Електронний документа з'явилася в 80‑х роках з появою на ринку мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача (GUI). Електронний документообіг поступово входить в життя більшості російських компаній і державних відомств і вже сьогодні в деяких областях діяльності електронним способом обробляється до 90% інформації. На відміну від документів на паперових носіях з їх жорсткими рамками, статичною формою і обмеженими можливостями перехід до динамічних цифрових електронних документів забезпечує особливі переваги при створенні, сумісному використовуванні, розповсюдженні і зберіганні інформації. Вони можуть збільшити продуктивність безлічі додатків, що використовуються в бізнесі, зменшити вимоги до розмірів накопичувачів, скоротити або повністю розв'язати проблему втрат і невірного розміщення документів.Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками в рамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства. Доступ до них здійснюється за декілька секунд, а не хвилин, годинника, днів, а іноді і тижнів, що трапляється при використовуванні документів на паперових носіях. Прискорений доступ до стратегічної інформації разом із значною економією засобів може забезпечити і важливі конкурентні переваги. Крім перерахованого, електронні документи дозволяють перемістити центр тяжкості комп'ютерної технології з традиційних структурованих алфавітно-цифрових даних на потоки даних, доповнені великими об'ємами неструктурованого тексту, зображень, звуку, відео і графіки. Такі документи зможуть також включати гіпертекстові зв'язки, перероблені OLE‑об'єкти, текстові об'єкти і реляційні дані. Електронний документ буде обмежений такими параметрами, як його вміст, структура даних, формати і стандарти режиму передачі і, найважливіше, характер його використовування. При зміні будь-якого з цих параметрів відповідно мінятиметься документ. Він буде відкритим, гнучким, адаптується, багатовимірним.За декілька років концепція електронного документа отримала свій розвиток від звичайного графічного образу документа до ідеї управління документами. Сьогодні електронний документ – це форма знайомого вигляду, обробка якої відбувається за допомогою послідовного застосування тісно взаємозв'язаних технологій в рамках так званих Систем Управління Електронними Документами (СУД) або Electronic Document Management Systems (EDMS). Могутні системи класу EDMS, що працюють частіше всього на розподіленій архітектурі, засновані на комбінації технологій збору, зберігання, пошуку і розповсюдження електронних документів. Значне підвищення продуктивності при використовуванні технології EDMS відзначено в багатьох галузях: уряд, судочинство, юриспруденція, фармацевтика, страхування, фінансові послуги, охорона здоров'я, виробництво і систему вищої освіти.Можна виділити наступні основні задачі, які покликана вирішувати система управління документами – уміти переводити паперові документи в електронний вигляд і уміти перехоплювати всі створювані електронні документи зі всіх джерел надходження: з додатків, які створюються текстовими процесорами, електронними таблицями, графічними процесорами, пакетами прикладних програм для настільних видань; факсні повідомлення, що прийшли через факс – сервер підприємства; вхідні, витікаючі і внутрішні повідомлення, що поступають з електронної пошти; звіти і інші документи, які готують функціональні інформаційні системи, що йдуть на друк або що відправляються факсом, але їх треба перехопити і відправити в сховищі електронних документів.Багатофункціональні системи управління документами розвиваються під впливом переходу від обчислювальних середовищ на базі мейнфреймів до систем на базі мікропроцесорів, від монолітних закритих додатків до відкритих і інтегрувалися програмних компонентів.Змістом третьої концепції є розробка Системи Електронного Документообігу (СЕДО), покликаної для інтеграції всіх інформаційних додатків в єдине інформаційне середовище, що забезпечує оперативну взаємодію всіх користувачів при виконанні ними ділових процедур і функцій управління необхідною інформацією. Система електронного документообігу повинна дозволяти планувати і складати маршрути пересування документів, контролювати це пересування, уміти управляти документообігом і регулювати його. Ця концепція має дві стадії в своєму розвитку від втілення ідеї використовування технології «docflow», пов'язаної з плануванням і управлінням документопотоками, до технології «workflow», призначеної для управління діловими процесами і процедурами, при виконанні яких використовуються і створюються документи. Системи, засновані на застосуванні технології «workflow», отримали назву Систем Автоматизації Ділових Процесів (САДП) і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, виконуваних на підприємстві, контролю їх виконання, оцінки і аналізу ефективності їх виконання, реструктуризації системи управління фірми.
3. Проблема вдосконалення документообігу
Об'єм документації, створюваній в установах як всього світу, так і нашої країни, має тенденцію до постійного і все більш швидшаючого зростання. У зв'язку з науково-технічним прогресом збільшення об'ємів управлінської документації відбувається пропорційно зміні зростання об'ємів виробництва продукції і продуктивності праці. Це перша закономірність документообразовання.Зростання об'ємів виробництва приводить до стрімкого зростання об'ємів інформації. В той же час продуктивність праці у виробничій сфері росте набагато швидше продуктивності праці в управлінні. Цей розрив – одна з основних причин зростання апарату управління у всіх розвинутих країнах світу.Причини зростання об'єму документообігу підрозділяють на об'єктивні і суб'єктивні.Головними об'єктивними причинами збільшення об'ємів документів є вплив науково-технічного прогресу, розвиток економіки, розширення і ускладнення номенклатури продукції, що випускається, освоєння нових районів, будівництво нових об'єктів, ускладнення процесів управління. При цьому об'єми створюваних документів збільшуються із зростанням кількості документованих дій і кількості адресатів, яким ці дії направлені. Таким чином, зростання або скорочення об'ємів документів значним чином пов'язано з процесами документування.До суб'єктивних причин відносять:• бюрократизацію апарату управління, з якою пов'язано збільшення кількості перевіряючих інстанцій, розбухання контролюючих органів, утиск і ігнорування законних прав громадян. Все це приводить до створення документів, не обумовлених діловою необхідністю, для підстраховування, про всяк випадок;• незнання або недотримання працівниками управлінських структур законодавства, нормативних актів, що встановлюють юридичні вимоги до оформлення документів. В результаті виникає недовіра до документів і їх повторна перевірка, тобто створення нових документів;• некваліфіковане документування розпорядливої діяльності. Наприклад, наказ, що містить неясні завдання, нереальні терміни виконання, що суперечить виданим раніше наказам, обов'язково викличе потік листів або доповідних записок керованих організацій (структурних підрозділів) роз'яснювального характеру;• невчасне, неякісне виконання завдань, доручень, договірних зобов'язань, зрив термінів їх виконання породжує потоки документів з проханнями перенесення термінів, рекламаціями, поясненнями, претензіями і т.д.;• відсутність прав у підвідомчих або підлеглих організацій в рішенні що стоять перед ними задач вимушує постійно звертатися до вищестоящих установ за роз'ясненнями або дозволами спірних питань;• некомпетентність управлінського персоналу в рішенні виробничих, економічних, управлінських задач приводить до вибору недоцільних варіантів їх рішень, що відображається на документуванні самих цих дій, а потім виправленні ухваленого рішення і т. д.;• відсутність в управлінському апараті регламентації документообразовання приводить до використовування значної кількості різноманітних видів і форм документів, призначених для документування ідентичних функцій і що містять аналогічну інформацію, але відмінних за формою представлення інформації або по складу показників;• широке розповсюдження копіювальної техніки і її безконтрольне використовування в установах приводить до створення величезної кількості копій документів, які використовуються в незначній мірі;• використовування в процесах створення і підготовки документів комп'ютерів, з одного боку, значно підвищило швидкість підготовки документів, скоротило трудомісткість цих операцій, але, з другого боку, привело до значного збільшення кількості документів за рахунок створення одного і того ж документа в паперовій і електронній формі.Таким чином, в числі суб'єктивних причин, що впливають на збільшення документообігу, ми бачимо як пов'язані з окремою особою (діяльність керівника, фахівця), так і з порушеннями вимог законодавства, з організацією документування. До суб'єктивних причин треба віднести і нові технології підготовки документів, які, скоротивши час на створення тексту, його роздрук і копіювання, збільшили їх потоки і видову різноманітність, але не розв'язали проблему управління цими потоками. Цей висновок зроблений і вітчизняним документоведами, і зарубіжними фахівцями в області управління документацією.4. Порядок оформлення особистих справ
Особиста справа працівника формується після видання наказу про його прийом на роботу. Спочатку в особисту справу групуються документи, персональні дані працівника, що містять, в порядку, що відображає процес прийому на роботу: кадрова довідка; заява працівника про прийом на роботу; листок по обліку кадрів; результат медичного обстеження на предмет придатності до здійснення трудових обов'язків; розписка працівника про ознайомлення з документами організації, що встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, а також про його права і обов'язки в цій області; розписка працівника про ознайомлення його з локальними нормативними актами організації; доповнення до особистої справи; внутрішній опис. Всі документи особистої справи підшиваються в обкладинку. До кожної особистої справи додається фотографія працівника (без головного убору, розмір 3 x 4 см). На оборотній стороні фотографії указуються прізвище, ім'я, по батькові працівника. В кожному розділі особистої справи ведеться внутрішній опис, куди заносяться найменування всіх документів, дата їх включення в справу, кількість листів, а також дата вилучення документа із справи з вказівкою особи, що вилучила документ, і причини вилучення. У разі тимчасового вилучення документа замість нього вкладається лист-замінник. Вилучення документів з особистої справи проводиться виключно з дозволу фахівця по кадрах. Внутрішній опис підписується особою, що її склала, з вказівкою дати складання. Всі документи, що поступають в особисту справу, розташовуються в хронологічному порядку. Не допускається включати в особисту справу документи другорядного значення, тимчасові (до 10 років) терміни зберігання, наприклад, довідки з місця проживання і т. п., що мають Листи документів, підшитих в особисту справу, нумеруються. Листок по обліку кадрів є основним документом особистої справи, що є переліком питань про біографічні дані працівника, його освіту, сімейний стан, місце прописки або мешкання, виконувану роботу з початку трудової діяльності і т. п. Листок по обліку кадрів заповнюється працівником самостійно при оформленні на роботу.При заповненні листка по обліку кадрів працівник повинен заповнювати всі його графи, на всі питання давати повні відповіді, не допускати виправлень або закреслення, прочерків, помарок, в строгій відповідності із записами, які містяться в його особистих документах. Негативні відповіді в графах листка по обліку кадрів записуються без повторення питання. При заповненні графи «Образованіє» слід застосовувати наступні формулювання: «вище», «неповне вище», «середнє спеціальне», «неповне середнє» – залежно від того, який документ є у працівника. В графі «Сімейний стан» перераховуються всі близькі родичі (чоловік, дружина, дочка, син), що проживають спільно з працівником. Указуються прізвище, ім'я, по батькові і дата народження кожного члена сім'ї.В графі «Виконувана робота з початку трудової діяльності» відображаються відомості про роботу в строгій відповідності із записами в трудовій книжці.Всі записи проводяться в хронологічному порядку.При заповненні листка по обліку кадрів використовуються наступні документи:· паспорт;· трудова книжка;· військовий квиток;· документи про освіту;· документи про привласнення вченого ступеня, вченого звання.Листок по обліку кадрів підписується особою, що приймається на роботу, і фахівцем по кадрах після звірки відомостей, занесених в анкету, з відповідними документами і завіряється друком відділу кадрів.Копії всіх документів завіряються особистим підписом фахівця по кадрах після звірки їх з оригіналами документів.Доповнення до особистої справи – документ, в якому фіксуються відомості про переміщення працівника по роботі (дата вступу до посади і дата відходу з неї) з вказівкою причини переміщення («Призначений з пониженням в атестаційному порядку»). Доповненнядо особистої справи складається фахівцем по кадрах і не потребує завіренні підписом або друком.Особиста картка форми N Т‑2 складається фахівцем по кадрах по уніфікованій формі, містить в собі відомості про персональні дані працівника в повній відповідності з представленими документами. У разі оновлення стара особиста картка вилучається з розділу особистої справи «Анкетно-біографічні і характеризуючі матеріали», залучається до «Додаткових матеріалів» і замінюється новій. Особиста картка підписується фахівцем по кадрах.Надалі особиста справа поповнюється документами, що виникають в процесі трудової діяльності працівника, до яких відносяться:· атестаційні листи;· копії документів про твердження на посаді;· інші характеризуючі і доповнюючі матеріали.Особиста справа ведеться протягом всієї трудової діяльності працівника. Зміни, що вносяться в особисту справу, повинні бути підтверджений відповідними документами.Фахівець по кадрах одержує від що приймається на роботу працівника документи, перевіряє повноту їх заповнення і правильність указуваних відомостей відповідно до пред'явлених документів.Задача