2.2 Анализ ведения деловых переговоров на примере ООО «Сибстрой»
От уровня организации деловых переговоров во многом зависит успех в достижении поставленных целей, впечатление о серьезности фирмы, т.е. ее серьезности в деловых кругах.
Для ведения переговоров в ООО «Сибстрой» сформирована протокольная группа из 2–3 сотрудников. Для деловой встречи выделяется специальное просторное, хорошо обставленное помещение с большим, овальным столом. Рядом с переговорным находится отдельное помещение с холодильником для напитков и электроприборами для приготовления чая и кофе. Для протокольного приема гостей в рабочих кабинетах установлен угловой диван с низким столиком.
Переговоры с Фабрикой дверей «Ронковски» назначены на 18 декабря 2009 года на 11.00.
В ООО «Сибстрой» переговоры с наиболее перспективными контрагентами о сотрудничестве возглавляет Генеральный директор, а также заключает наиболее существенные договоры, влияющие на решение стратегических задач. Директора фирм назначают лиц, ведущих конкретные переговоры. На имя сотрудника за подписью генерального директора оформляется доверенность с указанием полномочий.
Переговоры по заключению контракта на поставку товаров проводятся обычно как продолжение предварительной коммерческой переписки. Ответственный за ведение переговоров должен:
- подобрать участников переговоров;
- ознакомиться со справочными материалами на контрагента и необходимыми коммерческими документами;
- составить проекты коммерческих документов, которые предполагается подписать в результате переговоров.
В большинстве случаев ведется запись содержания переговоров. Работник, которому поручена запись переговоров, кратко отмечает основные позиции сторон, разногласия и договоренности.
Рассмотрим содержание деловых переговоров между представителями ООО «Сибстрой» и Фабрикой дверей «Ронковски».
Стороны приветствуют друг друга на польском языке. Считается хорошим тоном, когда представители стороны, приезжающей на деловые переговоры, может поздороваться и попрощаться с партнером на его родном языке, даже если не знает данный язык в совершенстве. Переговоры начинаются с представления менеджера ООО «Сибстрой» Полевой Веры Александровны менеджеру Фабрики дверей «Ронковски» Светлане Понковски. Полева В.А. при дельнейшем сотрудничестве будет являться представителем ООО «Сибстрой». Она будет вести переговоры и решать возникающие проблемы от лица фирмы.
Деловые переговоры проводятся на русском языке.
После предварительной договоренности по телефону, на переговорах уточняются наиболее важные пункты контракта.
Договор заключается на один год. По истечении данного срока договор может быть заключен повторно. Покупатель (ООО «Сибстрой») будет получать товар партиями, 1 раз в месяц. На каждую партию дверей составляется счет-фактура, а которой указана дата поставки, вид продукции, ее количество и цена поставки. Стороны приходят к договоренности, что первая партия товара будет составлять 53 двери на сумму 5278 USD с учетом скидки 3%.
Контракт заключается на общую сумму 100000 USD. Поставка товара будет проходить на условиях Exworks. Риск потерь и страхование груза ООО «Сибстрой» берет на себя.
Польской стороной предоставляется сертификат качества продукции. После обсуждения данных пунктов, происходит подписание контракта генеральным директором ООО «Сибстрой» Гунихиной И.А. и менеджером Фабрики дверей «Ронковски» Светланой Ронковски.
Затем Светлана Ронковски предлагает российской стороне пройти в производственный цех, чтобы ознакомиться с процессом производства деревянных дверей на данном предприятии.
На основании вышеизложенного, разработаем следующие рекомендации для эффективного ведения деловых переговоров в любой сфере деятельности.
1. Заранее напишите план переговоров, обработайте наиболее важные формулировки.
2. Применяйте положения психологии о периодическом воздействии на партнера в ходе беседы, а именно:
– неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными
– начало и конец – только положительные фразы.
3. Помните постоянно о движущих мотивах партнера:
– его ожиданиях;
– преимуществах, которых он добивается посредством этих переговоров;
– его позиции;
– его желании самоутвердиться;
– его чувстве справедливости;
– его самолюбии.
4. Избегайте задавать вопросы, на которые партнер может ответить «Нет», облегчайте ему «Да – ответ».
5. Повторяйте в ходе переговоров основные мысли вашего партнера, следите за своими мыслями и высказываниями, не повторяйтесь.
6. Избегайте отклонений от предмета переговоров и превосходной степени сравнения.
