в) Государственная политика должна также, на наш взгляд, обратить внимание и на такой социально значимый аспект как документирование взаимоотношений граждан и органов государственного управления различных уровней.
Неоправданная усложненность таких отношений, необходимость собирать множество справок, заполнять сложные формы влечет за собой возникновение официальных и неофициальных поборов, посреднических форм и контор, связанных с органами государственного управления, усиливает бюрократизм и коррупцию в государственном аппарате. Нам представляется, что общество только бы выиграло, если бы государство провело глобальную ревизию сложившихся отношений частных граждан с организациями независимо от их правового статуса и формы собственности, укрепило бы доверие человека к государству.
Одним из центральных вопросов в организации информационно-документационного обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ (документационного обеспечения управления). Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов.
Носителем информации выступает документ на различных основах.
Рост объёмов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.
В последней четверти ХХ века огромное увеличение объёмов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом они всё больше получают название – служба управления информационно-документационными ресурсами. В документоведческой литературе России об этом впервые стал писать директор ВНИИДАД д.и.н. М.В.Ларин.
Как известно, в любой организации выполняется определенная работа по государственному или общественному управлению. Любому органу управления для исполнения своих функций необходима информационная система. Конечно, имеются и не документируемое - "прямое" управление, но поскольку подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, необходима эффективная система документационного обеспечения управления.
Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации.
Этим можно объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии и не получили пока достаточной научно-методической проработки. Ведь кроме всего прочего, реальные системы документационного обеспечения управления в организациях зависят от статуса, масштабов работы, объема прав и полномочий и личности ее руководителя и всей системы руководства в целом. Например, бухгалтерские обязанности в малых фирмах чаще всего возлагаются на руководство офиса, а в крупных - являются самостоятельной функциональной областью, но в обоих случаях одни и те же операции должны документироваться одинаково, в одних и тех же показателях и формах документов.
Значительно отличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ, но при этом можно отметить следующую тенденцию - чем крупнее фирма, тем в большей мере виды деятельности, связанные с организацией информационных взаимосвязей и документационным обеспечением аппарата управления, выделены в самостоятельные службы.
Проблема развития видов документов в управленческой деятельности представляется сегодня одной из самых главных.
Целью курсовой работы являлись систематизация, накопление и закрепление знаний о видах документов, применяемых в управленческой деятельности, их развитии.
Для реализации цели были решены следующие задачи:
- анализ видов документов, применяемых в управленческой деятельности;
- исследование их развития.
1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
2. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.
4. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2.
5. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
6. Основные правила работы ведомственных архивов /Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1988.
7. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н.
8. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998 - 91с.
9. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.
10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999 - 144с.
Приложение 1
Унифицированная форма № Т-8
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 26.04.01 № 26
| Код | |||||
| Форма по ОКУД | 0301006 | ||||
| по ОКПО | |||||
| наименование организации | Трудовой договор (контракт) | номер | |||
| дата | |||||
| Номер документа | Дата |
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником
| Уволить “ | ” | 20 | года |
| Табельный номер |
| фамилия, имя, отчество |
| наименование структурного подразделения |
| наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации |
| основание увольнения |
| Основание: |
| Решениепрофсоюзной организациио согласии на увольнение | ||||||||
| от | “ | ” | 20 | года | № | |||
| Руководитель организации | ||||||||
| должность | подпись | расшифровка подписи | ||||||
| С приказом (распоряжением) ознакомлен | “ | ” | 20 | года | ||||
| подпись работника | ||||||||
Приложение 2
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.01 № 26
| Код | ||
| Форма по ОКУД | 0301017 | |
| по ОКПО | ||
наименование организации
| Номер документа | Дата | ||||||||||||||||||||||||||||
| ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ | УТВЕРЖДЕНО | ||||||||||||||||||||||||||||
| на “ | ” | 20 | года | ||||||||||||||||||||||||||
| Приказ от “ | ” | 20 | года № | ||||||||||||||||||||||||||
| Штат в количестве | единиц | ||||||||||||||||||||||||||||
| с месячным фондом заработной платы | |||||||||||||||||||||||||||||
| рублей | |||||||||||||||||||||||||||||
| Структурное подразделение | Профессия(должность) | Количествоштатныхединиц | Оклад(тарифная ставка),руб | Надбавка,руб | Месячныйфондзаработнойплаты,руб | Примечание | |||||||||||||||||||||||
| наименование | код | ||||||||||||||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | ||||||||||||||||||||
| Итого по листу | |||||||||||||||||||||||||||||
| Итого по документу | |||||||||||||||||||||||||||||
| Руководители структурных подразделений | ||
| должность | подпись | расшифровка подписи |
| должность | подпись | расшифровка подписи |
| должность | подпись | расшифровка подписи |
| Главный бухгалтер | ||
| подпись | расшифровка подписи |