В процессе работы удобно пользоваться таблицами, и графиками. Например, см. Приложение, График 1.
Искомые величины можно определить исходя из данных: прибыль – 125 тыс. руб., выручка – 700 и постоянные (общефирменные) издержки – 80 тыс. руб.
Этот простой и удобный прием «трех точек» позволяет с помощью графика моделировать различные ситуации и учитывать их при принятии плановых решений.
Важной задачей управления затратами является планирование смет текущих расходов, которые составляются на основе планов производства и сбыта и включают:
- прямые затраты на материалы;
- прямые затраты на оплату труда;
- заводские накладные расходы;
- торговые и административные расходы.
В отечественной практике обычно составляется сводная смета, где указываются все основные укрупненные экономические элементы затрат. Однако для целей управления затратами более эффективно проводить разделение на локальные сметы, что позволит принимать управленческие решения с учетом величины каждого вида затрат.
Приведем примеры составления смет затрат по исходным данным на плановый период. Планируемые объемы производства являются основой для расчета сметы прямых затрат на оплату труда.
Таблица: План производства
| Показатель | Квартал | На конец года, шт. | |||
| I | II | III | IV | ||
| Плановый объем продаж | 600 | 500 | 700 | 600 | 2400 |
| Планируемый уровень запасов на конец периода (10 % от объема следующего квартала) | 50 | 70 | 60 | 80 | 80 |
| Полный объем выпуска, шт. | 650 | 570 | 760 | 680 | 2480 |
| Минус: уровень запасов продукции на начало периода (цифра на конец предыдущего квартала) | 60 | 50 | 70 | 60 | 60 |
| Планируемое количество единиц выпускаемой продукции | 590 | 520 | 690 | 620 | 2420 |
Таблица: смета прямых затрат на материалы.
| Показатель | Квартал | На конец года, шт. | |||
| I | II | III | IV | ||
| Плановый выпуск продукции, шт. | 590 | 520 | 690 | 620 | 2420 |
| Норма стоимости материалов на единицу продукции, руб./шт. | 30 | 30 | 30 | 30 | 30 |
| Потребность в денежных средствах на материалы для производства, руб. | 17700 | 15600 | 20700 | 18600 | 72600 |
| Планируемый уровень запасов на конец периода (по данным таблицы «план производства»), руб. | 1500 | 2100 | 1800 | 2400 | 2400 |
| Общая потребность, руб. | 19200 | 17700 | 22500 | 21000 | 75000 |
| Минус: стоимости запасов материалов на начало периода (то же, что на конец предыдущего) | 1800 | 1500 | 2100 | 1800 | 1800 |
| Стоимость закупок необходимых материалов, руб. | 17400 | 16200 | 20400 | 19200 | 73200 |
Таблица: смета прямых затрат на оплату труда.
| Показатель | Квартал | На конец года, шт. | |||
| I | II | III | IV | ||
| Плановый объем выпуска, шт. | 590 | 520 | 690 | 620 | 2420 |
| Трудоемкость единицы продукции, чел./час. | 1,2 | 1,2 | 1,2 | 1,2 | 1,2 |
| Общая величина прямых трудовых затрат, чел./час. | 708 | 624 | 828 | 744 | 2904 |
| Тарифная ставка 1 чел./час., руб./час. | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 |
| Итого на оплату труда, руб. | 14160 | 12480 | 16560 | 14880 | 58080 |
Смету по общефирменным затратам (постоянным, косвенным, накладным) можно рассчитывать либо нормативным методом, либо в процентах к величине затрат на оплату труда производственных рабочих.
В международной практике отдельно составляется смета торговых и административных расходов, в этом случае в смете накладных расходов следует предусматривать только цеховые накладные расходы.
Для расчета смет затрат широко используются электронные таблицы EXCELи другие компьютерные программы.
В качестве рекомендаций для управляющего можно предложить следующий порядок работ.
1. Формирование центров затрат с учетом основных сфер деятельности: управление – поставки – производство –сбыт.
2. Разработка системы норм и нормативов для каждого центра затрат.
3. Оценка резервов и разработка программ по каждому бизнес-процессу в соответствующих центрах затрат.
4. Калькулирование затрат для бизнес-процессов с учетом фактора времени использования заемных средств.
5. Анализ динамики изменения затрат в бизнес процессах на основе сравнения плановых и фактических показателей и других методов сравнения.
6. Организация скользящего режима планирования общих затрат и себестоимости единицы продукции (услуги), то есть обеспечение корректировок из-за изменений во внешней и во внутренней среде.
7. Разработка смет по центрам затрат.
8. Установление диапазонов возможных (допустимых) отклонений на планируемый период.
9. Формирование и ведение сводной сметы затрат фирмы как расходной части ее бюджета.
10. Прогнозирование тенденций изменения затрат в будущих периодах.
Постоянное наблюдение за динамикой затрат (мониторинг) позволяет принимать своевременные управленческие решения не только по расходной части бюджета фирмы, но и по доходной.
3.4. Управление оборотным капиталом малого предприятия.
3.4.1. Общие положения.
Главными характеристиками оборотных средств являются: ликвидность, объем, структура.
Основными составляющими оборотных средств являются:
· денежные средства (наличные в кассе и на р/с);
· дебиторская задолженность;
· запас (товарно-материальный или производственный);
· незавершенное производство.
Элементы оборотных средств имеют различную ликвидность (абсолютная ликвидность свойственна лишь денежным средствам). Объем и структура оборотных ресурсов зависят от отраслевой специфики и направленности бизнеса. Управляющие воздействия должны осуществляться по каждой структурной составляющей оборотных средств, то есть необходимо комплексное управление.
Оборотные средства входят в состав активов, являясь текущими активами. В свою очередь текущие активы с точки зрения управленческих воздействий состоят из постоянной (систематической) доли и переменной (изменяющейся в зависимости от различных факторов). Как правило, постоянная доля оборотных ресурсов представляет собой минимально необходимый уровень для осуществления планируемой производственной деятельности.
Дополнительные ресурсы обусловлены изменяющейся ситуацией на рынках поставщиков, потребителей, производителей. Следовательно, поддержание общей величины оборотных средств в оптимальных размерах, в том числе по каждой из составляющих этих ресурсов, является главной задачей управления оборотным капиталом.
Управления оборотными средствами всегда рассматривается в совокупности с краткосрочными (текущими) обязательствами, которые покрываются оборотными ресурсами. В успешно развивающейся фирме текущие активы должны превышать величину текущих (краткосрочных) обязательств, к которым относится краткосрочная кредиторская задолженность, в том числе по товарным кредитам, обязательные платежи (сборы, налоги, отчисления, оплата счетов-фактур и прочие выплаты), расчеты по банковским ссудам, займам.
Исходя из того, что существуют оборотные ресурсы и текущие обязательства, необходимо учитывать наличие чистых текущих активов (оборотного капитала), которые представляют собой разницу между оборотными средствами и краткосрочными обязательствами. Если долговые обязательства превышают текущие активы, то образуются чистые текущие обязательства, что является сигналом финансовой неустойчивости фирмы.
Таким образом, управление оборотным капиталом связано с поиском решений по основным составляющим оборотных ресурсов и краткосрочным обязательствам.
3.2.2. Управление денежными средствами.
К денежным средствам относятся деньги, находящиеся в кассе, на расчетных и депозитных счетах. К денежным эквивалентам относятся и ценные бумаги как высоколиквидные элементы оборотных средств. В функции управляющего финансами входит решение задачи оптимального запаса денежных (наличных) средств, так как их значительный объем, с одной стороны позволяет повысить платежеспособность фирмы, с другой – к замораживанию свободных денежных средств.
При управлении денежными потоками следует учитывать, что денежные средства необходимы, прежде всего, для выполнения текущих операций, а так как между их притоком и оттоком всегда имеется временной лаг, то фирма может иметь на расчетном счете запас свободных денежных средств. Кроме того, свободные денежные средства нужны для осуществления непредвиденных платежей и инвестирования в эффективные проекты.
В российской экономике существует проблема взаимных неплатежей, что усугубляет ситуацию с притоком денежных средств от продажи продукции и приводит к дефициту оборотных средств.
Для принятия решений о необходимом объеме денежных средств надо учитывать;
· величину ликвидных активов фирмы;
· объем долговых обязательств и сроки их выполнения;
· условия получения краткосрочных кредитов;
· норму прибыли продукции (услуг);
· коммерческий риск;
· платежеспособность потребителей (покупателей);
· экономические условия.
Также следует учитывать, что получение прибыли не гарантирует наличия денежных средств при определенных экономических условиях, что иллюстрирует пример.