С 2005 года в правовом отношении закупочное подразделение является ответственным за все операции закупки. Внутри закупочное подразделение делиться на группы (бюро) закупок, отвечающие за оперативную деятельность по отношению к соответствующему классу закупаемых материалов.
К каждому закупочному подразделению приписываются цехи, заказывающие и использующие материалы и услуги, а также склады, по которым учитываются запасы материалов.
Содержание деятельности по закупкам включает в себя: разработку принципов выбора материалов; предоставление заявок; определение общей потребности в закупках; работу с поставщиками; входной контроль, приемку, хранение и обеспечение подразделений завода материалами.
Общее руководство и координацию работ по материально-техническому обеспечению осуществляет коммерческий директор.
Управление материально-техническим снабжением осуществляют отделы: снабжения, главного энергетика, оборудования, ЖДЦ, УКС и информационных технологий.
Отдел снабжения (ОС) обеспечивает всеми видами сырья, топлива, вспомогательных, малоценных и быстроизнашивающихся материалов для производства.
Отдел оборудования обеспечивает действующие цехи запчастями к электрическому оборудованию и контрольно-измерительными приборами, узлами для механического оборудования, сменным оборудованием и запчастями для ремонта, нестандартным оборудованием по заявкам подразделений предприятия.Отдел информационных технологий (ОИТ) обеспечивает средствами связи, оргтехникой и программным обеспечением.
Отдел главного энергетика (ОГЭ) обеспечивает электроэнергией, природным газом, водой и тепловой энергией.
Управление капитального строительства (УКС) обеспечивает всеми видами работ и услуг по строительству зданий и сооружений.
Железнодорожный цех осуществляет закупку ж/д тарифа, оплату за поставку и уборку вагонов МПС. Схема закупочных подразделений приведена в приложении 4.
Специализация закупочных подразделений представлена в табл.2
Таблица 2 Специализация закупочных подразделений
| Состав закупаемых материальных ценностей | Закупочное подразделение |
| Сырье и основные и вспомогательные материалы | Отдел снабжения (зам. коммерческого директора – начальник отдела снабжения) |
| Оборудование | Отдел снабжения (зам. коммерческого директора – начальник отдела снабжения) |
| Энергоресурсы | Отдел главного энергетика (главный энергетик) |
| Строительно-монтажные работы в ремонтах, капитальном строительстве и реконструкции | Управление капитального строительства (зам. директора по строительству и реконструкции – начальник УКСа |
| Программное обеспечение, оргтехника, расходные материалы | Отдел информационных технологий (начальник отдела информационных технологий) |
| Услуги социального характера (социальное страхование, оздоровление, отдых, питание) | Цех здоровья, отдел социального страхования, ДКМ, ОРС (зам. директора по общим вопросам) |
Информационная структура закупочных подразделений в Приложении 5.
Порядок действий с поступающими на завод материалами должен обеспечивать своевременное снабжение подразделений материальными ресурсами установленного качества, в необходимом количестве и ассортименте с целью ритмичного выпуска готовой продукции, отвечающей требованиям стандартов и потребителей.
Каждое закупочное подразделение использует АРМ работника (исполнителя), где производится ввод и корректировка исходных данных. Также исполнителю доступна информация с АСУ ППП Ответственными за внесение информации являются все подразделения предприятия, имеющие разрешение вводить и корректировать данные в АСУ ППП. Просмотр информации возможен лицам, имеющим разрешение (пароль). Пароль присваивается и выдается работником ОИТ и меняется ежемесячно.
Автоматизированное Рабочее Место работника закупочного подразделения:
1. «АСУ-поступление» - работа с накладными
- Ввод поставщиков, плательщиков тарифа, цен по группам
- ввод поставщиков, плательщиков тарифа, цен (одна накладная)
- корректировка поставщиков, плательщиков тарифа, цен
- ввод номера счета в накладные
- корректировка номера счета в накладные
- просмотр накладных на поступившие грузы
- формирование рапортов поступивших грузов за период
2. Справки по контрагенту
- справка взаимной задолженности
- справка о ходе оплаты
- реестр счетов кредитора
- предоплата поставщикам (ПП и векселя)
- ведомость поступления документов
- реквизиты контрагента
3. Просмотр договоров
4. Просмотр заказов
5. Просмотр счетов кредиторов
6. Наличие металлопродукции на складах
Подразделения завода подают заявки на закупку необходимой продукции в соответствующие отделы. Годовые заявки на закупку ТМЦ на плановый год подаются в ноябре текущего года. Заявки на закупку ТМЦ на плановый месяц подаются до 10 числа текущего месяца на материалы перевозимые по линии МПС, на остальные материалы заявки подаются к 20 числу. Заявки представляются по утвержденной форме, увязанными с производственной программой и с учетом норм расхода. При необходимости к заявке прилагают пояснительную записку, расчеты, проектную документацию на оборудование с подробным указанием технических характеристик.
Заявки на сырье, материалы, оборудование необходимые для проведения научно-исследовательских работ и внедрения новой техники, согласовываются с техническим отделом.
Заявки на приобретение контрольного, измерительного и испытательного оборудования согласовываются с центральной лабораторией метрологии (ЦЛМ).
ОС, ОГЭ, отдел оборудования, ОИТ проверяют состав заявок, правильность расчетов и соответствие нормативной документации, определяют общую потребность в закупках для обеспечения выполнения производственной программы с учетом норм расхода.
Расчеты годовой потребности закупок с распределением объемов по месяцам, кварталам, поставщикам утверждает коммерческий директор.
Месячные заявки подразделений проверяются на соответствие нормам ПЭО.
При формировании плана закупок, производится расчет складских остатков на начало планового периода на основании:
- фактических запасов на число.
- планируемых поступлений до начала планового периода.
- планируемого расхода сырья и материалов до начала планового периода.
Анализ поступления сырья на металлургический завод приведен в табл.3.
Таблица 3Анализ поступления сырья на металлургический завод (млн.)
| Товарные группы | Факт 200 | План 2005 | Факт 2005 | % вып. плана | Откл. от план. | Откл. от пр. года | В % к пр. году |
| Руда | 1286 | 1354 | 1439 | 106,3 | + 85 | +153 | 111,9 |
| Агломерат | 1174 | 1231 | 1300 | 105,6 | + 69 | + 126 | 110,7 |
| Кокс | 1088 | 1117 | 1199 | 107,3 | + 82 | + 111 | 110,2 |
| Известняк | 742 | 773 | 801 | 103,6 | + 28 | + 59 | 108 |
| Ферросп лав | 235 | 257 | 260 | 101,2 | + 3 | + 23 | 110,6 |
| Мазут | 217 | 229 | 241 | 105,2 | + 12 | + 24 | 111,1 |
| Прочие | 596 | 614 | 634 | 103,3 | + 20 | + 38 | 106,4 |
| Всего | 5338 | 5575 | 5874 | 105,4 | + 299 | + 536 | 110 |
Исходя из анализа, устанавливают в каком объеме закупалось сырье в отчетном и прошлых годах и какие имеются возможности расширения их закупки в будущем. После данного анализа проводится анализ равномерности поступления сырья по отдельным периодам (месяцам, неделям). Такой анализ проводится в целом по предприятию и в разрезе отдельных групп.
Результаты проведенного анализа используются в процессе всех последующих этапов планирования поступления и закупки сырья.
Поступление материалов на завод в ж.д.транспорте
Приемку материалов, поступивших на завод, по количеству осуществляют мастера, бригадиры по перемещению грузов и другие работники ЦПП и других цехов, отвечающие за складирование и хранение материалов.
Диспетчерская служба ЖДЦ, получив уведомление о прибытии груза со станции "Сортировка", своевременно ставит об этом в известность диспетчера ЦПП. Диспетчер ЦПП, по прибытию груза, производит опись всех вагонов МПС на подъездных путях станции «Металлургическая» смотрит состояние груза в открытых вагонах, состояние пломб закрытых вагонов и дает назначение о передаче груза для разгрузки диспетчеру ЖДЦ. В необходимых случаях диспетчер ЦПП согласовывает назначение груза для разгрузки с начальником цеха-получателя (начальником смены) или вызывает представителя цеха-получателя (службы, отдела) на станцию «Металлургическая» для решения вопроса о назначении разгрузки поступившего материала (груза). Диспетчерская служба ЦПП ведет учет всех поступающих материалов в "Журнале прибытия и оформления грузов" и "Книге учета материалов ЦПП"
Поступившие вагоны и цистерны с грузом взвешивают на вагонных железнодорожных весах. Вагоны с ферросплавами, металлоломом, углем и огнеупорами подвергаются 100% перевеске.
В случае весовой недостачи груза, диспетчерская служба ЦПП, в соответствии с инструкцией по приемке грузов № П-6 составляет "Акт о недостаче продукции" в 3-х экземплярах, который не позднее суток передается в юридический отдел для предъявления претензии поставщику на взыскание денежных сумм за недостачу груза.
После перевески поступивших грузов выписывается приходный ордер на ТМЦ, акт о приемке оборудования по весу и количеству с заведением его в АСУ ППП завода в течение суток.
Диспетчер ЦПП после окончания выгрузки материалов (слив цистерн) немедленно дает заявку ЖДЦ на вывод порожних вагонов (цистерн). Диспетчер ЦПП регистрирует в книге учета поступивших грузов следующие данные: