7. Контроль підтримує всі те, що є успішним у діяльності організації.
8. Широта контролю. Контроль повинний бути всеосяжним.
Види контролю:
1. Попередній контроль здійснюється до фактичного початку робіт. Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація визначених правил, процедур і ліній поводження. Попередній контроль використовується в трьох областях - стосовно людських, матеріальних і фінансових ресурсів.
2. Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт. Об'єктом є підлеглі співробітники.
3. Заключний контроль ґрунтується на зворотному зв'язку. Керуючі системи в організаціях мають розімкнутий зворотний зв'язок, тобто керівник, що є стосовно системи зовнішнім елементом, може втручатися в її роботу, змінюючи і мети системи, і характер її роботи.
РОЗДІЛ 2. СТРУКТУРА КЕРУВАННЯ ТОВ "УКРАЇНА" ТА ЇЇ РЕСТРУКТУРИЗАЦІЯ.
2.1. Організаційна структура управління на підприємстві ТОВ “Україна”
Структура організації обумовлює рівні відповідальності, ступінь делегування повноважень, права і обов'язки персоналу та впливу на швидкість прийняття рішень.
Відомо, що організація - це процес створення структури підприємства, яка дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення його цілей. Існує два основних аспекти організаційного процесу. Одним з них є поділ організації на підрозділи відповідно цілям і стратегіям, а інший , більш фундаментальний - взаємовідносини повноважень, що пов'язують вище управління з нижчими рівнями працюючих і забезпечують можливість розподілу і координації задач .
При побудові структури системи управління необхідно дотримуватися певних принципів, бо структура є основою системи управління . Вона встановлює ті певні зв'язки між підрозділами , без яких не може функціонувати управління. Один з принципів побудови структури - це визначення ліній влади.
Концепція влади стверджує, що можна вимагати виконання чого-небудь від іншої людини.
Розглянемо це на прикладі ТОВ “Україна” . Є генеральний директор який наймає керівника на посаду комерційного директора шляхом укладення з ним контракту. Отже влада дається генеральним директором і реалізується через повноваження. Комерційний директор підзвітний генеральному директору
ТОВ “Україна” є початком лінії влади в діях організації. В свою чергу він має право:
1) організовувати роботу Товариства на основі колегіальності та єдиноначала в обговоренні і розв'язанні всіх питань по керівництву Товариством зі встановленням конкретної відповідальності посадових осіб за стан справ на дорученій ділянці роботи;
3) надавати пропозиції керівництву, щодо структури Товариства, добору, розміщенню керівників структурних підрозділів та спеціалістів;
4) здійснювати добір і розміщення робітників в Товариствіі;
5) заохочувати працівників Товариства та накладати на них стягнення, у відповідності з діючим законодавством;
6) укладати договори з постачальниками та Клієнтами і вести з ними розрахунки;
7) затверджувати посадові інструкції і положення про структурні підрозділи Товариства;
8) проводити збори трудового колективу по питанням що стосуються діяльності Товариства;
11) вирішувати питання по забезпеченню Товариства експлутаційними матеріалами, обладнанням та іншим, для здійснення нормативного виробничого процесу;
12) планувати діяльність та визначати стратегію і основні напрямки розвитку Товариства відповідно кон'юктури ринку , економічної ситуації .
Отже ми бачимо, що комерційний директор може наймати працівників і за власним рішенням також наділяти їх владою. Але це влада іншого рівня. Вони підпорядковуються йому і реалізують свої повноваження, які не виходять за межі його повноважень.
Так, комерційний директор здійснює добір та розміщення керівників структурних підрозділів та спеціалістів і затверджує їх посадові інструкції. Таким чином будується ієрархія влади. Структура системи управління набуває ієрархічної форми. В кожній посадові інструкції визначено функції, обов'язки, права і відповідальність працівника, що займає певну посаду.
Безпосередньо комерційному директорові підпорядковуються: головний бухгалтер, зам. головного бухгалтера, економіст, начальник відділу маркетингу, інженер з охорони праці та техніки безпеки, інспектор по кадрам, начальник відділу виробничо - технічного забезпечення та групи по ремонту обладнання.
В свою чергу головному бухгалтеру та його заміснику підпорядковуються один бухгалтер, економісту підпорядковуються начальники всіх структурних підрозділів у межах його прав, що передбачені посадовою інструкцією. За погодженням з комерційним директором вимагати від структурних підрозділів оперативні та зведені дані з питань перелічених в посадовій інструкції. Начальнику відділу маркетингу підпорядковується відділ маркетингу.
Інженеру з охорони праці та техніки безпеки підпорядковуються у межах його прав, що передбачені посадовою інструкцією, існуючі в організації структурні підрозділи. Він має право зупиняти роботу дільниць, машин, механізмів у разі порушення, які становлять загрозу життю або здоров'ю працюючих.
Начальнику відділу виробничо-технічного забезпечення підпорядковуються інженери, прибиральниця, та група по ремонту обладнання.
Кожний підлеглий повинен виконувати поставлені перед ним завдання і періодично звітувати за їх виконання. Кожна посада в ієрархії управління наділяється конкретними правами. Перетин областей влади і повноважень не повинно бути. Якщо працівник не впевнений хто є його начальником, він буде спантеличеним, його праця буде непродуктивна, він буде плутатися в даних йому вказівках. Це призводить також до зниження відповідальності, тому що завжди можна пояснити невиконання роботи протиріччям вказівок, непогодженістю термінів і т.д. Тому в даній організації спостерігаємо три чіткі рівні відповідальності: комерційний директор відповідальний перед генеральним директором, перед комерційним директором відповідальні начальники структурних підрозділів, а перед начальниками структурних підрозділів несуть відповідальність їх підлеглі по відділам.
Взагалі відповідальність - це обов'язок виконувати поставлені задачі і відповідати за їх задовільне вирішення . Чіткий розподіл відповідальності є важливим принципом організації. Будь-яка діяльність працівника в організації характеризується функціями (що він може робити), обов'язками (що повинен робити) і відповідністю (за що повинен відповідати). Функції і обов'язки можуть співпадати, але відповідальність і обов'язки іноді в практиці управління не відповідаючи одне одному. Це буває тоді, коли роботу виконує один, а відповідає за неї інший. Такий стан речей не можна приймати за норму. Відповідальність повинна чітко відповідати обов'язкам працівника, саме з цією метою розробляються посадові інструкції.
Так комерційний директор несе персональну відповідальність за:
1) виконання покладених на Товариство завдань і здійснення функцій;
2) стан та діяльність підприємства;
3) формування та виконання фінансових планів;
4) раціональне розміщення кадрів;
5) зберігання, облік та раціональне використання товарно-матеріальних цінностей;
6) за додержання порядку ведення і достовірності бухобліку та статистичної звітності, за правилами застосування чинного законодавства в господарській діяльності;
9) дотримання трудової, виконавчої дисципліни, трудового законодавства;
10) забезпечення безпечних умов праці, дотримання ЗУ "Про охорону праці", вимог правил протипожежної безпеки та нормативних актів по виробничій санітарії;
11) ступінь відповідальності інших працівників встановленим посадовим інструкціям, які затверджуються Генеральним директором.
В той же час як обов'язки комерційного директора не передбачені посадовою інструкцією, очевидно вони визначаються умовами контракту.
Проаналізуємо права, обов'язки і відповідальність кожної посадової особи. Розподіл обов'язків означає визначення масштабу повноважень і міри відповідальності по кожній посаді .
Обов'язки та відповідальність головного бухгалтера, замісника , бухгалтера та економіста майже однакові, їх посадові інструкції різняться тільки за визначенням функцій та прав визначених посадових осіб.
Обов'язки:
- знати накази, вказівки, розпорядження та інші керівні документи по встановленню системи Internet, основи організації праці, економіки та ін.;
- знати постанови, накази, методично-нормативні акти та інструкції по веденню бухобліку, обліку грошових коштів, матеріальних цінностей та ін.;
- знати і виконувати вимоги інструкцій з охорони праці в обсязі роботи, що виконується. Знати свої права і обов'язки в основах законодавства про охорону праці;
- додерження обов'язків з охорони праці передбачених правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства;
- негайно повідомляти про небезпеку своєму керівництву або іншій посадовій особі за положенням.
Відповідальність:
- за якість і вчасність виконання покладених на дану особу посадовою інструкцією обов'язків;
- несе персональну відповідальність за порушення правил безпеки.
Права бухгалтера:
- доповідати головному бухгалтеру про всі виявлені недоліки у межах своєї компетенції;
- вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з обов'язками передбаченими даною посадовою інструкцією.
Права економіста:
- за погодженням з комерційним директором вимагати від структурних підрозділів оперативні та зведені дані з питань перелічених в посадовій інструкції;