– бібліографічний пошук і відбір існуючих інформаційних документів, що відповідають запиту споживача з метою відбору релевантних і пертинентних документів;
– по можливості повне виявлення первинних документів, профільних з інформаційним запитом споживача (інформаційна розвідка, попередній аналіз документів);
– критеріальний аналіз виявлених первинних документів та диференціація їх на «потрібні – непотрібні», відбір необхідних для здійснення аналізу і синтезу їх (проміжний аналіз);
– всебічний аналіз змістових і формальних характеристик первинного документа (документів) для безпосереднього включення в процес аналітико-синтетичної обробки (остаточний аналіз);
– логічне перетворення вилучених даних з метою отримання нової синтезованої інформації про предмет створення вторинного документа;
– визначення структури та послідовний виклад змісту вторинної інформації в інформаційному документі.
Розглянемо докладніше кожну операцію, пов’язану зі створенням інформаційного (вторинного) документа. (7, с. 290).
Вихідним для створення інформаційного документа є конкретний інформаційний запит споживача (споживачів), якийвідображає його потребу у вторинній інформації. Для того щоб мати повне уявлення про інформаційну потребу, створюють особливий пошуковий образ запиту (ПОЗ), який поєднує: чітке словесне (вербальне) формулювання змісту інформаційної потреби, її межі (тобто діапазон тематичних характеристик, формальних аспектів), глибину запиту (історія та сучасний стан розвитку теми, проблеми, науковий і науково-популярний рівень її викладу в первинних документах тощо).
На практиці виникає багато непорозумінь у зв’язку з нечітким формулюванням і реалізацією ПОЗ. Найтиповішими з них є:
1. Споживачі неповно відображають у ПОЗ зміст інформаційної потреби, не осмислюють ЇЇ суть до кінця, перекладаючи її на інформаційних посередників, доручаючи професіоналам пошук, відбір та аналіз первинних документів. Унаслідок цього інформаційна потреба споживача та її ПОЗ виявляються як ціле та її частина. Якщо такий ПОЗ надходить до референта-аналітика, то він здатний відповісти лише на ПОЗ, а не на всю інформаційну потребу споживача.
2. Споживачі чітко, повно й однозначно формулюють інформаційну потребу і ПОЗ, однак посередник розуміє формулювання по-своєму, неточно, неповно. Пошук та аналітико-синтетична обробка документів у цьому разі також є недостатньо оптимальними.
Зазначені варіанти досить часто трапляються в практиці наукової обробки документів. Помічено, що ефективність відбору первинних документів зростає тоді, коли споживач сам здійснює його, позаяк у цьому разі спрацьовують сукупність внутрішніх, інтелектуальних, психологічних характеристик особистості, в яких проявляється інформаційна потреба. Разом з тим, референти-аналітики професійно володіють загальною і частковою методикою наукової обробки документів, можуть створювати різноманітні інформаційні документи, розраховані на задоволення не лише разових, а й постійних інформаційних потреб, як індивідуальних, так і колективних. (7, с. 291).
Кожний первинний і вторинний документ має свій конкретний набір специфічних ознак, що створюють пошуковий образ документа: певний семантичний зміст, виражений у назвіі в тексті, цільове призначення й адресність, характер інформації, автор (його авторитет), рік видання, місце виходу у світ та інші характеристики. Пошуковий образ документа (ПОД) – це узагальнена програма конкретного документа, його інформаційна формула.
Відбір первинних документів для створення вторинних документів здійснюють шляхом зіставлення ПОЗ і ПОД. Таке порівняння динамічне, у ньому пошукові образи перебувають у зіставленні, взаємодії, взаємовпливі. Результатом цього є рішення про вилучення первинного документа з потоку чи масиву для його всебічного аналізу та синтезу з метою включення згорнутої інформації до інформаційного документа, який містить інформацію вторинного рівня згортання.
Відповідність у системі може бути частковою і повною. Показником такої відповідності є релевантність – смислова відповідність між інформаційним запитом і отриманим повідомленням. (7, с. 291–292). Разом з тим, створення кожного інформаційного документа пов’язане, передусім, з попереднім пошуком і виявленням вторинних документів, які відповідають ПОЗ споживачів. Саме цей аспект часто недооцінюють в інформаційній діяльності. Актуальна «ядерна» тематика, що має суттєве наукове або практичне значення для розвитку певної галузі наукової чи практичної діяльності, як правило, є постійним об’єктом активної аналітико-синтетичної діяльності. Тому перш ніж створювати новий інформаційний документ у відповідь на ПОЗ споживача, слід вдатися до пошуку та виявлення вже існуючих вторинних документів. Вони, по-перше, можуть повністю задовольнити ПОЗ споживача, а, по-друге, стати базою для виявлення, відбору та аналітико-синтетичної обробки первинних документів, щоб створити документи вищого рівня узагальнення інформації. Ця процедура потребує відповідних професійних знань, умінь і навичок, затрати інтелектуальних зусиль. Перший аспект стосується інформаційного обслуговування, який є об’єктом вивчення самостійних наукових і навчальних дисциплін. Зупинимося докладніше на другому аспекті – на характеристиці вторинних документів як базі для створення інформаційних документів.
Основним джерелом відомостей про первинні документи для виявлення та відбору їх є бібліографічні покажчики, БД, бібліотечні (карткові та електронні) каталоги. Саме в них створюють ПОД. Якість відбору первинних документів буде тим вищою, чим повнішою є інформаційна формула кожного документа. Вона підвищується в такій послідовності: бібліографічний опис бібліографічний опис з анотацією бібліографічний опис з рефератом.
Виявлення первинних документів (або так звана інформаційна розвідка) дасть змогу по можливості якомога повніше визначити основне коло документних джерел інформації, що відповідають профілю інформаційних запитів споживачів: вітчизняних, зарубіжних, нових, за минулі роки тощо. Саме такий вичерпний масив з теми може стати об’єктом проміжного аналізу, поділу документів на «потрібні – непотрібні». (7, с. 293).
Всебічне вивчення змістових і формальних характеристик первинних документів «de vizu» дає можливість виявити ті з них, які відповідають набору пошукових ознак інформаційної потреби. До таких основних ознак належать: інформативність документа, новизна, плюралізм, повнота й обсяг релевантної інформації, актуальність. Інформативність документа – це кількість і якість інформації, цікавої для споживача. Основним показником інформативності є новизна інформації.
Критерій новизни, оригінальності документа має, як правило, подвійне значення: інформація може бути новою з погляду поінформованості споживача і з погляду розвитку тієї чи іншої галузі. У другому випадку інформацію називають оригінальною, первинною, такою, що не має аналогів у своїй сфері. Саме новизна інформації з погляду розвитку науки, техніки, економіки, культури є основним критерієм інформативності документа. Перевагу надають узагальнювальним документам, які підсумовують розвиток наукових, прикладних та інших досліджень. Беруть до уваги територіальні, хронологічні ознаки, характер викладу матеріалу, місце видання, установу, що видала документ, його цільове і читацьке призначення: якій групі споживачів його адресовано, для вирішення яких завдань його можна використати. Велике значення має ім’я автора, його авторитет. Якщо автор відомий як видатний фахівець або вчений, кожна публікація якого робить певний внесок у науку, мистецтво і т. ін., вірогідність відбору документів саме цього автора є високою.
Пріоритет надають документам, що мають підвищений попит користувачів. Враховують також кількість посилань на них у наукових виданнях, характер оцінок їх у критиці з боків опонентів, частоту анотування книг і статей у реферативних журналах, бібліографічних покажчиках. Виявити кількість посилань на певний документ можна, наприклад, за покажчиками цитованої літератури, які видають у різних країнах світу. При цьому слід враховувати масштаби розповсюдження їх: місцевий, регіональний, національний, зарубіжний, відомчий тощо. (7, с. 294).
У масиві виявлених джерел відбирають, як правило, те, що містить найбільшу кількість релевантних ідей з проблеми (теми) порівняно з іншими, поданих з високою інформативною компактністю, щільністю. Основна вимога – отримати максимум інформації при мінімумі тексту, малій кількості документів, забезпечити компактність і високу інформаційну місткість вторинного документа. Якщо з певної теми є кілька первинних документів, перевага надається тим із них, які мають найповніший обсяг профільної оригінальної інформації. Остаточно відбираючи первинні документи, їх відчужують від документного потоку чи масиву.
Остаточний аналіз первинних документів здійснюють шляхом всебічного виявлення змістових і формальних характеристик для синтезування, тобто поєднання виявлених під час аналізу розрізнених фактів і частин предмета, а також встановлення їхніх логічних і структурних зв’язків з метою пізнання предмета як єдиного цілого. (7, с. 295). У процесі виявлення документів застосовують переважно якісний аналіз, що базується на вивченні змісту документів, оцінці цінності, достовітності, наукової новизни й повноти інформації, яка стосується ідей, методів дослідження, його результатів. (7, с. 289). Синтезування як виявлення і перетворення наявної інформації у явну і навпаки можна здійснювати за індуктивним і дедуктивним методами. Суть індуктивного методу полягає в переході від окремих фактів, часткових рішень, ситуативних обставин до узагальнення їх і створення на цій основі загальної і повної картини з проблеми (теми), що вивчається. Дедуктивний метод синтезування передбачає перехід від знання більш загальних положень до знання менш значущих, поодиноких фактів тощо.