Документооборот имеет две важнейшие составляющие:
- порядок осуществления документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);
- график документооборота (определяет конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания клиентов, проведения кредитных и депозитных, а также межбанковских операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является "операционный день" - время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.
Порядок осуществления документооборота и его графики разрабатываются каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация документооборота должна обеспечивать выполнение следующих основных требований:
- все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня, подлежат приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день;
- расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.
При осуществлении обслуживания:
- прием расчетно-денежных документов от клиентов - юридических лиц в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками (или в централизованном порядке через абонентские ячейки или через специальных работников). Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные ящики;
- расчетные и кассовые операции для частных лиц производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции;
- операции самого банка по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств обычно производятся в операционное время. Внутрибанковские операции проводятся во второй половине дня.
Рабочий день учетно-операционных работников организуется с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передача документов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мере оформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно во второй половине дня. Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям банков, отправляются в тот же день.
Документооборот по расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется в соответствии с Положениями «Об организации межбанковских расчетов на территории Российской Федерации» и «Об организации расчетов между банками разных республик» [7].
Оформить информационно-справочный документ в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003
Приведем пример оформления бланка письма.
| НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ГОРНОГО ДЕЛАул. Тургенева, 51, г.Хабаровск, 680000тел.(4212)77-11-01, телетайп 0200002ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000ИНН КПП 0000000000 000000000 | Директорунаучно-исследовательского института радиационной техникиА.С.Штаню |
| 09.10.2008 № 13-3/54На № 15-4/79 от 27.08.2003 |
О возвращении технического проекта на АСУ «Кадры»
Возвращаем технический проект на АСУ «Кадры» в связи с тем, что он имеет существенные недостатки, требующие переработки.
Предлагаем направить сотрудника для обсуждения возникших вопросов.
Просим сообщить заранее о времени его командирования.
Приложение: на 1 л. в 2 экз.
| Заместитель директора | личная подпись | И.И. Иванов |
Сёмина Юлия Петровна
Тел. 50 37 13
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Банк, В.Р. Организация и бухгалтерский учет банковских операций – М.: Финансы и статистика, 2004.
2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. — Ростов –на-Дону, «Феникс», 2007.
3. Ботавина Т.А. Этика делового общения. – М.: Инфра-М, 2004.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.
5. Данцев А.А., Нефедова Н.В. Русский язык и культура речи. – Ростов-на-Дону, 2005.
6. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
7. Козлова, Е.П., Е.Н. Галанина Бухгалтерский учет в коммерческий банках– М.: Финансы и статистика, 2006.
8. Левин А. Самоучитель полезных программ. – М.: «Нолидж», 2009.
9. Макарова Н. Компьютерное делопроизводство. Учебное пособие. – М.,2008.
10. Смирнова, Л.Р. Банковский учет– М.: Финансы и статистика, 2006.
11. Холопова Т.И., Лебедева М. М. Протокол и этикет для деловых людей. – М.: ИНФРА-М, 2004
12. Электронный ресурс: http://mgup-vm.ru/russian/08.html
ТЕСТ № 10
1. Каким бывает вербальное общение ?
а) устное;
б) письменное;
в) мимика.
2. Какие группы документов обращаются в организациях ?
а) организационные документы;
б) распорядительные документы;
в) информационно-справочные документы;
г) финансово-бухгалтерские документы.
3. Является ли общение частью ведения дел организации ?
а) да;
б) нет;
в) иногда.
4. Условия применения позиционного подхода к ведению переговоров:
а) немедленный выигрыш важнее будущих отношений;
б) интересы сторон взаимозависимы;
в) компромисс принципов неприемлем для сторон;
г) стремление к сотрудничеству, а не соперничеству.
5. К формальным методам понимания можно отнести:
а) слушание;
б) наблюдение;
в) участие;
г) зондирование.
6. Каким может быть общение по содержанию ?
а) когнитивным;
б) деятельностным;
в) материальным;
г) мотивационным;
д) кондиционным.
7. Какие барьеры могут возникать в процессе общения ?
а) сенсорные;
б) информационные;
в) технологические;
г) социальные;
д) индивидуальные.
8. К общим функциям документа можно отнести:
а) культурную;
б) коммуникативную;
в) информационную;
г) доказательную;
д) социальную.
9. Какие требования могут предъявляться к информации ?
а) достоверность;
б) полнота;
в) экономичность;
г) оперативность;
д) краткость.
10. Какие документы необходимо утверждать ?
а) тарифные ставки;
б) договоры;
в) гарантийные письма;
г) докладные записки.