Электронный документооборот на предприятии (стр. 3 из 4)

- создание и использование маршрутов поручений и согласований;

- обмен электронными сообщениями между сотрудниками;

- гибкая настройка форм регистрационных карточек документов;

- создание и использование любых отчетных форм в соответствии со спецификой работы;

- создание разного вида отчетов по документообороту;

- электронная архивация документов и управление архивом;

- криптографическая защита документооборота в системе;

- обеспечение юридической значимости документооборота с использованием средств электронно-цифровой подписи.

Понятие документа в системе электронного документооборота (далее СЭД)

Традиционно под документооборотом в организации понимается движение документов между сотрудниками и исполнение последними поручений по этим документам или выполнение согласований этих документов.

Документ в системе ЕВФРАТ-Документооборот представляет собой совокупность трех информационных блоков.

1. Регистрационная карточка документа, содержащая определенный набор полей, обеспечивающих быстрый поиск документа в базе.

В регистрационной карточке заполняются в обязательном порядке следующие поля:

- регистрационный номер документа;

- дата регистрации документа;

- тип потока, к которому относится зарегистрированный документ: входящий, исходящий, внутренний и т.д.;

- краткое содержание документа.

2. Присоединенные файлы: текст электронного документа, изображения, графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы и т.д.

3. Контрольная карточка документа, содержащая список поручений и согласований по исполнению документа.

Как правило, новые документы создаются на рабочем месте регистратора, заполняющего регистрационную карточку документа и прикрепляющего к нему дополнительные файлы. Если документ будет поставлен на контроль исполнения, то заполняется и контрольная карточка документа.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков документов:

- поток входящих документов: содержит документы, пришедшие на Предприятие извне;

- поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам;

- поток внутренних документов: как правило, содержит документы, регламентирующие внутреннюю жизнь организации и циркулирующие только внутри ее самой;

Функциональные обязанности пользователей СЭД

Существует несколько функциональных обязанностей, выполняемых пользователями СЭД:

- регистратор – лицо, ответственное за регистрацию документов в организации, а также занимающееся вопросами отправки исходящих документов. Регистратор создает поручения или согласования по документу, назначает контролера, ответственных исполнителей и соисполнителей по поручениям согласно резолюции и устным указаниям руководителя. Он также выбирает для документа маршруты выполнения поручений или согласований, и выполняет связывание документов и присоединяет файлы документов к регистрационной карточке документа. Регистратором для входящих документов является специалист по делопроизводству и контролю (далее секретарь), также секретарь осуществляет окончательную регистрацию исходящих документов, внося данные об отправке. Регистратором внутренних документов может быть любой работник Предприятия, регистратором исходящих – начальник отдела;

- руководитель – лицо, принимающее решения по обработке документов и распределяющее работы по документу, а также налагающее резолюции. Для входящих документов эту роль выполняет директор, для исходящих и внутренних – начальники отделов или заместители директора;

- исполнитель (соисполнитель) – работник Предприятия, выполняющий поручение по документу;

- ответственный исполнитель – лицо, отвечающее за исполнение поручения или проведения согласования по документу. Ответственный исполнитель обладает более широкими полномочиями, чем соисполнители, и может сам создавать новые поручения по данному ему поручению (т. н. подпоручения);

- контролер – лицо, контролирующее ход исполнения работ по документу. Контролер может создавать новые поручения и согласования, переназначать исполнителей по поручениям, изменять сроки исполнения поручений, прерывать исполнение поручений, возвращать поручения ответственным исполнителям на доработку, снимать поручения с контроля и т.д.

Схемы обработки документов

Рассмотрим типичную схему документооборота на Предприятии для потока входящих документов.

1. Регистратор просматривает и сортирует корреспонденцию, присланную по почте, доставленную курьером или переданную лично. Он подготавливает документы для просмотра руководителем, регистрирует их и относит руководителю для получения резолюции.

