Основна функція ДМ - кумулятивна - забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання членами суспільства.
Перелічені функції зумовлюють суспільну необхідність існування ДП та М, викликані потребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій.
Внутрішні функції відображають завдання ДП та М відносно тих підсистем ДК, з якими безпосередньо пов'язані, тобто виробників, розповсюджувачів та користувачів документів. До цих функцій належать:
соціально-орієнтувальна (або соціалізуюча) - забезпечення спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціонуванню ДП та М;
управлінська - забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед членів суспільства документованої інформації;
утилітарна - використання ДП та М у процесі соціально-комунікативної діяльності. Стосовно конкретного користувача ця функція може проявлятися як система конкретних функцій - культурно-освітньої, прагматичної, гедонічної, статистичної, правової, функції історичного джерела та ін. Наприклад, 12 - 14 % всіх створюваних у суспільстві ділових документів надходять на постійне зберігання до державних архівів - цей ДП містить історичні відомості про розвиток суспільства, тому виконує функцію історичного джерела.
Таким чином, ДП та М відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак, властивостей та функцій. їх знання дозволяє відрізняти ДП та М від інших підсистем ДК, зважати на об'єктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.
Структура – сукупність стійкихзв'язків об'єкта, що забезпечують його цілісність, збереження основних властивостей. Структурування - це визначення внутрішньої будови об'єкта вивчення, встановлення зв'язків та співвідношень між його складовими.
Основи структурування ДП та М - це базисні положення раціонального впорядкування документів у потоках та масивах, що сприяє створенню оптимальних моделей їх функціонування. Активне збільшення нових видів документів та розширення їх репертуару потребують різних підходів до побудови систем упорядкування ДП та М, оскільки у єдиній сукупності ними складно керувати.
Структурувати ДП та М можна за різними ознаками: змістовними і формальними. До змістовних належать ті ознаки структурування, що відбивають семантичні та тематико-типологічні особливості ДП та М.
Семантична структура ДП та М відбиває смислові зв'язки між документами, кількісну розповсюдженість документів однієї тематики. Семантична структура ДП та М виявляє себе через посилання на попередні роботи в текстах документів, пристатейні та прикнижкові списки літератури та ін. Так, у разі одночасного цитування двох наукових публікацій у третій, між двома першими повинні існувати відношення інтелектуальної взаємодії, або когнітивні зв'язки. Вивчення семантичної структури ДП та М сприяє визначенню міждисциплінарних зв'язків, тенденцій розвитку комунікативних процесів у науці, фактів зародження нових дослідних напрямів.
Тематична структура - це відносна поширеність документів певної тематики у ДП та М. Моделлю тематичної структури ДП та М можуть служити класифікаційні схеми: Універсальна десяткова класифікація, Бібліотечно-бібліографічна класифікація, Міжнародна класифікація винаходів та ін.
Семантичну та тематичну структури ДП та М не можна ототожнювати: перша означає зв'язок не лише за тематикою, але й за іншими змістовними зв'язками - за методами дослідження, термінологією, фактичним матеріалом. Семантична структура ДП та М постійно змінюється, оскільки кожний новий документ змінює змістовні зв'язки між попередніми документами та їх значимість для користувача, а тематична структура ДП та М є відносно стабільною.
Типологічна структура ДП та М - це розповсюдженість та кількісне співвідношення документів певних типів або жанрів. При динамічному моніторингу за розвитком типологічної структури ДП та М є можливість визначити актуальні проблеми або тенденції функціонування конкретних сфер та галузей. Наприклад, різке зменшення у потоці кількості наукових видань свідчить про нестабільність та кризовий стан розвитку науки. Сучасну типологічну структуру видавничого ДП відбивають покажчики державної статистики друку: у 1998 р. в Україні було видано 286 друк. од. офіційних видань, що становить 5,1% загального ДП; 919 друк. од. наукових видань (16,6%); 493 науково-популярних видань (8,9%); 1507 друк. од. навчальних видань (27,1%); 393 друк. од. довідкових видань (7,1%); 764 друк. од. літературно-художніх видань (13,8%) та ін.
Інші ознаки структурування ДП та М належать до формальних і відбивають видові, мовні, географічні, видавничі характеристики документів, технологічні особливості носіїв інформації та її документування.
Видова структура - це співвідношення у ДП та М документів різних видів. Наприклад, у 1998 р. видова структура ДП видань України мала такі особливості: авторефератів дисертацій - 2601 назва, що становить 25,8% ДП некнижкових видань; образотворчих видань - 222 назви (2,2%); нотних видань - 26 назв (0,2%); 844 назви журналів та продовжуваних видань (8,4%); 2509 газет (24,9%).
Мовна структура ДП та М - це співвідношення кількості документів, опублікованих певними мовами. Так, у вітчизняному ДП книг політичної тематики у 1998 р. видання українською мовою склали 85,2%, російською мовою -13,9%, англійською мовою - 0,3%, двома мовами - російсько-українською - 0,6%.
Географічна структура ДП та М - це розподіл документів за місцем видання. Наприклад, географічна структура вітчизняного ДП політичної тематики за 1998 р. представлена 20 містами України. Майже 90% складають документи, видані у Києві (70,9%), Львові (11%) та Харкові (4,8%). Аналіз показників географічної структури ДП книг і брошур України за 1998 р. дозволяє зробити висновок, що книговидавнича діяльність найрозвиненіша у Київській (там видано 50,3% загального ДП), Харківській (9,7%) та Донецькій (8,6%) областях. Одночасно в кризовому становищі перебувають книговидавці Херсонської (видано 0,02% річного обсягу загального ДП книг і брошур) та Миколаївської (0,03%) областей.
Видавнича структура ДП та М - це кількісне співвідношення документів за ознакою належності до видавничих установ, до яких входять державні й приватні видавництва, органи державної влади та управління, вищі навчальні заклади, науково-дослідні установи та ін. Уміння орієнтуватися в сукупності видавничих установ та їх продукції дозволяє правильно, оперативно, повно комплектувати документні фонди, розшукувати потрібні користувачам нові видання.
Авторська структура ДП та М - це співвідношення документів за ознакою наукових колективів чи індивідуальних авторів. В залежності від основного профілю розробок первинні наукові колективи (кафедри, лабораторії, відділи, інститути та ін.) поділяються на дві групи: перша - профільні колективи, тобто ті, чия діяльність повністю укладається в межі комплексної наукової проблеми; друга - непрофільні, які крім даної проблеми проводять свої основні дослідження і розробки по інших напрямах. Вивчення організаційно-фірменної та авторської структури результативне, тому що дозволяє визначити коло наукових шкіл та їх лідерів, перелік авторів, яких найчастіше цитують та ін.
Хронологічна структура ДП та М - це співвідношення документів за роком видання. її вивчення результативне при встановленні рівня та швидкості оновлення або старіння документів у документних системах.
ДП та М можна структурувати за будь-якими формальними ознаками документних класифікацій, визначаючи співвідношення документів, що відрізняються знаковою природою інформації, способом документування, матеріальною конструкцією документів, призначеністю для сприйняття інформації користувачем та ін. Так, останнім часом у ДП та М зростає питома вага електронних документів, що свідчить про активне впровадження новітніх інформаційних технологій у сферу документних комунікацій.
У документалістиці поширені інші ознаки структурування ДП: за рівнями та спрямованістю функціонування відокремлюють вхідні, вихідні та внутрішні потоки; за складністю напрямів ДП поділяють на два види: симплексний (спрямований від одного створювача до одного користувача) та мультиплексний (від кількох створювачів до одного або кількох користувачів).
Таким чином, ДП та М як системні об'єкти мають структуру, що відображає концентрацію та розсіювання документів, їх кількісне зростання і старіння залежно від конкретних ознак: належності документів конкретним авторам, темам, місцю та року видання тощо. З появою нових наукових напрямів, носіїв, засобів документування інформації та ін. інновацій, що відбуваються в інфосфері, структура ДП та М змінюється. Наприклад, у розвинутих країнах світу в 1990-х рр. електронні форми інформування про нові публікації та доставки їх копій користувачам змінили співвідношення основних видів наукових документів у потоці: швидко зростає кількість наукових журналів на оптичних носіях, збільшується питома вага публікацій з проблем нових інформаційних технологій та ін.
Стеження за змінами структури ДП та М дозволяє прогнозувати закономірності розвитку документних комунікацій суспільства, здійснювати науково обґрунтоване управління документними системами. Існує велика кількість визначень соціальної комунікації. Найчастіше зустрічається таке, в якому соціальна комунікація розглядається як передача інформації, ідей, емоцій (завдяки знакам і символам), як процес,що пов’язує окремі частини соціальних систем одне з одним [5]. Соціальна комунікація у процесі реалізації вирішує такі взаємопов’язані завдання, як інтеграція окремих людей у соціальні групи або спільноти, а спільноти – в цілісну систему суспільства;внутрішню діференціацію суспільства, відокремлення і відособлення суспільства й окремих його груп один від одного, що приводить до більш глибокого усвідомлення ними своєї специфіки та функцій [2, с. 7]. Громадянське суспільство потребує розвинутих й обґрунтованих комунікаційних стратегій і тактик, які допоможуть, по-перше, задовольнити потреби суспільства в якісній та оперативній інформації, а по-друге, забезпечать суспільство, окремі організації і групи людей максимально повними й вичерпними відомостями про діяльність усіх (владних і невладних) структур у суспільстві, нададуть можливість усім суб’єктам комунікації довести свою соціальну значущість, завоювати довіру до своєї діяльності й дістати підтримку з боку громадськості для успішного виконання своїх функцій. Відносна стабільність демократичних суспільств певною мірою пояснюється тим, що в них забезпечується одна з найважливіших потреб сучасного людства – вчасно отримувати об’єктивну, неупереджену, повну і достовірну інформацію. Інформація є невід’ємною складовою процесу комунікації як окремих індивідів, так і цілих спільнот.