Рациональная специализация должна быть установлена на всех уровнях системы. При этом, чем ниже уровень соответствующего структурного компонента, тем более специализированной должна быть его деятельность. Так, на уровне предприятия в целом устанавливается специализация в определенном виде производства, на уровне технологического отдела - специализация в области технологического обеспечения данного вида производства, а на уровне отдельного работника данного отдела - специализация на выполнение конкретных видов работ по определенному технологическому переходу.
Для осуществления рациональной специализации необходимо обеспечить:
- соответствующую целевую ориентацию исполнителей;
- формирование специализированного потенциала, создающего реальную возможность выполнения данных видов деятельности;
- четкую согласованность между отдельными специализированными процессами.
К вариантам нерационального решения проблемы специализации относятся:
- зауженная специализация, когда общий процесс излишне раздроблен и это затрудняет его скоординированность;
- чрезмерно расширенная специализация, когда отдельные исполнители оказываются не в состоянии выполнить такой широкий процесс достаточно результативно и надежно;
- специализация, не согласующаяся с целями системы, когда отдельные исполнители ориентируются на процессы, не являющиеся необходимыми для данной системы;
- специализация, при которой некоторые из необходимых для системы видов деятельности оказываются пропущенными;
- специализация, не соответствующая имеющемуся у отдельных исполнителей потенциалу.
8. Принцип стандартизации
Научно обоснованная рационализация базируется на использовании системы стандартов, типовых видов организационных элементов. Стандартизация включает в себя разработку стандартов и формирование на их основе конкретных элементов конкретных организаций.
Разработка стандарта целесообразна при следующих обстоятельствах:
а) если ярко выражена типичность соответствующих видов организационных элементов;
б) если данные типы элементов имеют многократную повторяемость, что обеспечивает возможность многократного использования стандарта;
в) если необходимо обеспечить единообразие по наиболее важным сторонам и свойствам данных видов организационных элементов;
г) если необходима предварительная подготовленность к формированию соответствующих организационных элементов, например для повышения его оперативности и надежности.
Стандарты устанавливаются субъектами управления и, как правило, на более высоком организационном уровне, чем осуществляется их использование конкретными исполнителями.
В ходе рационализации обеспечивается:
- установление некоторых наиболее существенных и универсальных стандартов, определяющих общий уровень организованности:
- формирование системы постоянно действующей стандартизации, которая обеспечит возможность разработки и использования стандартов в процессе устойчивого функционирования организации.
Выделяются следующие объекты стандартизации:
1. Процессы. Устанавливаются типовые процессы, определяется их структура, формируются типовая система реализации и система ориентации исполнителей. Примером может послужить типовой технологический процесс.
2. Процедуры. Устанавливаются не только для стандартизированных процессов, но и для всех тех, где чрезвычайное значение имеет именно последовательность осуществления (процедура юридических действий).
3. Результаты. Однозначных связей со стандартизацией процессов нет. Стандарты результатов могут устанавливаться и для нестандартизированных процессов. Основными являются именно требования к получению вполне определенного результата, обладающего заранее заданными свойствами (например, стандарт на продукцию предприятий).
4. Структуры. Могут устанавливаться только в системах, обладающих множеством однотипных структурных подразделений. На предприятии может разрабатываться типовая структура цеха, участка, отдела; в системе государственного управления - типовая структура регионального отделения федеральных органов власти.
5. Системы обеспечения деятельности (технические, материальные, энергетические, организационные, информацион-ные, кадровые и т.д.). Могут устанавливаться для соответствующего обеспечения стандартизированных процессов и для надежного получения стандартных результатов.
Стандартность не абсолютна, а относительна. В каждом стандартизированном элементе наряду с теми свойствами и качествами, которые зафиксированы в стандарте, имеется и то конкретное, что в стандарте не предусмотрено. Соотношение стандартного и нестандартного в каждом элементе должно отражать как общие требования к данному элементу, так и особенности реально сложившейся ситуации.