2. Руководитель, получив документ, поданный регистратором, составляет резолюцию, в которой определено, в частности, кому документ должен быть разослан, надо ли ставить документ на контроль, какие и кому даются поручения по документу, определяет срок исполнения документа. Руководитель дает в устной или письменной форме указания по составлению поручений по документу, назначает контролера, ответственного за контроль исполнения поручений, и возвращает документ регистратору.

3. Регистратор завершает заполнение полей документа и создает поручения или согласования по документу согласно резолюции, полученной от руководителя. Или подключает ранее созданный маршрут выполнения поручений или согласований, а также корректирует его. Регистратор обладает достаточными полномочиями, чтобы создавать и менять поручения или согласования по исполнению документа в случае, если руководитель дал лишь общие рекомендации. Регистратор может назначить контролера и срок исполнения документа.

4. Контролер может изменить срок исполнения документа и контролера по документу. Он может вводить тексты заданий ответственным исполнителям и устанавливает сроки исполнения поручений или согласований по документу.

5. Ответственные исполнители, получив уведомления о поручениях или согласованиях, выполняют их или создают подпоручения (поручения по поручениям) по документу и назначают исполнителей этих поручений.

6. Исполнители получают поручения по документу, просматривают их тексты и выполняют связанные с ними поручения (возможно, для этого им потребуется забирать документ на редактирование).

7. При выполнении согласования по документу исполнитель принимает решение: одобрить или отклонить документ.

8. Выполнив поручения, исполнители пишут отчеты.

9. Отчеты о выполнении поручений попадают к контролеру. Он может принимать отчеты и снимать поручения с контроля либо признавать отчеты неудовлетворительными и возвращать поручения исполнителям на доработку. Ответственный исполнитель по поручению выступает в роли контролера для подпоручений, созданных им самим.

10. По выполнении всех поручений или согласований контролер снимает документ с контроля. При этом он пишет при необходимости комментарий по результатам исполнения документа. Сам документ с этого момента считается исполненным.

Рассмотрим типичную схему документооборота на Предприятии для потока внутренних документов.

Документ создается кем-либо из сотрудников, имеющих право на регистрацию документов в потоке внутренних документов. После регистрации внутреннего документа с ним могут выполняться те же операции, что и с входящими документами после их регистрации.

Рассмотрим типичную схему документооборота на Предприятии для потока исходящих документов.

Документ создается кем-либо из сотрудников, имеющих право на регистрацию документов в потоке исходящих документов.

При регистрации исходящего документа указывается организация-корреспондент, в которую этот документ будет отправлен. После согласования и окончания работы над документом он направляется секретарю для визирования директором и отправки. Секретарь проверяет подписи документа, визирует их подлинность, формирует бумажную версию документа и получает подпись директора. Последней операцией, выполняемой при обработке исходящего документа, является его отправка организации-корреспонденту секретарем и присвоение ему собственного исходящего номера, отдельного от внутреннего регистрационного номера документа.

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов включает в себя следующие операции:

1. Постановка документа на контроль. Назначение контролера по документу и контрольных сроков исполнения документа.

2. Задание маршрута обработки документа (маршрута документа): контролер или лицо, наделенное правами редактирования документов (если контролер еще не задан), создает цепочку поручений или согласований по обработке документа.

3. Движение документа по маршруту:

- исполнение поручений или согласований;

- создание отчетов об исполнении поручений;

- снятие поручений или цепочки поручений с контроля (выполняется контролером);

- отмена поручения или согласования, а также цепочки поручений или согласований (выполняется контролером или регистратором).

4. Снятие с контроля всего документа.

Ход исполнения документа отражается в его контрольной карточке, содержащей список поручений или согласований и текущее состояние каждого поручения или согласования. Вкладка Ход исполнения содержит полную историю операций по исполнению поручения или согласования.

Исполнителям поручений (согласований) и контролерам исполнения документа системой автоматически рассылаются уведомления о том, что они назначены выполнять эти функции, а также напоминания о сроках исполнения поручений (согласований).

Контролер следит за ходом исполнения поручений или согласований по документу верхнего уровня, а также за исполнением документа в целом. Он проверяет сроки и качество исполнения работ по документу. Контролер может выполнять следующие операции: