Принципиальное значение для оценок эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определение уровня эффективности, который принимается за нормативный. Здесь можно указать несколько подходов, которые могут дифференцированно использоваться применительно к конкретным случаям. Один из них сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта системы управления.
Показатели, используемые при оценках эффективности аппарата управления и его организационной структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы.
1. Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления, выражающихся через конечные результаты деятельности организации и затраты на управление.
2. Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления, в т.ч. непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления, а также единовременные расходы на исследовательские и проектные работы в области создания и совершенствования систем управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении, затраты на строительство.
При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности и ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности при неизменности остальных. К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надежность [7, c.113].
Адаптивность системы управления определяется ее способностью эффективно выполнять заданные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.
Гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свою роль в процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упорядоченности отношений.
Оперативность принятия управленческих решений характеризует своевременность выявления и решения управленческих проблем, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.
Надежность аппарата управления в целом характеризуется его безотказным (соответствующим поставленным целям) функционированием. Если считать качество определения целей и постановки проблем достаточным, то надежность аппарата управления может относительно полно характеризоваться его исполнительностью, т.е. способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов.
3. Группа показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень, которые могут использоваться в качестве нормативных при анализе эффективности проектируемых вариантов организационных структур [10, c.22].
В качестве общехозяйственного эффекта для торговых организаций потребительской кооперации можно считать розничный товарооборот, представляющий собой выручку от реализованной продукции за определенный период времени (день, месяц, квартал, год), для заготовительных организаций – заготовительный оборот, для производственных – объем выпуска продукции.
Общехозяйственная эффективность может быть определена по соотношению общехозяйственного эффекта с использованными для этого ресурсами. Этот показатель ещё называют ресурсоотдачей. Числитель при этом определить несложно по бухгалтерской и статистической отчетности. В качестве совокупных ресурсов принимают суммарную величину основных средств, нормируемых оборотных фондов и трудовых ресурсов в денежной оценке (через заработную плату) [8, c.115].
Классификацию факторных показателей можно произвести по следующим признакам:
1. По видам ресурсов - эффективность использования основных фондов, оборотных средств, трудовых ресурсов;
Эффективность использования основных фондов может быть выражена такими основными показателями:
— фондоотдача,
— фондоемкость,
— оборачиваемость оборотных средств,
— доля собственных и заемных средств в оплате,
— окупаемость капитальных вложений,
— материальные затраты на 1 руб/ 1000 руб. валовой, товарной и т.д. продукции,
— нагрузка на 1 кв. м торговой и складской площади в оптовой торговле,
— выручка с одного посадочного места в общественном питании,
— коэффициенты использования производственных мощностей и технологического оборудования (варочных котлов, электроплит, хлебопечей и др.).
Фондоемкость и фондоотдача – это два обратных по отношению друг к другу показателя. Фондоемкость рассчитывается делением суммы основных фондов на выпуск продукции или на товарооборот (розничных, оптовый, заготовительный, питания, грузооборот). Она показывает влияние общих или специализированных фондов на деятельность [8, c.160].
Фондоотдача рассчитывается путем отношения выпуска продукции или товарооборота на сумму основных фондов. Она показывает, что чем выше фондоотдача, тем более эффективно используются основные фонды.
Каждый показатель можно детализировать дополнительными. К примеру, качественное состояние основных фондов можно показать при помощи коэффициента физического износа в целом по предприятию и по каждому объекту (зданию, сооружению, оборудованию и т.д.).
Для торговой деятельности коммерческих и некоммерческих организаций большое значение имеет товарооборачиваемость, которая определяется количеством дней одного оборота и количеством оборотов в год. Товарооборачиваемость в днях рассчитывается делением средних товарных запасов на однодневный товарооборот (розничный, оптово-складской, заготовительный) Она показывает среднее количество дней, за которое происходит обновление товарных запасов. Такие расчеты можно произвести по каждой отдельной товарной группе на основе статотчета 3-торг. Определяется товарооборачиваемость и в разах путем деления товарооборота на величину средних товарных запасов в периоде [9, c.113].
Оборачиваемость оборотных средств рассчитывается по балансу, включая все оборотные активы и без учета размеров торговой надбавки. Ускорения оборачиваемости оборотного капитала, в том числе товаров, высвобождает необходимое количество средств для оплаты.
Доля собственных и заемных финансовых средств имеет важное значение для организации. В управленческой деятельности необходимо предвидеть обстоятельства, когда выгодно, а когда нет использовать коммерческие кредиты в хозяйственной деятельности.
2. По результатам хозяйственной деятельности – объемные и качественные показатели. Это те же рассмотренные ранее показатели, но под другим углом зрения. Объемные показатели – это обороты хозяйственной деятельности по отраслям (розничный, оптово-заготовительный, питания, выпуска продукции) или натуральные величины объемов выпуска, закупа товаров (заготовок), выработка блюд и др.
Качественные показатели – рассмотрение факторов влияния на доходы, издержки обращения или производства и на прибыль организации. В роли эффекта здесь выступают хозрасчетные показатели, а за базу сравнения принимаются показатели объемов деятельности, виды функционирующих ресурсов. Качественными показателями считают уровень доходов, уровень издержек обращения, показатели рентабельности.
Уровень доходов показывает, с какой долей максимального накопления осуществляется отраслевая деятельность.
Распространенным качественным показателем в кооперативных организациях является уровень издержек обращения по отраслям. Он определяется делением суммы издержек на соответствующий оборот (розничный, оптовый, заготовительный, питания).
В производственных отраслях вместо уровня издержек общепринято исчислять себестоимость единицы выработанной продукции, которая может быть общей и по отдельным статьям производственных расходов.
Наиболее важными качественными показателями любой отрасли кооперативного хозяйства считаются показатели рентабельности, которые рассчитываются отношением прибыли на объемы деятельности или на какие-то виды ресурсов. В прибыли аккумулируются результаты деятельности по накоплению доходов, по экономии издержек обращения, поэтому они выступают в качестве показателя эффекта всей хозрасчетной деятельности [9, c.115].
Факторными показателями прибыли могут выступать рентабельность основных фондов, 1 кв. м розничной торговой площади, 1 кв. м складов на базе, 1 работника торговли, 1 т закупленной продукции по видам, 1 т выработанной продукции в производственных отраслях.
3. По технологии управления – для оценки сложившихся методов и для оценки нововведений.
Оценка эффективности при нововведениях определяется в зависимости от конкретного новшества. Одним из главных направлений нововведений является внедрение достижений НТП. НТП – это комплекс научных мероприятий, внедрение которых повышает эффективность результатов управленческой деятельности.
Внедрение мероприятий НТП по стране оценивается при помощи величины национального дохода, получаемого от них. Национальный доход может быть рассчитан и по крупному административно-территориальному образованию (республика, край, область).
Для оценки эффективности таких мероприятий по отраслям и для каждой отдельной организации вместо национального дохода показателем эффекта может служить размер прибыли, дохода, изменения производительности труда и расхода материалов.