5) Разработка программы исследования и анализа действующей на предприятии системы на основе системного подхода (анализ политики в области качества каждого вида избранной продукции, а также соответствия ее реализации фактическим результатам деятельности предприятия в этой области). Перед составлением программы формируются цели исследования, которые определяют ее содержание.
В период начального перехода предприятия к использованию действующих стандартов ГОСТ Р ИСО серии 9000 ключевым направлением всей программы должны стать вопросы сравнительного анализа действующих положений системы с требованиями потребителей. Первая часть программы содержит вопросы анализа сравнительного соответствия элементов функционирующей на предприятии системы УК предъявляемым к ней требованиям. Целью анализа является определение негативных расхождений, поиск конкретных путей по их ликвидации и приведение действующей системы в соответствие с требованиями современных систем и потребителей.
Во второй части программы рассматриваются вопросы анализа сравнительного соответствия действующей системы требованиям избранной модели системы УК применительно к конкретным видам продукции.
В программу анализа также включают вопросы: сравнения качественных сторон элементов производственной системы (продукции, экономических результатов в области качества, производственных функций, производственной структуры и др.); сравнения элементов управляющей системы (элементов входа, общих и специальных функций управления качеством, оргструктуры, методов управления и др.). Необходимо также отразить в программе вопросы анализа имеющегося передового опыта по созданию аналогичных систем, преломляя его для использования на последующих стадиях исследования.
Затем в программе анализа нужно рассмотреть вопросы, определяющие соответствие данной системы УК требованиям действующих стандартов. Для этого целесообразно все вопросы сгруппировать по основным требованиям и процессам, включенным в систему УК для каждого из элементов системы УК (по отношению к функциям управления, персоналу, технологии управления, управленческой информации, организационной структуре управления и др.). Примерный состав основных требований и процессов системы управления качеством по ГОСТ Р ИСО 9001–2001 представлен в Приложении 1.
По результатам анализа общих вопросов принимается решение о целесообразности и объемах внедрения стандартов ГОСТ Р ИСО серии 9000 (ГОСТ Р ИСО 9000–2001, дополнительно ГОСТ Р ИСО 9004–2001). Примерный комплекс вопросов для анализа системы УК по некоторым процессам приведен в Приложении 2. Анализ действующей на предприятии системы также может быть проведен с использованием матрицы, указанной в Приложении 3.
Вся программа анализа составляется специалистами по УК, рассматривается комплексной рабочей группой и утверждается руководителем работ по проведению исследования системы.
6) Подбор действующей НТД, НМД, другой документации и литературы по вопросам анализа и разработки ТЗ на систему УК (с привлечением специальных подразделений и служб информации), для более полной и эффективной реализации всех этапы подготовительной стадии.
7) Разработка плана-графика работ по проведению исследования системы УК (определение перечня работ, осуществление их привязки к срокам, ответственным и непосредственным исполнителям). Это один из важнейших организационных документов подготовительной стадии, который утверждается директором предприятия.
8) Проведение исследования и анализа действующей на предприятии системы УК. (определение гипотезы результатов анализа, необходимых показателей и данных для анализа; сбор данных; анализ данных; формулирование результатов анализа данных и сравнение их с гипотезой, принятие решения и корректировка гипотезы о начале повторного цикла анализа или определение предложений по изменению анализируемой системы).
Для выработки предложений в процессе анализа очень важно устанавливать наиболее значимые причины и следствия недостатков (ошибок, дефектов, проблем, потерь и т.п.) в действующей системе УК. При этом сравнительный анализ должен осуществляться для каждого рассматриваемого вида продукции в отдельности.
При выполнении аналитического сравнения положений действующей системы УК с требованиями НТД и НМД (стандартов ИСО – ГОСТ Р) наиболее результативна матрица соответствия. Она отражает одновременно информацию о наличии (отсутствии) в действующей системе УК элементов, предусмотренных НТД, оценку соответствия имеющихся элементов соответствующим требованиям стандартов и дополнений к ним со стороны потребителей-заказчиков (Приложение 4).
На этапе анализа для каждого вида продукции определяют управленческие функции общего и специального характера с учетом общих функций УК, стадий жизненного цикла конкретной продукции, состава подсистем системы УК (согласно стандартам ИСО – ГОСТ Р).
По результатам анализа составляется отчет (аналитическая справка), где приводятся: результаты сопоставления различных элементов; оценка эффективности действующей системы по достижению ее целей и возможности использования для создания более совершенной системы УК; предложения по совершенствованию действующей системы и преобразованию ее в современную систему УК, удовлетворяющую требования потребителей.
Исходным материалов разработки ТЗ на оргпроектирование системы УК каждого вида продукции служат результаты анализа системы. Техническое задание устанавливает требования к разрабатываемым системам и порядку их создания. Оно должно включать следующие разделы:
− основание для разработки проекта систем (распорядительный документ или решение);
− цели разработки проекта систем (для каждого конкретного вида продукции формулируются важнейшие аспекты политики в области качества и цели разработки проекта системы);
− результаты предпроектного анализа действующей на предприятии системы УК, т.е. краткая характеристика предприятия и основные результаты проведенного анализа;
− общие требования к построению системы УК (формулируются принципы, правила построения и требования к системе в целом, системе общего УК, «продуктовым» системам УК с учетом дополнений со стороны потребителя);
− сроки разработки проекта систем (с указанием сроков разработки проекта систем для каждого вида продукции и их очередности с указанием ответственных исполнителей-подразделений);
− требования (задания) к объектам проектирования систем, которые включают все необходимые конкретные разработки, изменения и дополнения к действующей системе УК, в том числе целевые программы, обеспечивающие достижение целей проекта, а также проектные формы их представления, по каждому проектируемому документу указывается дата начала и окончания работ, а также исполнитель;
− источники финансирования работ по разработке и реализации проекта;
− состав, содержание и организация работ по внедрению проекта (перечень этапов и состав работ и мероприятий по подготовке и внедрению проекта, сроков их выполнения, исполнителей, форм их завершения);
− технико-экономическое обоснование проекта (величина экономического эффекта по условиям использования каждого вида продукции за установленный расчетный период времени, определяемая на основе стоимостных оценок позитивных результатов и затрат на разработку и внедрение проекта);
− порядок приемки систем УК (информация о порядке приемосдаточных работ, предъявления потребителям, сертификации систем и т.п.);
− нормативно-технические и методические источники проектирования (перечень НТД и НМД, другая документация, справочные и литературные источники, которые могут быть использованы для разработки проекта, проекты-аналоги подобных систем, типовые проекты, монографии и т.п.);
− перспектива продолжения работ (направления совершенствования систем);
− приложения (перечень подразделений и должностных лиц, согласовывающих основные документы систем, отчет или аналитическая справка об анализе, обоснования проведения работ и др.).
Естественным продолжением подготовительной стадии являются работы исследовательско-проектного характера и по реализации проектных решений непосредственно на предприятии. Иследовательско-проектная стадия включает этапы работ, направленные непосредственно на создание рабочих проектов этих систем УК.
Рабочий проект каждой системы разрабатывается в соответствии с ТЗ и представляет собой комплект НТД, НМД и другой документации необходимой:
− для создания, проведения приемо-сдаточных работ и реализации системы;
− для достижения целей и сертификации системы;
− для обеспечения дальнейшего нормального функционирования системы.
Непосредственно при проведении исследования на данной стадии осуществляются следующие мероприятия.
Предварительно перед проведением проектных работ по составлению документации рабочих проектов систем УК в соответствии с рекомендуемым в ТЗ перечнем, подбирается комплект НТД, НМД и другой литературы и документации по вопросам проектирования систем. Особенно полезными здесь могут оказаться типовые проекты и образцы-аналоги в подобных систем УК.
Среди всех этапов исследовательско-проектной стадии создания систем УК основными, как правило, являются те, которые связаны с проведением исследований и разработкой проектной документации сначала технического, а затем и рабочего проектов.
Разработка рабочей проектной документации системы УК осуществляется в принципе в два подэтапа: на первом разрабатываются документы по системе общего УК, единой для каждой из систем УК продукции конкретного вида, на втором – документы непосредственно для системы УК продукции каждого вида в отдельности в соответствии с выбранной для нее определенной моделью системы.