Технология управления коммерческой деятельность организации потребительской кооперации (стр. 5 из 7)

Рис. 3. Требования, предъявляемые к коммерческой информации

Сбор данных в ПО «Черемисиновское» путем получения сообщений, содержащих какие-либо сведения, предназначенные (специально подготовленные) для передачи по каналу связи от источника информации к ее пользователю. Технически эта операция совершается с помощью специальных средств передачи (приема) данных методов, факсов, телефонов и т.д. следует отметить, что понятие «данные» и «информационные» неидентичны. Данные – это сигналы из которых предстоит получить информацию. С этой целью данные подвергаются обработке, т.е. приводятся к виду, пригодному для использования при принятии управленческих решений. Технологически эта операция совершается на базе соответствующих алгоритмов, методов расчета показателей, формирования документации, документооборота и. т.д., а технически - с применением компьютерных средств.

В связи с этим важным направлением совершенствования информационного обеспечения коммерческой деятельности является внедрение автоматизированной технологии получения и обработки информации.

Автоматизация технологии получения и обработки информации позволяет унифицировать технические средства и программное обеспечение для решения коммерческих задач, обеспечить централизацию накопления и обработку информации.

Процесс информационного обеспечения коммерческой деятельности предполагает использование следующих технических средств (рис. 4).

Рис. 4. Технические средства для информационного обеспечения коммерческой деятельности

При подборе технических средств учитываются: характер и состав задач, подлежащих выполнению; носители и объем входящей информации; формы и способы представления полученных результатов; согласованность и совместимость действий различных технических средств.

Результат движения информационного потока выражается в сортировке и структуризации информации и формировании информационных банков пользователей.

Движение информационного потока при организации коммерческой деятельности достигается путем последовательного прохождения трех фильтров:

- физического - устанавливает количественное ограничение на поступление данных и обуславливается пропускной способностью канала связи;

- семантического - производит отбор тех данных, которые могут быть приняты пользователем, т.е. соответствует его профессиональным знаниям;

- прагматического - производит отбор среди понятных сведений тех, которые полезны для принятия управленческого решения.

Классификация информационных потоков представлена в таблице 7.

Таблица 7

Классификация информационных потоков

Признак классификации	Классификация
По направлению движения информационных потоков относительно управляющей системы	- входящая информация;- исходящая информация;- информация внутреннего пользования
По стабильности движения относительно управляющей системы	- периодическая (регулярная) информация;непериодическая (эпизодическая) информация;- разовая информация
По степени преобразования в управляющей системе	- первичная (исходная);- промежуточная;- итоговая
По значимости для принятия управленческих решений	- информация стратегического характера;- информация тактического характера;- оперативная информация.
По объекту коммерческой деятельности	- информация о поставщиках;- информация о покупателях;информация о субъектах рынка, оказывающих услуги (информационно-консалтинговые, аудиторские, юридические, транспортно-экспедиторские, страховые и др.).
По предмету коммерческой деятельности	- информация о товарах и продукции;- информация об услугах.
По степени доступности	- конфиденциальная; -открытая;
По способу фиксирования	- устная;- документированная (представленная набумажных, магнитных (электронных) носителях)

Указанные признаки классификации информационных потоков целесообразно использовать при поиске и обработке информации.

5. Совершенствование технологии управления коммерческой деятельностью потребительской кооперации с использованием информационных технологий

Кооперативный сектор экономики представлен сельскохозяйственными производственными и потребительскими кооперативами, потребительской кооперацией, кредитными снабженческо-сбытовыми и другими кооперативами.

Все звенья кооперативного сектора взаимодействуют между собой, осуществляя разностороннюю хозяйственную деятельность, что требует в процессе управления переработки больших объемов информации.

Органам управления кооперативных организаций и их союзов при принятии решений необходимо знать о состоянии подведомственных организаций, условиях внешней среды, ожидаемых ситуациях в ближайшем и отдаленном будущем. Известно, что управлять - значит принимать упреждающие решения на основе анализа и прогнозирования ожидаемой ситуации и организовывать их реализацию. Без своевременной, полной и надежной информации нельзя принимать эффективные управленческие решения.

В связи с изложенным возникает необходимость разработки системы информационной поддержки процесса управления, под которой мы понимаем совокупность информационных потоков, методов их обработки и использования при принятии управленческих решений.

Масштабы информационных потоков определяются количеством подведомственных организации, видами хозяйственной деятельности, взаимодействиями организаций кооперативного сектора между собой, а также с сельским населением, с муниципальными и региональными органами власти, с предприятиями взаимосвязанных отраслей и соседних регионов.

Вся информация должна быть представлена в следующих временных измерениях: за прошедший период, в настоящее время, возможные изменения в будущем. Глубина анализа информации за прошлое и будущее, а также ее состав определяются конкретными целями управленческой деятельности.

Среди важнейших управленческих задач, которые должны иметь надежное информационное обеспечение, можно выделить следующие:

-выбор целей, их корректировка на основе анализа и прогнозирования;

- анализ, мониторинг состояния системы, в том числе по степени достижения основных целей в прошедшем периоде;

-прогнозирование внешних условий функционирования кооперативного сектора в непрерывном режиме, а также ожидаемых результатов деятельности и их соответствие поставленным целям;

-принятие решений с учетом установленных целей, анализа и прогноза на основе всех видов и типов информации;

-выбор конкретных вариантов действий;

-планирование хозяйственной и социальной деятельности подведомственных организаций на различных уровнях системы и на различные периоды упреждения;

- непрерывный учет результатов деятельности подведомственных организаций и использование учетной информации для анализа, прогнозирования и принятия решений;

-передача отчетных данных, свод информации по системе, ее анализ по степени достижения поставленных целей.

Подчеркнем, что процесс управления экономическими явлениями является непрерывным, Происходит множество циклов элементарных актов управления: «целеполагание - анализ - прогноз - корректировка целей - принятие управленческих решений - их реализация» и скова «анализ - прогноз -.».

Исходя из различных видов первичной информации, можно выделить следующие типы информационных систем по этому признаку:

- компьютеризированные информационные системы на основе баз данных для планирования, прогнозирования, анализа, сводки;

- справочно-консультативные компьютеризированные информационные системы - на основе баз знаний без логического вывода;

-экспертные системы - на основе баз знаний и логического вывода;

-интегрированные, гибридные компьютеризированные информационные системы, объединяющие выше перечисленные.

Рассмотрим особенности информационных потоков, характерные для современных условий. Во-первых, при принятии решений приходится перерабатывать большие объемы информации, характеризующие деятельность подведомственных организаций за несколько периодов времени по всем направлениям деятельности. Во-вторых, используемая информация носит часто вероятностный характер, является неполной, неточной, нередко – фальсифицированной. Примеров, подтверждающих сказанное, можно привести множество. Объемы закупок сельскохозяйственной продукции планируются за год вперед, но урожайность картофеля, зерна, овощей, а значит, и производство, сильно зависят от погодных условий, которые предсказать можно максимум на одну неделю вперед, но не на год. Объем производства сельскохозяйственной продукции личными подсобными хозяйствами населения определяется работниками органов государственной статистики на основе весьма приближенных расчетов, редко соответствующих действительности. При отсутствии более точной информации приходится принимать решения на основе этой информации, так как более качественная информация отсутствует.

В-третьих, при принятии решений необходимо учитывать сложные взаимодействия между факторами - условиями и результатами деятельности. Например, на эффективность закупок продукции у населения оказывают влияние урожайность сельскохозяйственных культур, цены на средства производства для сельского хозяйства, тарифы на транспортные услуги, цены на продовольственные товары, складывающиеся на потребительском рынке, доходы населения, прожиточный минимум и сотни других факторов. Выделить влияние одного из них не всегда возможно, так как в экономике действует сложный причинно-следственный комплекс, а не единичные взаимодействия.