Завдання стратегічного контролю - супроводжувати і підтримувати стратегічний план щодо забезпечення його життєздатності. Супровід включає перевірку адекватності формулювання стратегії, її впровадження і реалізацію. Основне завдання стратегічного контролю полягає у підтримці досягнення стратегічної мети підприємства.
При формуванні концепції стратегічного контролю необхідно враховувати і вирішувати такі завдання:
• формування контрольованих величин для вимірювання та оцінки потенціалу успіху;
• встановлення нормативних величин, що діють в якості бази для порівняння;
• визначення фактичних (реальних) значень контрольованих величин;
• повторна перевірка реальних величин по відношенню до нормативних шляхом порівняння плану і факту (тобто за статистикою за минулий період) і порівняння плану з реально склалися (бажаними) контрольованими величинами, що характеризують актуальний потенціал успіху;
• фіксація відхилень і аналіз причин, відповідальних за відхилення;
• виявлення необхідних коригувальних заходів для управління відхиленнями від стратегічного курсу.
Процес стратегічного контролю складається з трьох фаз.
1. Формування контрольованих величин. В якості таких слід розглядати об'єкти контролю. Об'єктами контролю (контрольованими величинами) можуть бути цілі, стратегії, потенціали успіху, фактори успіху, сильні і слабкі сторони підприємства, шанси і ризики, припущення-сценарії, рубежі і наслідки.
2. Проведення контрольної оцінки. Ця фаза може розглядатися як власне контроль у вузькому сенсі. Тут визначаються і оцінюються ефективність поточного процесу і створеної структури, а також правильність поставленої мети. Зокрема, можуть проводитися порівняння, аналіз і оцінка відхилень, а також обґрунтування причин, що викликали виявлені відхилення.
3. Прийняття рішення за результатами стратегічного контролю. За даними аналізу відхилень між контрольованими величинами генеруються і реалізуються коригувальні заходи. Крім того, стимулюється проведення самих коригувань.
Реалізація стратегічного контролю пов'язана з великим числом проблем. Це, перш за все, проблеми вимірювання, організаційної структури і взаємин. Проблеми вимірювання пов'язані з невизначеним тимчасовим горизонтом та високим ступенем абстрактності стратегічного планування, що ускладнює дії з контрольованими величинами.
Система стратегічного інформаційного забезпечення націлена на раннє виявлення майбутніх тенденцій як поза підприємства (в навколишньому світі), так і всередині нього.
Зовнішні "індикатори" повинні інформувати про економічні, соціальних, політичних і технологічних тенденціях.
Внутрішні "індикатори", що представляють собою на практиці окремі показники та їх системи, покликані інформувати керівництво про поточний "здоров'я" і "самопочуття" підприємства, а також прогнозувати кризові ситуації на підприємстві в цілому або в окремих сферах його діяльності.
У завдання контролінгу входить методична та консультативна допомога щодо створення системи раннього виявлення тенденцій і факторів, здатних принести при їх розвитку як вигоду, так і збиток, на основі зовнішніх і внутрішніх індикаторів.
1.3 Організація інформаційного забезпечення
Функціонування будь-якої системи управління вимагає правильної організації інформаційного забезпечення, тобто наявності сукупності оброблених відомостей про стан об'єктів фінансово-господарської діяльності, які відповідають вимогам управлінського блоку. У свою чергу інформаційне забезпечення включає в себе інформаційну систему, що має в своєму розпорядженні необхідний інформаційний фонд (персонал і технічні засоби) і систему інформаційних потоків. Інформаційна система являє собою комунікації персоналу підприємства, щодо питань, які стосуються їх про професійної діяльності.
Вихідними елементами інформаційного забезпечення є інформаційні потоки, які представляють собою рух (переміщення) інформації між людьми , або між підрозділами. Сукупність такого роду переміщень, являє собою систему інформаційних потоків, яка дає можливість здійснювати будь-який процес. Система інформаційних потоків - це система потоків інформації, яка дозволяє підприємству вести фінансово-господарську діяльність.
Виходячи з того, що потреба в інформації породжується необхідністю вирішувати конкретні завдання управління, очевидним є те, що система управління та інформаційна система повинні бути в тісній всебічній взаємодії. При цьому інформаційну систему можна розглядати як підсистему управління.
