Удосконалення системи контролю в органах державної служби
План
Вступ
1. Поняття та сутність контролю, його місце в управлінні органами державної влади та оцінці діяльності державних службовців
2. Особливості організації управлінського контролю в органах державної влади
3. Напрямки та механізми вдосконалення системи внутрішнього контролю, як функції менеджменту органів державної влади
4. Застосування антикризового управління персоналом, як механізму вдосконалення контролю за його діяльністю
Висновки
Список використаних джерел
Контроль – фундаментальний елемент процесу управління. Ні планування, ні створення структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю. Фактично всі вони є невід’ємними частинами загальної системи контролю, зокрема, в органах державної влади.
Слово «контроль», як і слово «влада», породжує негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає перш за все обмеження, відсутність самостійності і т.п. – все те, що прямо протилежне нашим уявленням про свободу особистості. Внаслідок такого стійкого сприйняття контроль відноситься до числа тих функцій управління, сутність яких розуміється частіше всього неправильно. Керівники починають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли вони сформулювали цілі та задачі. Контроль дуже важливий для того, щоб установа функціонувала успішно. Без контролю починається хаос і об’єднати діяльність яких-небудь груп стає неможливо. Важливо і те, що самі по собі цілі, плани і структура установи визначають її напрям діяльності, розподіляючи її зусилля тим чи іншим способом, направляючи виконання робіт. Контроль, таким чином, є невід’ємним елементом самої суті установи.
Актуальність обраної теми полягає в тому, що в сучасних умовах ринкових відносин в Україні все частіше органи державної влади повинні мати змогу гнучко та оперативно реагувати на вимоги ринку. Плани і організаційні структури – це лише картини того, яким хотілось би бачити майбутнє керівництву. Багато різноманітних обставин може перешкодити тому, щоб задумане реалізувалось. Зміни законів, соціальних цінностей, технології, умов конкуренції та інших змінних величин навколишнього середовища можуть перетворити плани, цілком реальні в момент їх формування, через деякий час в щось абсолютно недосяжне. Для того щоб підготуватися і відреагувати належним чином на подібні зміни, установам потрібен ефективний механізм оцінки впливу цих змін.
Крім того, навіть найкращі організаційні структури мають свої недоліки. Спеціалізація і розподіл праці, наприклад, можуть призвести до проблем координації, тертя між окремими бригадами і робочими групами. Структура, що виглядала привабливо на папері і успішно використовувалась в іншому місці і в інший час, може не виправдати всіх надій, покладених на неї керівництвом організації. Також фактором невизначеності, постійно присутнім в керівництві, є люди, що виконують більшість робіт в організації. Люди не комп’ютери, їх не можна запрограмувати на виконання якоїсь задачі з абсолютною точністю. Не дивлячись на багато численні успіхи в розумінні механізму поведінки людей в процесі трудової діяльності, менеджери ще дуже далекі від того, щоб детально прогнозувати реакцію робітників у відповідь на введення нових інструкцій та команд, покладання додаткових прав і обов’язків.
Помилки і проблеми, що виникають при аналізі ситуації всередині установи переплітаються, якщо їх вчасно не виправити, з помилками в оцінці майбутніх умов навколишнього середовища і поведінкою людей. Імовірність такого переплетіння помилок в організації дуже велика через високий ступінь взаємозалежності видів діяльності. Одна із найважливіших причин необхідності контролю полягає в тому, що будь-яка установа безумовно зобов’язана володіти здібністю вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей організації.
Слово «контроль» породжує, перш за все, негативні асоціації. Для багатьох людей контроль означає, перш за все, обмеження, примушення, відсутність самостійності і тому подібне – загалом, все те, що протилежно нашим уявленням про свободу особи. Внаслідок такого сприйняття, контроль належить до тих функцій управління, суть яких розуміється найчастіше неправильно. На питання «що ж означає контроль для менеджера», то найчастіше люди відповідять вам, - це те, що дозволяє утримувати працівників в певних рамках. У принципі – це вірно. Один з аспектів контролю дійсно полягає в забезпеченні підпорядкування чомусь. Але зводити контроль просто до якихось обмежень, що виключають можливість дій, що завдають шкоди організації і що примушують кожного поводитися строго дисципліновано, - означало б випустити з уваги основне завдання управління.
Контроль - це процес, що забезпечує досягнення цілей організації. Він необхідний для виявлення і дозволу виникаючих проблем раніше, ніж вони стануть дуже серйозними, і може також використовуватися для стимулювання успішної діяльності.
Процес контролю складається з установки стандартів, зміни фактично досягнутих результатів і проведення коректувань в тому випадку, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів.
Керівники починають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли вони сформулювали цілі і завдання і створили організацію. Контроль дуже важливий, для того, щоб організація функціонувала успішно. Без контролю починається хаос, і об'єднати діяльність яких-небудь груп стає неможливо. Важливо і те, що вже самі по собі цілі, плани і структури організації визначають її напрями діяльності, розподіляючи її зусилля тим або іншим чином і направляючи виконання робіт. Контроль, таким чином, є невід'ємним елементом самої суті всієї організації.
Контроль – це критично важлива і складна функція управління. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку слід враховувати в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинен бути всеосяжним. Кожен керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків, навіть якщо ніхто йому спеціально цього не доручав [24, c. 95].
Плани і організаційні структури – це лише ідеал того, яким хотілося б бачити майбутнє керівництву. Безліч різноманітних обставин може перешкодити тому, щоб задумане реалізувалося. Зміни законів, соціальних цінностей, технології, умов конкуренції і інших змінних величин навколишнього середовища можуть перетворити плани, цілком реальні у момент їх формування, через деякий час в щось абсолютно недосяжне. Для того, щоб підготуватися і відреагувати належним чином на подібні зміни, організаціям потрібний ефективний механізм оцінки дії на них.
Крім того, навіть найкращі організаційні побудови мають свої вади. Спеціалізація і розподіл праці, наприклад, можуть породити проблеми координації, тертя між окремими бригадами і робочими групами, нудну роботу з відсутністю мотивації. Структура, що виглядає привабливо на папері і що успішно використалася у іншому місці і в інший час, може і не виправдати всіх надій, що покладаються на неї керівництвом даної організації.
Ще одним чинником невизначеності, постійно присутнім в управлінні, є люди, що виконують більшість робіт в будь-якій організації. Люди не комп'ютери. Їх не можна запрограмувати на виконання якого-небудь завдання з абсолютною точністю. Не дивлячись на численні недавні успіхи в розумінні механізму поведінки людей у процесі трудової діяльності, менеджери ще дуже далекі від того, щоб скільки-небудь зв'язано і детально прогнозувати у відповідь реакцію працівників на введення нових інструкцій і команд, покладання додаткових прав і обов'язків.
Помилки і проблеми, що виникають при аналізі ситуації усередині організації, переплітаються, якщо їх вчасно не виправити, з помилками в оцінці майбутніх умов навколишнього середовища і поведінки людей. По аналогії з цим, якщо ви помилилися при підрахунку ваших доходів і витрат, то через це ви можете потім допустити ще серйознішу помилку, неправильно виписавши чек, і тим самим завдати серйозного збитку своїм друзям, діловим партнерам або своїй репутації. Вірогідність такого переплетення помилок в організації вельми велика із-за високого ступеня взаємозалежності видів діяльності.
Функція контролю – це така характеристика управління, яка дозволяє виявити проблеми і скоректувати відповідно діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть в кризу.
Одна з найважливіших причин необхідності здійснення контролю полягає в тому, що будь-яка організація, безумовно зобов'язана володіти здатністю вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони завадять досягненню цілей організації.
Позитивна сторона контролю полягає у всемірній підтримці всього того, що є успішним для діяльності організації. Зіставляючи реально досягнуті результати із запланованими, тобто відповідаючи на питання «Наскільки ми просунулися до поставлених цілей?», керівництво організації отримує можливість визначити, де організація добилася успіхів, а де потерпіла невдачу. Іншими словами, один з важливих аспектів контролю полягає в тому, щоб визначити, які саме напрями діяльності організації найефективніше сприяли досягненню її цілей. Саме так дрібні фірми визначають, в яких областях їм розширюватися і укладати контракти, яка з вхідних в їх склад фірм повинна отримати велику частку ресурсів, а яку слід продати або розформувати. Визначаючи успіхи і невдачі організації та їх причини, ми дістаємо можливість достатньо швидко адаптувати організацію до динамічних вимог зовнішнього середовища і забезпечити тим самим найбільші темпи просування до основоположних цілей організації [17, c. 116].