Інформатика і менеджмент на сучасному рівні розвитку суспільства не тільки взаємозалежні, а й взаємопов’язані. Так, за допомогою інформатики організовується повна і всебічна інформованість (інформаційне забезпечення) всього керівного складу і фахівців про внутрішній стан підприємства, процеси та явища в їхньому взаємозв’язку, які відбуваються або на об’єкті управління, а також про зовнішнє середовище.
Тож для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення той чи інший менеджер має бути забезпечений об’єктивною, повною, вірогідною і наданою в потрібний час інформацією. Зважаючи на те, що управління є процесом безперервним, він має безперервно отримувати таку інформацію [20, с. 11].
В соціально-економічних системах, до яких структурно входять різноманітні об’єкти управління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, яка використовується в процесах управління.
Отож, інформаційна система – це сукупність різноманітних взаємопов’язаних усебічних відомостей про стан об’єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на керовану.
Тому, для розв’язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.
Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядати як певну сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін. Ці відомості систематизовані і перетворені у придатну для використання форму, відіграють в управлінні надзвичайно важливу роль.
Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів розміщення і форм існування, інформації, яка використовується в інформаційній системі, під час її функціонування на об’єкті управління (згідно ГОСТ 34.003-90 “АС Термины и определения”).
Основні вимоги до інформаційного забезпечення (ГОСТ 24.104-85 “Автоматизированные системы управления. Общие требования”) такі:
- Інформаційне забезпечення має бути достатнім для використання всіх функцій інформаційної системи, які автоматизуються;
- Для кодування інформації, що використовується як на об’єкті управління, так і на вищому рівні, необхідно використовувати погоджені класифікатори, які в них є;
- Інформаційне забезпечення даної інформаційної системи має бути поєднане з інформаційним забезпеченням інших систем з якими воно взаємодіє;
- Форми документів і відеокадрів, які вводяться системою, мають відповідати вимогам стандартів, технічним характеристикам терміналів, а також погодженні з замовником;
- Сукупність інформаційних масивів організується у вигляді бази даних на машинних носіях;
- Інші вимоги.
Інформаційна система, що характеризує внутрішній стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та його зовнішнє середовище, а також є моделлю цього об’єкта – це система автоматизованого збирання й обробки інформації. Вона є основою для організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення організації [27, с. 23].
Управління процесами опрацювання інформації є змістом документаційного забезпечення управління.
Тільки систематизована інформація дає можливість керівнику визначати ефективність організаційно-економічних, соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються, змінювати накреслену програму. Чим краще поінформований керівник, тим більш оперативні і вищі за якістю його рішення.
Суб’єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об’єкту управління.
Ефективність функціонування установи в основному визначається продуктивністю діяльності спеціалістів, особливо у питаннях створення нової інформації. Спеціалісти забезпечують практично всю інформаційну підготовку для прийняття рішення керівником. Вони є основними виконавцями документів, визначають їх якість.
Основний клас завдань, притаманний офісу – документаційне забезпечення управління. Незалежно від класу завдань, рішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, які включають:
- Опрацювання вхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні так і звичайні, написання звітів, та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми;
- Збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад: звітності за певні періоди часу, за різними підрозділами або організаціями , яка задовольняє різні критерії відбору;
- Збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації.
Діяльність має бути чітко скоординована між особами, які її виконують; повинні бути забезпечені тісні зв’язки, які дозволяють обмінюватися інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований.
Діяльність у галузі інформаційного управління пов’язана з проведенням таких видів робіт:
1. Виявлення кола управлінських завдань, які розв’язуються як на рівні організації, так і в кожному з їх підрозділів.
2.Оцінка значущості окремих напрямів діяльності організації на певних етапах її розвитку.
3.Уточнення складу і структури інформаційних матеріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.
Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації (Додаток 1).
Будь-який вид виробничо-економічної діяльності ґрунтується на відповідному інформаційному забезпеченні, у тому числі економічною кон’юнктурною, науково-технічно, оглядово-аналітичною, фактографічною та іншою інформацією.
Під інформацією розвитку системи розуміють відомості, що містять результати науково-технічних досягнень, які можуть бути використані для докорінної перебудови системи. Умовність цього поділу підтверджується конвергенцією на практиці зазначених видів діяльності, що викликано спільною структурою діяльності – об’єктом (документо-інформаційним ресурсом) технологією чи іншими структурними компонентами. Виходячи з цього умовного поділу, діяльність спеціалістів у галузі документно-інформаційних ресурсів можна поділити на діяльність у галузі документаційного забезпечення системи управління або документування управлінської діяльності і діяльності у галузі інформаційно-аналітичного забезпечення, які разом є складовими інформаційного забезпечення діяльності підприємства.
Таким чином, організація інформаційної діяльності в установах та інформаційного забезпечення управління є самостійним видом, а інформаційні підрозділи установ, будучи функціонально включеними до відповідних організаційних структур, виконують специфічні функції управління інформаційною діяльністю, системного аналізу інформаційних потоків і застосування методів інформаційної логістики до руху цих потоків як у середині організації так і стосовно зовнішнього середовища [21, с. 49].
Новим концептуальним підходом до побудови інформаційно-аналітичної системи управління є її багаторівнева структура, тобто, структура, при якій різні інформаційні потоки генеруються, обробляються, накопичуються та використовуються на різних рівнях системи: центральному (інформаційно-аналітичні служби вищих органів державної влади), крайовому (крайові інформаційно-аналітичні служби), обласному (інформаційно-аналітичні відділи в облдержадміністраціях) та районних (районні і міжрайонні інформаційно-аналітичні служби). Введення крайового рівня інформаційно-аналітичної системи органів державного управління диктується необхідністю реформи територіального устрою України як необхідного кроку демократичного розвитку. Запропонований проектом концепції адміністративно-територіальної реформи перехід від областей до втричі меншої кількості країв дозволить створити в крайових центрах могутні інформаційно-аналітичні служби. У такому випадку може відпасти необхідність організації інформаційно-аналітичних служб на районному рівні, їх функції візьмуть на себе обласні інформаційно-аналітичні служби.
Системоутворюючим принципом організації запропонованої системи інформаційно-аналітичного обслуговування є її функціональна єдність, органічний зв'язок кожного її рівня з реалізацією головної мети - забезпечення ефективного державного управління шляхом прийняття та реалізації науково обґрунтованих державно-управлінських рішень.
Функціональне призначення різних рівнів структурної організації інформаційно-аналітичної системи являє собою ступінь конкретизації цієї головної мети, шляхи реалізації загальної мети в окремих напрямах діяльності з урахуванням регіональних і місцевих особливостей [4, с. 2].
Структурно-функціональна схема організації багаторівневої системи інформаційно-аналітичного обслуговування органів державної влади в процесі прийняття та реалізації державно-управлінських рішень подана у Додатку 2.
Наведена у Додатку 2 схема відображає декомпозицію головної мети, що складається з інформаційно-аналітичного забезпечення прийняття і реалізації різноманітних державно-управлінських рішень, на більш конкретні завдання і функції, пов'язуючи їх зі структурою і конкретними можливостями матеріально-технічного та кадрового забезпечення.
Дана схема (Додаток 2) наглядно ілюструє внутрішню єдність, взаємну ув'язку головної мети, завдань, структури, функцій та матеріально-технічного, кадрового забезпечення в організації роботи багаторівневої інформаційно-аналітичної системи.