9. Принцип унификации
Научно обоснованная рационализация базируется в значительной мере на использовании унифицированных элементов. Унификация - это сведение многообразных конструктивных элементов к единообразию, к общему, используемому в разных системах виду. Тем самым унификация создает объективные условия и для развития стандартизации.
Унификация обеспечивает:
а) большую тесноту связи между системами, имеющими общие унифицированные элементы;
б) большую надежность и оперативность функционирования систем в связи с возможной взаимозаменяемостью унифицированных элементов;
в) улучшение характеристик функционирования систем за счет совершенствования унифицированных элементов и их меньшей ресурсоемкости.
Основные виды унифицированных элементов:
- структурные блоки и подразделения;
- внутрисистемные связи и соединения;
- структурные элементы процессов: фазы, этапы, периоды, операции, действия;
- элементы процедуры;
- элементы ресурсного обеспечения (например, оборудование и детали);
- компоненты результата (выпуск унифицированной продукции, которая может использоваться в разных производственных или потребительских системах).
Развитие унификации определяется:
- масштабом унификации, то есть пространством, в котором функционируют системы, имеющие общие унифицированные элементы;
- плотностью унификации, то есть долей унифицированных элементов в общем числе элементов данных систем.
10. Принцип персонификации
Рациональная организация может быть сформирована только при условии персонификации полномочий и ответственности за функционирование структур и осуществление процессов. Рациональность обеспечивается: во-первых, персонификацией самого процесса рационализации; во-вторых, созданием устойчивой персонифицированной системы функционирования организации. Такая система предполагает персонификацию как управления организацией, так и исполнения важнейших процессов ее жизнедеятельности. В сфере управления целесообразна персонификация:
- установления ориентиров деятельности;
- принятия решений;
- координирующего руководства;
- распоряжения ресурсами;
- контроля за деятельностью;
- оценки результатов деятельности;
- ответственности за создание условий деятельности исполнителей.
В сфере исполнения персонифицируются:
- внутрисистемные горизонтальные связи;
- принятие к исполнению заданий субъекта управления;
- выполнение конкретных действий в рамках основной деятельности;
- пользование ресурсами;
- ответственность за результаты деятельности перед субъектом управления.
Персонификация полномочий и ответственности может быть обеспечена и в ситуации, когда субъектами управления и исполнения являются не отдельные лица, а группы, коллективы или организации. Для этого осуществляется распределение общих полномочий и ответственности с доведением их до отдельных членов группы (коллектива, организации). Таким образом обеспечивается, например, персонификация полномочий и ответственности в производственных бригадах, исследовательских группах и общественных организациях.
Реализация принципа персонификации должна быть обеспечена во всех сферах осуществления основной деятельности, на всех структурных уровнях и во всех подразделениях организации. Отсутствие системы четких персональных полномочий и ответственности делает многие структуры неупорядоченными, а процессы функционирования организации нереализуемыми.
11. Принцип регламентации
Научно обоснованная рационализация предполагает четкую регламентацию, то есть установление определенного порядка функционирования организации. Во-первых, обеспечивается регламентация самого процесса рационализации. Во-вторых, осуществляется конкретная регламентация тех сторон жизнедеятельности организации, для которых это особенно необходимо. В-третьих, формируется постоянно действующая система регламентации, способная вырабатывать четкие и рациональные регламенты деятельности.
Регламент - предварительно разработанный порядок осуществления процессов и функционирования структур, устанавливается субъектом управления и предназначен для пользования исполнителем процесса (которым может быть и сам субъект управления). В первую очередь необходимо регламентировать:
- важнейшие структурные связи между подразделениями организации, а также межуровневые связи по линии «руководитель - подчиненный»;
- процессы изменения строения организации;
- регулярные процессы основной деятельности;
- выработку и принятие важнейших решений;
- процессы информационного обеспечения функционирования организации;
- процессы контроля за функционированием организации;
- процессы корректировки функционирования организации;
- пользование потенциалом организации. Рациональность организации может быть достигнута при оптимальном уровне регламентации деятельности. Излишне регламентированная деятельность деактивизирована. Утрачивается возможность оперативного реагирования на непредвиденные изменения ситуации. Процесс становится менее гибким и ненадежным.