После рассмотрения руководителем документы передаются на исполнение в соответствии с резолюцией. Формы исполнения могут быть различными. Ряд документов содержит указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий и т.д.). На поступившем документе исполнителем делается отметка о произведенных действиях.
Например:
"Проведены переговоры. 15.07.2003". Должность Подпись Инициалы, фамилия
Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел, например с результатами решения каких-либо вопросов. Секретариат или канцелярия проводит ознакомление необходимого круга сотрудников с документом, на котором делается отметка.
Например:
"Принято к сведению" или
"Принято к руководству".
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе. Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет. Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного (исходящего) документа
Технологическая операция
Получение документа от курьеров и почтовых работников, предварительное рассмотрение Создание РКК на документ (регистрация и передача документа на рассмотрение) Рассмотрение документа
Занесение в РКК резолюции и при необходимости постановка на контроль
Передача документа в структурное подразделение
Передача документа для доклада руководителю структурного подразделения Рассмотрение документа
Занесение в РКК резолюции руководителя структурного подразделения Передача документа исполнителю
Исполнение документа
Внесение в РКК сведений об исполнении документа по данным, полученным от исполнителя Снятие документа с контроля
Подшивка документа в дело
5. Формы регистрации, их характеристика
Основными регистрационными формами в традиционной и автоматизированной системах документационного обеспечения управления в настоящее время являются журналы и регистрационные карточки. Журнальная форма регистрации документов в России была впервые введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720). Карточная форма регистрации документов получает распространение в развитых странах с начала 1920-х гг. В России ее начинают применять практически в 1970-х гг. после выхода в свет ЕГСД. В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах. Правила заполнения реквизитов регистрационных форм в приложении 17.
Сведения о входящих документах включают:
—автора (корреспондента);
—название документа;
—дату документа, проставленную организацией-авто ром;
—индекс документа, присвоенный организацией автором;
—дату поступления;
—индекс поступившего документа (входящий индекс);
—заголовок документа или его краткое содержание;
—резолюцию;
—срок исполнения;
—исполнителя (кому направляется документ на исполнение);
—отметку об исполнении;
—номер дела по номенклатуре, в которое документ помещается после исполнения.
Сведения об исходящих документах содержат:
—исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);
—дату документа;
—регистрационный индекс;
—корреспондента (кому адресован документ);
—заголовок документа или его краткое содержание;
—количество листов;
—номер дела по номенклатуре, куда копия документа помещается после отправки.
Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов. Состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т. д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т. п.
На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:
—количество входящих, исходящих и внутренних документов;
—наличие документов, требующих строгого учета;
—принятая в организации система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);
—возможность использования организацией компьютерных технологий обработки документов.
При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах. В последнее время получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др. Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо и т. п. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая охрана сведений о документах. В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик (порядка 500 в год). При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков:
1. Журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, т. е. только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.
2.Нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация, т. к. сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.
3.При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, т. к. при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.
4.Значительно затрудняется ведение срокового контроля за исполнением документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.
Карточная форма регистрации делает этот процесс более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях. Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку. Форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма.