Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая отметки "Включено в план", "Включено в отчет", и подшивают в дела.
Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли её объем и качество (актуальность, достоверность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельности, в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов.
Проект документа проходит этап согласования – сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта документа для сбора замечаний и предложений – так называемое параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений.
Изменение в процессах визирования могут быть при наличии в организации локальной компьютерной сети. Она позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами. Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, получения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, но возникают организационные трудности из – за проблемы доступа к информации. Часть сотрудников имеют ограниченный доступ (право чтения, копирования, внесение изменений) только к строго нормированным массивам. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства.
После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства. Если адресат подготовленного документа является новым партнером, если их несколько, в службу делопроизводства передаются также адрес или адреса. В необходимых случаях составляется список рассылки документа.
Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении.
По такой же схеме работает исполнитель и над инициативными документами – запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.
Из этого следует, что подготовка документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.
Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласоваться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа – специальный аппарат (секретариат коллегии).
1.5 Правила обработки исходящих документов
Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Обработка и отправка осуществляется централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.
Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.
Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителем на доработку в структурные подразделения.
На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.
Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке[3, С. 127].
Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
1.6 Проблема совершенствования документооборота
Объем документации, создаваемых в учреждениях имеет тенденцию к постоянному и всё более ускоряющему росту. В связи с НТР увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда.
Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв – одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.
Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.
Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технической революции (НТР), развитие экономики, освоение новых районов, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличивается с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.
К субъективным причинам относят:
- незнание и несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;
- бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, увеличение контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью;
- неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций разъяснительного характера;
- несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, объяснениями, претензиями и т.д.;
- отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;
- некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;
- отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;
- широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере;
- использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.
Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с деятельностью руководителя, специалиста, так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.