Отже, основна мета і призначення інформаційних потоків - це оптимізація роботи підприємства. Шляхи досягнення цієї мети різними авторами розглядаються по-різному. Дослідженнями інформаційних потоків на підприємстві займалися: Гільде Е.К., Шмігель А.Д., Якубова Б.А. та ін
Наприклад, систему народногосподарського обліку А.Д. Шмігель розглядав з точки зору ієрархічного принципу, де систему обліково-економічної інформації підприємства вважав первинною ланкою або підсистемою системи народногосподарського обліку. Формування обліково-економічної інформації відбувається на рівні здійснення господарських операцій, угруповання яких призводить до створення підсистем обліково-економічної інформації з конкретних напрямків фінансово-господарської діяльності підприємства. Плавний і поступовий перехід інформації з підсистеми нижчої ланки в підсистему вищої ланки, за допомогою руху інформаційних потоків, супроводжується послідовним накопиченням даних, їх обробкою, угрупованням і відбором.
Ще одним, досить важливим моментом, при формуванні системи обліково-економічної інформації, є те, що обробка і використання даних повинна здійснюватися інтегровано. Інтеграція повинна пронизувати весь інформаційний процес. Так, одна і та ж первинна інформація використовується для різних інформаційних потреб; відомості передаються по одиничних каналах тільки один раз в одному напрямку - у обчислювальний центр, а звідти можуть бути затребувані будь-яким органом управління.
2. Методи оперативного і стратегічного контролінгу
2.1 Методи оперативного контролінгу
Методи оперативного контролінгу служать контролерові засобом активного управління прибутком, виявлення і усунення оперативних вузьких місць в сферах постачання, виробництва, реалізації, управління.
Поточний маркетинг дозволяє активно управляти прибутком, коли товар з фактичним ступенем покриття, реалізується в першу чергу, а товар з меншим ступенем покриття - тільки за бажанням клієнта або в разі звуження асортименту продукції, що випускається.
Оперативний контролінг і маркетинг дозволяють усунути оперативні вузькі місця результатів діяльності організації, планувати і забезпечувати досягнення таких цілей, як дохід на інвестований капітал, грошові потоки, плановий обсяг сум покриття по асортименту товарів, керувати за допомогою факторів, що впливають на витрати й результати, прибутком у межах поточного періоду (року, місяця).
Центральне місце в системі поточного контролінгу займає управління прибутком. Тому контролери у своїй діяльності використовують такі методи, які дозволили б приймати більш обгрунтовані рішення для забезпечення та досягнення запланованого рівня прибутку:
• АВС-аналіз;
• управління запасами матеріалів;
• аналіз відхилень та інші.
1. АВС-аналіз
У контролінгу АВС-аналіз має особливе значення, оскільки позволяє проводити цілеспрямовані і економічні заходи. Коли виявлено структурні елементи, для важливих процесів негайно можуть бути здійснені ефективні коригувальні заходи.
При АВС- аналізі зіставляються показники в натуральному і вартісному вираженні. Дослідження, що проводяться в організаціях, показують, що відносно невеликі величини в натуральному вираженні, взяті з деякої сукупності, дають відносно великі вартісні значення. Тому керівництво повинно виявити в організації ті невеликі величини в натуральному вираженні, котрим відповідають більші вартісні значення. Тоді можна відносно швидко впливати на всю сукупність.
АВС-аналіз може бути застосований, перш за все, в матеріально-технічному забезпеченні, виробництві та збуті. Так, в області матеріально-технічного забезпечення розглядаються кількість і вартість деталей по постачальниках; в області виробництва може бути проведене дослідження і зміна постійних витрат; в області збуту інтерес представляють актуальні замовлення і продаж продукції.
АВС-аналіз необхідний і при дослідженні витрат за елементами, місцями виникнення та об'єктами калькулювання.
Суть аналізу полягає в тому, що визначається частка внеску до загального доходу або оборот кожної групи продуктів, постачальників, клієнтів, матеріалів і т. д. Групи отримують назву А, В і С. До групи А ставляться, наприклад, продукти , які принесли дохід вище середнього, до групи В - продукти із середнім внеском, до групи С-продукти нижче середнього.
Знижки представляють собою зниження ціни товарів і послуг, коли потрібно диференціювати єдину ціну пропозиції для різних покупців. За допомогою знижок проводиться більш гнучка політика цін. Популярність таких дій пояснюється найчастіше їх психологічним ефектом. Клієнти відчувають, що їм надана перевага, у них виникає враження, що покупка пропонованих товарів і послуг зі знижкою їм особливо вигідна.
2. Управління запасами матеріалів
До завдань управління запасами матеріалів відносяться планування запасів і прийняття рішень про замовлення матеріалів. Повинні бути заплановані бажані умови поставки і необхідні страхові запаси відповідно до умов заморожування капіталу за групами.