Содержание
Введение
1. Официально-деловой стиль
2. Требования к текстам документов
3. Ошибки в оформлении текстов документов
Выводы
Список использованной литературы
Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.
На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного).
В официально-деловом стиле речи выделяются подстили: законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный, статистический, технический, дипломатический и т. д.
Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т. е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.
Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме[1].
Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению.
Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.
В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.
Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации.
Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.
Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т. д.).
Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям[2]:
- краткость и компактность изложения официального материала;
- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
- последовательность использования технических приемов правотворчества.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
2. Требования к текстам документов
Текст является основным реквизитом формуляра документа.
Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. Такой стиль изложения можно назвать формально-логическим.
Язык служебных документов отличают следующие особенности: нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, своеобразная модальность.
В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно, а в русской письменной речи информационная роль слова или словосочетаний возрастает к концу предложения. Иными словами, отсутствие в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации компенсируется наличием специфического принципа «линейной» подачи информации.
Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем - основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная - в начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.
Продуманное расположение слов позволяет пишущему привлечь внимание адресата к той или иной мысли или оттенить важные моменты высказывания. Неправильный порядок слов затрудняет восприятие фразы и даже создает возможность ее двоякого понимания. Например:
«Учащиеся школы помогали взрослым во время каникул в работе по благоустройству парка», - данный порядок слов в предложении затрудняет восприятие главной мысли.
Следует написать: «Во время каникул учащиеся школы помогали взрослым в работе по благоустройству парка».
При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор. В деловом письме не должно быть устаревших слов и выражений (архаизмов), например, таких слов, как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д.
Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения, как: настоящим сообщаю, предъявитель сего, на предмет выдачи, препровождаю, доношу, действительно работает и т.д.
Канцеляризмы лишают текст документов необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной, например: «Поставить во главу угла...»; «Развернуть культмассовую работу...»; «В части удовлетворения запросов...»; «Имеет место рост производительности труда...» и т.д.
Не рекомендуется использовать в документах выражения с такими предлогами, как «за счет», «по линии», «в части» («по линии намеченных мероприятий», «за счет применения новой техники» и т.д.). Это относится и к словам-спутникам, непременно сопутствующим какому-либо слову, например: критика-обязательно резкая, поддержка - всегда горячая, размах - обычно широкий и т.д.
Не следует употреблять также слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание, так называемых плеоназмов (от греч. «pleonasmos» - многословие), например: своя автобиография (в слове «автобиография» уже заключено понятие «своя»); отступать назад; не нужны слова «месяц», «человек» в сочетаниях «в марте месяце», «10 человек рабочих» и т.д.).
Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов), например: «Следует отметить следующие недостатки...»; «В целях улучшения работы целесообразно...»; «Объединить воедино...»; «Хронометраж времени...» и т.д.
В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие. Но не следует употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские, например: утрировать вместо преувеличивать, индифферентно - равнодушно, конвенция - условие, дефекты - недостатки и т.д. Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.
Составить служебный документ тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель, используя синонимы - слова, разные по звучанию, но близкие по значению, например: договор - условие, согласование; известие - извещение, сообщение, новость; взгляд - убеждение, мнение, точка зрения; отчетливый - четкий, определенный, ясный, очевидный и т.д.
В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.
Если сокращение образуется по первым буквам полного наименования конкретного учреждения, такое сложносокращенное название пишется прописными буквами, например: Белорусский государственный университет - БГУ. Сокращенные нарицательные имена существительные пишут строчными буквами, например: вуз - высшее учебное заведение.
Употребляются и сокращения, образованные по начальным слогам слов, входящим в сложные наименования, например: завхоз, главбух и т.д., или состоящие из начальных слогов первого слова с полным вторым словом, например: жилотдел, капремонт, спецотдел, хозрасчет, хозчасть и т.д., а также слова, представляющие собой тип простых слов-усечений, например: спец., зам., зав., пом. и т.д.