Энергетический отдел обеспечивает бесперебойное снабжение предприятия электроэнергией, теплотой, сжатым воздухом, водой, кислородом и другим. Проводит планирование и осуществляет ремонт энергетического оборудования, разрабатывает и осуществляет мероприятия по реконструкции, техническому перевооружению и перспективному развитию энергетического хозяйства предприятия, проводит нормирование расходов электроэнергии, теплоты, топлива, сжатого воздуха и др., а также мероприятия по их экономии, использование вторичных энергоресурсов, организует хозрасчет в энергетических цехах, разрабатывает технические и организационные мероприятия по повышению надежности и увеличения срока службы энергетического оборудования, проводит работы по оптимизации режимов использования энергетического оборудования в энергетических и производственных цехах, разрабатывает мероприятия по борьбе с загрязнением воздушного бассейна и по очистке промышленных сточных вод от систем энергоснабжения, проводит работы по научной организации труда в энергетических цехах и совершенствованию учета, расчету потребностей и составления энергобалансов, анализу, учету и представлению отчетности, проводит инструктаж и обучение персонала, осуществляет производственные связи с другими подразделениями предприятия и районными энергоснабжающими организациями.
Производственно – диспетчерский отдел осуществляет оперативный контроль за ходом производства, разрабатывает календарные графики работы, устраняет причины, нарушающие нормальный режим производства и др.
Отдел технического контроля осуществляет контроль за комплексностью и качеством готовой продукции, разрабатывает предложение по предупреждению и уменьшению брака, организует контроль за качеством поступающего на предприятие сырья, материалов, полуфабрикатов и др. Качество продукции является определяющем в общей оценке результатов деятельности трудового коллектива.
Главный экономист, являющийся заместителем директора по экономическим вопросам, руководит работой по планированию и экономическому стимулированию на предприятии, повышению производительности труда, выявлению и использованию производственных резервов улучшению организации производства, труда и заработной платы, организации внутризаводского хозрасчета и др.. Ему могут подчиняться планово-экономический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, экономическая служба.
Планово-экономический отдел разрабатывает годовые, квартальные планы предприятия и отдельных цехов, контролирует их выполнение, определяет пути устранения недостатков, организует и совершенствует внутризаводское и внутрицеховое планирование, разрабатывает нормативы для образования фондов экономического стимулирования, ведет оперативный статистический учет, анализ показателей работы основных агрегатов, цехов и заводов, разрабатывает и представляет на утверждение проекты, цены на новую продукцию, изучает и внедряет передовой опыт в организации планово-экономической работы и др.
Бухгалтерия осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия и др.
Финансовый отдел – производит финансовые расчеты с заказчиками и поставщиками, связанные с реализацией готовой продукции, приобретением необходимого сырья, топлива, материалов и т.д.. В задачи этого отдела входит также получение кредитов в банке, своевременный возврат ссуд, взаимоотношение с государственным бюджетом.
Экономическая служба проводит всесторонний анализ результатов деятельности предприятия, разрабатывает мероприятия по снижению себестоимости и повышению рентабельности предприятия, улучшению использования производственных фондов, выявлению и использованию резервов на предприятии, осуществляет методическое руководство вопросами научной организации труда, участвует в разработке технико-экономических нормативов и конкретных показателей по экономическому стимулированию и др.
Заместитель директора по общим вопросам руководит материально-техническим снабжением и сбытом продукции, работой жилищно- коммунального хозяйства и др.
Отдел организации труда и заработной платы разрабатывает штатное расписание, составляет годовые, квартальные, и месячные планы по труду и заработной плате и осуществляет контроль за их выполнением, разрабатывает мероприятия по повышению производительности труда, внедрению прогрессивных систем заработной платы, разрабатывает положение об образовании и расходовании фонда материального поощрения, разрабатывает технически обоснованные нормы выработки и проводит анализ их выполнения, организует и участвует в разработке вопросов научной организации труда, содействует движению за коллективную гарантию трудовой и общественной дисциплины.
Применение коллективной ответственности приводит к существенному снижению потерь рабочего времени, текучести кадров.
При заказе продукции основным документом является письмо-заявка, поэтому рассмотрим на ее примере документооборот управления производством на заводе. Письмо-заявка, заполненное соответствующим образом, поступает к секретарю-делопроизводителю, который его регистрирует и передает начальнику отдела маркетинга и реализации продукции (ОМ и РП) или его заместителю, он накладывает визу для дальнейшей проработки заказа. Завизированное письмо-заявка передается исполнителю из отдела ОМ и РП. Исполнитель заводит лист проработки заказа (ЛПЗ). В дальнейшем, ЛПЗ передается на рассмотрение конструкторско-технологическому отделу для разработки чертежей и выявления технологических возможностей производства продукции по заявке. Следующим шагом в проработке заказа является передача ЛПЗ в планово-экономический отдел для определения цены продукции. После планово-экономического отдела ЛПЗ передается в производственно-диспетчерский отдел для определения сроков изготовления продукции. После всей этой процедуры ЛПЗ возвращается исполнителю. При положительном заключении всех отделов исполнитель печатает служебную записку, на основе которой цехам дается указание для включения в план производства продукции по заявке. При готовности продукции информация цехами передается диспетчеру ОМ и РП, который на основании данных документов выписывает накладные, поступающие далее на склад и передаваемые вместе с товаром и сертификатами потребителю. На основе накладных создается спецификация. Спецификацию подписывается директором БМЗ, заместителем директора по маркетингу, начальниками отдела маркетинга, финансового отдела, планово-экономического отдела. Подписанная спецификация по сути есть разрешение директора и всех подразделений на отгрузку готовой продукции.
Спецификация остается в ОМ и РП для учета товародвижения.
При работе в большой организации, такой как Бугульминский механический завод, являющейся активным участником рынка, необходимо использовать компьютерные информационные технологии.
Для эффективной работы подразделений используются различные виды техники и технологий.
Фактически на каждом рабочем месте БМЗ установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач.
На каждом компьютере БМЗ установлены стандартные элементы программного обеспечения, как:
- операционные системы MS-DOS, Windows;
- среда пользователя Norton Commander;
Также стандартный набор необходимых программ:
- антивирус Касперского с настойкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков ежедневно;
- файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс и т.д.).
Следует отметить, что для ОАО «Татнефть» специально разработаны сетевые программы SUPR3 и FORT 5. Они предназначены для сетевого электронного учета и прослеживания этапов разработки продукции.
Для оптимизации работы и минимизации риска заражения компьютеров вирусами при использовании дискет для передачи информации в Компании установлена локальная сеть.
Каждый из работников Компании имеет свое имя в сети и пароль для входа в сеть.
На компьютерах БМЗ установлены коммуникаторы, по которым можно послать сообщение любому из сотрудников, зная его сетевое имя. Также ему будет доступен общий каталог документов, где хранятся обменные файлы.
Локальная сеть решает множество проблем. При ее наличии нет необходимости перегружать локальные диски компьютеров множеством стандартных программ, т.к. они находятся на сети, а на локальных дисках находятся только файлы на их запуска, т.е. остается больше места для работы специфических программ. Нет необходимости использовать съемные носители для передачи информации от пользователя к пользователю, таким образом, не только снижается риск заражения компьютеров различными вирусами, но и значительно увеличивается скорость передачи информации, создается возможность совместной работы над документом. Большим плюсом является возможность использования одной сетевой программы многими пользователями с изменением информации в режиме on line. Наконец, нет необходимости в большом количестве принтеров, достаточно подключения одного или нескольких принтеров к сети.
Можно сделать вывод, что Бугульминский механический завод является крупным предприятием с множеством подразделений. Каждое структурное подразделение имеет свои функции. Отрицательным моментом в этой ситуации является громоздкость и неповоротливость управленческого аппарата. Информационные системы управления на БМЗ глубоко интегрировались. Однако существует дубликация процессов управления путем оформления бумажной документации и через информационные системы управления. В этом случае необходимо исключить двойной оборот информации, замедляющий процесс управления.
2.3 Анализ нематериальной мотивации персонала на БМЗ