использование различных каналов информации для повышения уровня информированности и формирования позитивных установок у сотрудников;
создание специальных курсов, общественных слушаний, укрепляющих организационные связи;
проведение праздничных вечеров, дней открытых дверей и др. специальных мероприятий для организации неформального общения руководства и сотрудников организации.
Для выполнения своих функций специалисты по связям с общественностью располагают достаточно эффективными средствами. К их числу относятся уже упоминавшиеся внутрифирменные издания.
Важнейшая функция печатных средств массовой информации - информировать коллектив о политике и решениях руководства, о делах организации. Но если газета ограничивается этим, она становиться скучной. Она не учитывает интересов аудитории. Поэтому одинаково важна функция передачи информации снизу вверх, т.е. о мыслях и настроениях работников. Ведь руководство - это тоже группа общественности. Статьи, ответы на вопросы, данные опросов нужны для принятия управленческих решений.
Горизонтальная коммуникация между людьми тоже имеет большое значение. Она ведет к большей информированности о целях организации, ее делах, способствует появлению новых идей.
Цель «домашних» СМИ - совершенствование связей между руководством и читателями. Этот процесс двусторонний и его успех связан с интересностью и полезностью информации для обеих групп.
Необходимо показывать достижения конкретных людей, что важно и как стимул к новым достижениям, и для оказания положительного влияния на внешнюю среду.
Необходимо постоянное разъяснение социальных вопросов о льготах, отдыхе, налогах, компенсациях и т.д. Это направление связано со здоровьем и безопасностью людей. Оно помогает человеку ориентироваться в политике на всех уровнях - от местного до государственного.
Каждый работник должен лучше осознавать свое место в организации. Поэтому СМИ следует делать акцент на важности деятельности каждого работника. Это будет повышать дух лояльности, развивать кооперацию и координацию, повышать эффективность производства, уменьшать расходы и показывать важность связей с общественностью.
Разъяснение политики руководства позволяет укрепить доверие к нему, устранить слухи и искажения в информации. Читать внутрифирменные издания могут служащие, менеджеры, поставщики, конкуренты. Поэтому, кроме общезначимых, должны готовиться материалы для определенных групп. Они предполагают специфическое содержание, тип материала, формы распространения.
Никто не читает все, но все читают что-то. Поэтому предлагается примерная структура печатного материала:
50% - информация об организации;
20% - информация по социальным вопросам, касающимся служащих;
20% - информация для конкурентов, местного управления и т.д.;
10% - «разное» (хобби, свадьбы, спортивные увлечения, социальные достижения).
Информация об организации включает сведения о новой технике или модернизации старой, новых рабочих местах, доходах и нормах оплаты, важных деловых встречах, назначениях, решениях руководства и др.
Темы информации о служащих касаются продвижений по службе и отставок работников, наград, достижений и др.
Информация о внешней среде обусловлена событиями, которые влияют на организацию или ее людей. Она берется из центральных СМИ и касается бизнеса, торговли, профсоюзов, конкурентов и др.
Существует круг вопросов, которые постоянно обсуждают работники организации. Специалист по коммуникациям должен знать или составить для конкретного предприятия шкалу престижности. Успех ПР - акции будет зависеть от рейтинга новости, выбора необходимого канала коммуникации.
По результатам многочисленных исследований крупнейших международных медицинских компаний ученые составили примерный рейтинг корпоративных новостей.
1. Цели и задачи корпорации. Приказы и распоряжения.
2. Структурная перестройка (реорганизация) аппарата управления.
3. Модернизация оборудования.
4. Переход на выпуск новой продукции.
5. Финансовые новости (прибыль, убытки).
6. Вакансии, назначения, увольнения.
7. Рост заработной платы.
8. Изменения внутреннего распорядка работы.
9. Сокращения штатов.
10. Переподготовка кадров.
11. Льготы сотрудникам.
12. Премии, доплаты.
13. Участие в профессиональных конкурсах.
14. Условия отдыха, спортивные достижения.
15. Внешние условия, влияющие на работу компании.
16. Успехи и неудачи конкурента.
17. Благотворительная деятельность организации.
18. Престиж компании в зеркале общественного мнения.
19. История организации.
20. Программы оптимизации корпоративных отношений.
Есть несколько общих критериев для оценки значимости информации: своевременность, действенность (воздействие на людей), значимость (достойна ли внимания), интересна ли для читателей. Газета организации не должна копировать массовые газеты. Ей следует быть «только для нас».
Кроме газеты организация может издавать еще несколько видов печатных изданий. Популярностью пользуются информационные листы. Достаточно дешевое и доступное средство, эффективны своей сверхоперативностью. Специалисты считают, что листовки способны оперативно отразить до 40% управленческой информации (журнал - 30%, газета - 12%). С помощью обычного компьютера делается незатейливый макет размещается самая оперативная и актуальная информация. Например, для руководителей компании ОАО «Рос-Фармакон» с 1998 года выпускается специальный информационный биллютень «На медицинской волне». Процедура его подготовки предельно проста: информация от производственных, технологических, экономических и сбытовых подразделений поступает в службу по связям с общественностью; один из сотрудников придает ей необходимую форму, согласует с руководством, и тиражирует в необходимом количестве; по каналам кольцевой почты этот информационный листок попадает на стол руководителям структурных подразделений. Важнейшими задачами данного издания являются: - оперативное информирование о предстоящих событиях текущей недели в ОАО «Рос-Фармакон» руководителей структурных подразделений (традиционно данный листок попадал на стол руководителя в первой половине дня в понедельник); - привлечение их внимания к наиболее важным публикациям в прессе за прошедшую неделю.
Достоинства многотиражной газеты - достаточно низкие затраты на ее издание, множество коротких и доступных материалов о текущих событиях. В Великобритании, к примеру, насчитываются сотни компаний, которые издают собственные газеты.
Интернет также может служить удобным средством внутриорганизационных коммуникаций. С помощью его достаточно легко решаются вопросы оперативного информирования, опроса и обсуждения текущих и стратегических вопросов организации. Необходимость в собраниях с личным присутствием снижается в несколько раз.
Традиционно важнейшим каналом информации являются непосредственные встречи руководителей с персоналом: дни информации, ответы на вопросы, ответы на записки, приемы в честь победителей, ветеранов, посещение рабочих мест и пр.
В арсенале современных ПР есть и другие весьма эффективные методы осуществления внутрифирменных коммуникаций. Со многими из них отечественные руководители достаточно хорошо знакомы, более того, имеют определенный практический опыт их применения. В большинстве случаев эти методы использовалась для достижения определенных идеологических целей.
Американские компании наряду с достаточно традиционными каналами коммуникаций внедрили метод «открытых дверей». У нас он известен либо как прием по личным вопросам, либо как депутатские приемы. Он направлен на устранение многочисленных психологических барьеров, возводящихся по соображениям престижа, невнимания к людям и пр.
Для молодых рабочих, пришедших на работу в компанию, существует специальная информационная литература, предназначенная для того, чтобы помочь правильно воспринять цели и культуру корпорации. Этой цели служит описание истории компании, основных направлений ее деятельности, структуры управления и функций руководства. Специальный буклет вручается каждому новичку.
Огромную роль для популяризации деятельности компании играет музей предприятия. Все новые работники компании ОАО «Рос-Фармакон» в обязательном порядке проходят знакомство с историей и современном этапом деятельности компании, ее продукцией. Практически для любой зарубежной делегации знакомство с компанией также начинается с музея.
Таким образом создание гибкой и эффективной системы внутренних коммуникаций предполагает не изолированное использование одного или нескольких методов. Эффективные внутренние коммуникации служат действенным инструментом выхода на более высокие уровни мотивации - социальный уровень, уровни уважения и самореализации.
В условиях формирования экономического и политического рынков в России проблема корпоративного имиджа приобретает все большее значение при разработке эффективных систем социального управления. Высокая значимость имиджа для успеха организации стимулирует развернутые исследования на эту тему. Активные практически-прикладные исследования ведут зарубежные ученые, богатый практический опыт накоплен транснациональными компаниями. Однако, следует учитывать, что и зарубежный опыт, и мировые достижения теории - все это в условиях России должно внедрятся очень осторожно, с обязательным учетом специфики уникального исторического опыта многонационального и многоконфессионального Российского государства.
Из всего многообразия толкования термина «корпоративный имидж» автор дипломной работы считает необходимым остановиться на следующих принципиальных позициях:
Во-первых, имидж организации есть отражение в сознании людей всей структуры, а точнее совокупности значимых характеристик данной организации. Это обусловлено влиянием совокупности факторов на субъект, особенностями социальной среды в которой он находиться. Общество, государство, организация существуют не в идеальном состоянии, в каждый конкретный период они обладают социогенетическими и ситуационными особенностями, которые воздействуют на сознание конкретных людей. Указанные социальные институты, находятся под объективным воздействием исторически сложившихся и складывающихся факторов, которые формируют устойчивую основу имиджа конкретного субъекта.