називається документообігом.

Без реалізації таких функцій діловодства не обходиться жодний управлінський орган.

Отже, призначення діловодства полягає в:

· створенні документів;

· забезпеченні використання документів;

· контролі за виконанням встановлених документом вимог;

· організації зберігання та передачі документів.

Усе це повинно виконуватися на рівні вимог, встановлених директивними органами.

Стан документоводства відображає рівень, масштаб і спрямування діяльності організації, її внутрішню структуру і специфіку, інтенсивність зв'язків із зовнішнім світом.

Важливою особливістю діловодства є те, що ця ланка управлінської діяльності забезпечує можливість підтримання динамічної рівноваги в системі суб'єктно-об'єктних відносин всередині організації та за її межами (рис. 1.1).

Центр динамічної рівноваги — поняття умовне і не завжди матеріалізоване. Але, коли він зруйнований, — втрачаються суб'єктно-об'єктні зв'язки і система взаємозалежних і "взаємозацікавлених" одиниць розпадається. Центр динамічної рівноваги створюється більшістю реалій існуючого суспільства, з яких формується правове та економічне поле.

1.2 Правова основа загального діловодства

Зважаючи на важливість цієї сфери діяльності, органи влади на загальнодержавному рівні запроваджують чітку регламентацію, спрямовану на уніфікацію (уподібнення) документів та створення систем документації залежно від їх призначення.

Регламентація забезпечує:

· можливість раціонального користування документами на основі їх однорідності;

· умови для машинної обробки інформації, зафіксованої в документах;

· оптимізацію зберігання та пошуку документів;

· оперативний контроль за станом документообігу.

Загальне діловодство здійснюється відповідно до вимог Постанови Кабінету Міністрів № 1153 від 17.10.1997 р. "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства", а також Закону України "Про національний архівний фонд і архівні установи". Новим документом, що регламентує діловодство, є Держстандарт ДСТУ-4163-2003.

Відповідальність за загальне діловодство, як правило, покладається на керівника канцелярії (загального відділу), де нема такого підрозділу — на секретаря, секретаря-друкаря або діловода, можливі й інші варіанти. У будь-якому випадку повинні бути враховані такі вимоги:

· посада названа відповідно до переліку кваліфікаційних характеристик професій працівників;

· обов'язки та функції діловода визначені розпорядчим документом (наказом, розпорядженням) по управлінському органу;

· коло обов'язків відображено в посадовій інструкції відповідного працівника.

На рівні управлінського органу – організації – урядові вимоги щодо загального діловодства реалізуються Інструкцією з діловодства, яка видається на підставі зазначеної Примірної інструкції. Інструкція організації повинна регулярно переглядатись і перезатверджуватись керівником з метою врахування динаміки середовища й адаптації до нових умов.

1. Типова інструкція складається з таких розділів:

2. Загальні положення.

3. Документування управлінської діяльності.

4. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції.

5. Складання та оформлення службових документів.

6. Порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції.

7. Організація контролю за виконанням документів.

8. Складання номенклатур і формування справ.

9. Підготовка справ до зберігання та використання.

Інструкція доповнюється переліком документів, які повинні бути в обігу і на зберіганні, та зразками оформлення цих документів.

У номенклатуру, поряд із справами, заносяться всі довідкові картотеки та журнали реєстрації документів. Передача документів до архіву оформляється описом і актом встановленої форми

2. Кадрове діловодство

2.1 Призначення кадрового діловодства

У кожному управлінському органі, в кожній організації, крім загального діловодства, відбувається провадження і спеціальних діловодств. До спеціальних належить і кадрове діловодство (діловодство служби управління персоналом). Воно не належить до системи загального діловодства, має свою окрему юридично визначену специфіку.

Очевидно, можна вважати недоліком, що досі нема ґрунтовних методологічних та практичних посібників, у яких були б систематизовані та подані в логіко-хронологічному порядку основні операції, з яких складається кадрове діловодство. Функціональний аналіз системи цих операцій дав би змогу визначити їх місце в управлінській ієрархії та роль у дотриманні законодавства і вихованні правосвідомості працівників.

Відправною позицією тут могло би бути уточнення такої специфіки.

Кадрова служба (чи служба управління персоналом) підпорядкована, як правило, керівникові організації або одному з його заступників. Отже, кадрове діловодство провадиться на рівні основного, адміністративного, але паралельно з ним, а не як окремий елемент адміністративного діловодства. Розпорядчі документи по кадровій службі стосовно зарахування на роботу, звільнення з роботи, переміщення, моральних та матеріальних заохочень, дисциплінарних стягнень підписує тільки перша особа або той із заступників, кому офіційно надано таке право і на кого покладено обов'язки вирішувати такі питання (зазвичай, це стосується великих організацій). Процес провадження таких документів — від складання проектів до реєстрації і зберігання оригіналів не виходить за межі кадрової служби, за винятком тих випадків, коли кадрова служба надсилає копії окремих документів, або видає посвідчення чи довідки, що передбачено чинним законодавством.

Фактично кадрова служба є "організацією в організації", та з позицій правової, моральної, соціально-психологічної виконує і таку роль, яка не передбачена жодним нормативним документом. Особливо, коли функції служби управління персоналом не обмежуються роллю реєстрації, оформлення та обліку, але мають повноваження у справі маркетингу ринку робочої сили, формування персоналу та управління його розвитком.

Може йтися про різноаспектність взаємодії кадрової служби з навколишнім оточенням, про її об'єктивний вплив на це оточення і конкретно — про виховний вплив на претендентів на посади і працівників організації. У чинному нині кадровому діловодстві ці проблеми не набули повного відображення. Традиційно кадрове діловодство призначене для юридично правильного оформлення факту виникнення трудових відносин між працедавцем і працівником, зміни і припинення цих відносин, а також; обліку та навчання персоналу. Об'єктивно кадрове діловодство виконує роль посередника між двома сферами, які не в усьому співпадають: між законодавством про працю і системою управління персоналом.