7. Внимательно выслушивайте партнера до конца, ведь слушать с должным вниманием то, что он вам хочет сообщить, – это не только знак внимания к нему, но и профессиональная необходимость.
8. Никогда не пренебрегайте значением предубеждений вашего партнера. Часто ваше мнение складывается до того, как вы тщательно взвесили все факты. И для вас, и для вашего партнера будет лучше, если вы вместе осознаете это.
9. Избегайте недоразумений и неверных толкований! Ваше изложение должно быть ясным, наглядным, систематизированным, сжатым, простым и понятным. При любой неясности сразу же безо всякого смущения прямо спрашивайте у партнера, что он все же подразумевает?
10. Уважайте своего партнера! Ведь техника ведения переговоров – это общения с людьми. Будьте внимательны и предупредительны к собеседнику, цените его аргументы, даже если они слабы.
11. Всегда, когда возможно, будьте вежливы, дружески настроены, дипломатичны и тактичны. Помните, что вежливость не снижает определенности просьбы или предложения, но во многом препятствует появлению у партнера внутреннего сопротивления. Вежливость должна быть в меру, без лести и подхалимажа. Дипломатичное же поведение предполагает осторожность, сообразительность и простую учтивость.
12. Если нужно, будьте непреклонны, но сохраняйте хладнокровие, когда температура беседы поднимается.
13. Любым возможным способом постарайтесь облегчить собеседнику восприятие ваших тезисов и предложений, учтя внутреннюю борьбу между его желаниями и реальными возможностями, чтобы он мог сохранить свое лицо. Дайте ему время, чтобы он сам постепенно убедился в правильности ваших положений.
14. Подумайте о тактических приемах ведения переговоров.
15. Попытайтесь в ходе беседы достичь своей цели или же найдите приемлемый компромисс.Заключение
В заключение отметим следующее. Как уже отмечалось, переговоры – это вид совместной с партнером деятельности, как правило, направленной на решение проблемы. В процессе переговоров можно выделить три основные стадии: подготовка к переговорам, процесс их ведения, анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей. Также можно выделить четыре основных способа подачи позиции, которые могут быть использованы участниками переговоров при их ведении: открытые позиции; закрытые позиции; подчеркивание общности в позициях; подчеркивание различий в позициях.
Переговоры являются неотъемлемой частью деловых контактов. Американские специалисты считают переговоры «острием экономических отношений». Помимо хорошего знания предмета обсуждения необходимо владеть техникой ведения переговоров, получить определенную профессиональную подготовку.
В отличие от зарубежных коллег, для российских предпринимателей это совершенно новая область деятельности. Отсюда и соответствующее отношение к переговорам. В одних случаях – это просто растерянность, в других – наши предприниматели прибегают к методам, усвоенным при командно-административной системе.
Развиваясь, усложняясь, индивидуализируясь, деловой мир движется по пути все большей ориентации на партнерские отношения. В реальной практике существует несколько приемов таких отношений, изученные различными исследователями: «максимальное завышение начального уровня», «расстановка ложных акцентов в собственной позиции», «вымогательства», «выдвижением требований в последнюю минуту», «угроза», «выдвижение требований по возрастающей», «салями», «дача заведомо ложной информации или блеф», «отказ от собственных предложений», «двойное толкование».
Итак, умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в процессе ведения деловых переговоров. Вопросы психологии делового общения образно и убедительно сформулировал американский ученый Д. Карнеги в своих правилах. Правило первое: искренне интересуйтесь другими людьми. Правило второе: улыбайтесь. Правило третье: помните, что на любом языке имя человека – это самый сладостный и самый важный для него звук. Правило четвертое: будьте хорошим слушателем, поощряйте других говорить о себе. Правило пятое: говорите о том, что интересует вашего собеседника. Правило шестое: внушайте собеседнику сознание его значимости и делайте это искренне.
Рассматривая вопросы техники ведения деловых переговоров на примере сотрудничества ООО «Сибстрой» и Фабрики дверей «Ронковски», можно сделать вывод, что успех любых переговоров во многом зависит от умения сторон наладить полноценное общение с друг другом. Для того, чтобы переговоры проходили конструктивно, нужен открытый диалог и двустороннее общение.
Неумение наладить полноценное общение, порождает конфликты, для которых не было никаких предпосылок накануне переговоров. В таких случаях стороны отказываются понимать друг друга. Становятся подозрительными и скрытными, что негативно сказывается на их дальнейшем сотрудничестве.