ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение профессионального образования
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Филиал в г. Кирове
Кафедра гуманитарных и социально-экономических дисциплин
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине: Делопроизводство в кадровой службе
Тема: "Характеристика современной системы кадровой документации"
Выполнила студентка четвертого курса
специальности 032001 документоведения и ДОУ
очной формы обучения
Филиппова Ольга Григорьевна
Научный руководитель
ст. преподаватель И.И. Раентова
Киров - 2008
Введение. 3
1. Состав кадровой документации. 5
1.2 Заявление. 5
1.2 Приказы по личному составу. 6
1.3 Трудовая книжка. 7
1.4 Личная карточка. 8
1.5 Характеристика. 9
1.6 Автобиография. 10
1.7 Трудовой контракт. 11
2. Примерный трудовой контракт. 13
Заключение. 23
Список использованной литературы.. 25
Приложение А.. 27
Приложение Б. 28
Приложение В.. 29
Приложение Г. 31
Приложение Д.. 32
Распорядительная деятельность органов управления включает, помимо прочих полномочий, решение вопросов подбора и расстановки кадров, приёма граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.
Цель настоящей контрольной работы – изучение состава документов кадровой документации.
Задачи исследования:
1) исследовать состав документов кадровой документации;
2) составить примерную форму трудового контракта.
Предмет исследования – состав документов кадровой документации.
Объект исследования – кадровая документация.
При подготовке контрольной работы были использованы следующие методы:
- метод парных сравнений;
- метод анализа документов;
- библиографический метод;
- метод наблюдения.
Ряд вопросов, освещённых на страницах настоящей контрольной работы, рассмотрены в научных трудах М.В. Кирсановой, А.П. Корнеевой, С.П. Кошкиной, Н.П. Крюковой, Н.Н. Кушнаренко и других российских авторов.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приёме на работу.
В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы ("весьма убедительно", "заранее признателен", "прошу не отказать" и т.п.).
Для заявления о приёме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
Заявление о приёме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приёме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нём устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).
Заявление о переводе на новую должность может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.
Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учёбы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учётом графика отпусков.
Образец заявления показан в Приложении А.
Приказы по личному составу представляют собой документы, которыми оформляется приём на работу, увольнение, переводы сотрудников предприятия.
На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приёмными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда приём, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий – записками.
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приёме на работу", "О переводе на другую работу", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска", "О поощрении", "О нарушении", "О наложении административного взыскания" и т.п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами. А имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издаётся приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.
Приказы по личному составу хранятся 75 лет в архиве предприятия или организации. [7, с.102]
Образец приказа по личному составу составлен в Приложении Б.
Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе Российской Федерации.
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Одним из основных документов кадровой документации является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (Форма Т2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, называются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.
В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. Образец карточки по личному составу представлен в Приложении ХХХ.
Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.
По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что даёт возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.
Не реже чем один раз в год специалист по кадрам проводит сверку всех данных о работнике в личной карточке Т-2. Кроме того, сами работники обязаны сообщать в отдел кадров обо всех изменениях, которые с ним происходили (развод, женитьба, рождение ребенка, смена адреса, смена телефона, получение образования и т.д.).