Формальный контроль делится на:
1. Предварительный, который имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документов и регулирует процесс подготовки и принятия решения. Предварительный контроль отслеживает те процедуры, которые предшествуют принятию решения.
2. Итоговый, проводится службой делопроизводства периодически и обеспечивает сбор и обработку аналитической информации об исполнительной дисциплине предприятия.
Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения, составления ответов, внесения изменений в нормативные и инструктивные документы.
Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и сроки.
Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения указывается в инструкции по делопроизводству и содержит наиболее важные с точки зрения целей организации виды документов.
В технологии контроля исполнения выделяются 4 этапа:
1. Постановка на контроль.
2. Ведение контроля.
3. Снятие с контроля.
4. Анализ исполнительской дисциплины.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюциях и в случаях сообщения результатов заинтересованным учреждением или наличием документального подтверждения исполнения документа.
При организации делопроизводства в системе управления следует исходить из того, что документооборот – одна из важнейших обслуживающих функций, которая должна выполняться специальной службой или специально выделенными сотрудниками. Функцией такой служит документационное обеспечение деятельности учреждения, куда входят прием, учет, распределение, печать и размножение, а также отправка документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовка дел к сдаче в архив.
Следующая функция – это организационно-методическое руководство делопроизводством подразделения, техническое и программное обеспечение системы делопроизводства и обучение и подготовка сотрудников по ведению документов.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
- формирование картотеки контролируемых документов;
- направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;
- выяснения в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
- получение информации о ходе и результатах исполнения;
- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
- снятие документов с контроля по указанию руководителей;
- формирование картотеки исполненных документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.[5]
2. Организационно - экономическая характеристика СПК «Заречный-Агро»
2.1 Местонахождение и условия деятельности хозяйства
Сельскохозяйственный производственный кооператив «Заречный-Агро» (ранее кооператив), до переименования - колхоз «Заречный» (переименован решением собрания уполномоченных от 30 июня 2003г.), является коммерческой организацией, созданной гражданами на основе добровольного членства для совместной деятельности по производству, переработке, сбыту сельскохозяйственной продукции, а также иной не запрещенной законодательством деятельности. Руководство хозяйством осуществляет Правление сельскохозяйственного кооператива во главе с председателем (Турченик Викентий Михайлович). Производственное направление хозяйства - молочно-мясное с развитым растениеводством.
Юридический адрес: 231737 д. Лойки, Гродненская область, Гродненский район.
Кооператив является юридическим лицом, имеет расчетный, валютный и другие счета в учреждениях банков, самостоятельный баланс, печать со своим наименованием. В своей деятельности кооператив руководствуется настоящим Уставом и действующим законодательством. Имущество кооператива составляют его основные фонды и оборотные средства, также акции, ценные и приравненные к ним бумаги. Уставный фонд кооператива составляет 1000 млн. рублей.
Для проведения работ землеотвод не требуется. Для занятия данной деятельностью лицензий или другого разрешения государственных органов не требуется. Слабым местом сельскохозяйственного производства является, прежде всего, изменчивость погодных условий, которые во многом определяют результаты деятельности хозяйств и их финансовое состояние. Еще одно слабое место - сезонный характер производства и сбыта продукции. Реализовывается продукция по установленным государственным закупочным ценам.
Было принято решение о присоединении с 1.03.2007 г. РУСПП «Гродненская птицефабрика» к СПК «Заречный - Агро». В результате присоединения площадь пашни составила 5467 га.
СПК «Заречный-Агро» является многоотраслевым сельскохозяйственным предприятием с молочно-мясным животноводством, выращиванием зерновых, сахарной свеклы, кормовым производством.
В СПК «Заречный-Агро» работает 342 человека, в том числе персонал сельскохозяйственного производства - 321 человек.
Производственную деятельность кооператив осуществляет через имеющиеся структурные подразделения:
- 4 производственных участка;
- 3 фермы по выращиванию и откорму крупного рогатого скота (фермы Заречанка, Белые Болота (старая), Затишье) и 4 молочно-товарных ферм (фермы Лойки, Келбаски, Белые Болота (новая), Осташа).
Производственно-финансовая деятельность СПК «Заречный - Агро».
Таблица 1. Производственно-финансовая деятельность хозяйства.
| № п/п | Показатели | Единица измерения | 2005 | 2006 | 2007 |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1. | Площадь с/х угодий | га | 4047 | 4037 | 6839 |
| В т. ч. пашни | га | 3143 | 3133 | 5467 | |
| 2. | Балл с/х угодий | балл | 29,8 | 29,8 | 29,8 |
| Пашни | балл | 32 | 32 | 32 | |
| 3. | Валовой сбор с/х культур | ||||
| Зерновые и зернобобовые в весе после доработки | тонн | 9035 | 6237 | 9536 | |
| Сахарная свекла | тонн | 7687 | 6755 | 6263 | |
| Картофель | тонн | 490 | 247 | 279 | |
| Овощи | тонн | 32 | 80 | 80 | |
| Рапс | тонн | 199 | 217 | 286 | |
| 4. | Урожайность основных с/х культур | ||||
| Зерновые и зернобобовые в весе после доработки | ц/га | 57,9 | 42,1 | 46,4 | |
| Сахарная свекла | ц/га | 512,5 | 450,3 | 463,9 | |
| Картофель | ц/га | 326,7 | 164,7 | 186 | |
| Овощи | ц/га | 320 | 267 | 267 | |
| Рапс | ц/га | 28,4 | 24,1 | 19,7 | |
| 5. | Среднегодовое поголовье КРС | ||||
| Коров | голов | 618 | 618 | 837 | |
| Животных на выращивании и откорме | голов | 2093 | 2231 | 2551 | |
| 6. | Продуктивность скота | ||||
| Удой от коровы | кг | 5020 | 5201 | 5125 | |
| Среднесуточный привес КРС | грамм | 593 | 609 | 620 | |
| 7. | Валовое производство продукции животноводства | ||||
| Мясо КРС | тонн | 472 | 517 | 607 | |
| Молоко | тонн | 3103 | 3214 | 4290 | |
| 8. | Производство продукции животноводст- ва в расчете на 100га с/х угодий | ||||
| Мясо | ц | 116,6 | 128,1 | 88,8 | |
| Молоко | ц | 766,7 | 796,1 | 627,3 | |
| 9. | Валовая продукция сельского хозяйства в сопоставимых ценах – всего | млн. руб | 4914 | 4891 | 7198 |
| В т. ч. растениеводство | млн. руб | 3132 | 2761 | 4228 | |
| животноводство | млн. руб | 1782 | 2130 | 2970 | |
| 10. | Реализация основных видов продукции: | ||||
| Зерно | тонн | 5967 | 5659 | 5251 | |
| Рапс | тонн | 199 | 217 | 286 | |
| Сахарная свекла | тонн | 7687 | 6755 | 6263 | |
| Овощи | тонн | 21 | 55 | 15 | |
| Картофель | тонн | 307 | 153 | 132 | |
| Молоко | тонн | 2917 | 2704 | 3566 | |
| Мясо | тонн | 393 | 377 | 623 | |
| Мед | ц | 2 | 1 | 1 | |
| 11. | Выручка от реализации товаров, продукции, работ и услуг | млн. руб | 4867 | 4737 | 6911 |
| 12. | Чистая прибыль | млн. руб | 1038 | 530 | 767 |
| 13. | Рентабельность по хозяйству | % | 28,6 | 12,3 | 11,2 |
| 14. | Среднегодовая численность работников | чел | 280 | 280 | 338 |
Общая земельная площадь СПК «Заречный-Агро» на 1.01.2008 г. составляла 8774 га, в том числе сельскохозяйственных угодий - 6839 га с баллом 29,8, из них пашни - 5467 га с баллом 32,0, луговых угодий - 1372 га, в том числе улучшенных - 645 га.