2. Принцип алгоритмизации
Научно обоснованная рационализация системы, совершенствование ее статической и динамической организации предполагает использование определенного предварительно разработанного алгоритма - четкой, логически выстроенной и внутренне детерминированной программы действий. Рациональность организации обеспечивается:
- алгоритмизацией самого процесса рационализации;
- формированием алгоритмической базы последующего устойчивого функционирования системы.
Алгоритм рационализации - это алгоритм решения задачи - создать более упорядоченную, более результативную и более эффективную организацию. В нем заключена многовариантная программа поэтапного преобразования организации. По мере перехода от одних этапов рационализации к другим происходит последовательное развертывание все новых вариантов решения задачи.
Алгоритм функционирования содержит программу наиболее рационального выполнения соответствующих функций. Формирование этого алгоритма, включение его в систему организации является одной из частных задач, решение которых обеспечивает алгоритм рационализации. Многовариантность алгоритма функционирования определяется многообразием условий его осуществления.
Алгоритмизация рационализации и функционирования системы предполагает:
- четкую ориентацию действий исходя из важнейших целей системы;
- установление ситуаций, в которых может находиться система, и вариантов действий для всех наиболее вероятных вариантов развития ситуации;
- конкретность и подробность программы действий. Алгоритмизация особенно важна;
- для крупных и сложных систем, любое значительное изменение которых связано с осуществлением целого комплекса разнообразных действий, многие из которых тесно связаны между собой;
- в сложных ситуациях, когда система оказывается в центре действия многих значимых факторов;
- при высокой ответственности процессов, осуществляемых системой, когда необходимо, чтобы упорядочение организации было осуществлено оперативно и надежно.
3. Принцип нормализации
Формирование рациональной организации предполагает нормализацию условий, в которых существует и функционирует система. Эти условия должны обеспечивать возможность существования системы, сохранения ее целостности и поддержания равновесия во внешней и внутренней среде, реализации ее целей, эффективного выполнения основных функций и решения важнейших задач. Если соответствующие условия отсутствуют, то достижение высокого уровня организованности, а иногда и само функционирование системы, невозможно. Так, отсутствие в обществе необходимых экономических и правовых условий делает невозможным организованное функционирование предприятий. А неритмичная и нескоординированная работа предприятия делает невозможным рациональное функционирование подразделений.
Основные направления нормализации условий:
- изменение внешней среды путем воздействия, как на отдельные факторы, так и на среду в целом (если в качестве таковой выступает управляемая организация);
- переход в другую внешнюю среду (в другую организацию, на другой рынок, в другую сферу деятельности, в другой регион);
- изоляция от влияния внешней среды (например, предприятия - с помощью службы охраны и пропускного режима, государства - с помощью охраны государственной границы);
- изменение параметров внутренней среды, особенно тех, которые определяют функционирование системы.
Нормализация условий может быть обеспечена:
- действиями, осуществляемыми самой системой, если у нее сформирован соответствующий тип поведения;
- воздействием со стороны субъекта, осуществляющего внешнее управление системой (например, государственного учреждения).
4. Принцип систематизации
Организация, сформированная в ходе рационализации, должна быть единой целостной системой, находящейся в состоянии динамического равновесия. Это предполагает:
- единство статической и динамической организации;
- структурную упорядоченность, скоординированность основных элементов и внутрисистемных связей;
- единую ориентацию и согласованную реализацию основных процессов.
Системным должен быть и сам процесс рационализации. Каждое изменение в организации должно быть согласовано с другими изменениями. А на каждом этапе должна формироваться определенная целостная, способная функционировать система, уровень организованности которой все в большей степени должен приближаться к намеченному в исходной концепции. Системность может быть обеспечена единым управлением процессом рационализации.
Бессистемная рационализация не может принести полезных результатов. Она ведет не к повышению, а к понижению организованности любых объектов или процессов и даже к их полной дезорганизации.
5. Принцип классификации
Выработка концепции и определение направления рационализации основываются на использовании классификации систем, структур и процессов, которая позволяет:
- определить конкретный класс (тип) любого элемента организации и на основе этого установить его возможности, уровень рациональности, соответствие установленным целям и существующей ситуации;
- осуществить подразделение любой совокупности элементов организации на отдельные виды и на основе этого провести между ними соответствующее распределение ролей, функций, ресурсов и т.д.;
- выбрать конкретные классификационные типы различных элементов организации, которые должны быть включены в новую более рациональную систему.
При осуществлении рационализации используются следующие виды классификации:
1. Классификация систем.
Она позволяет установить тип объекта рационализации и на основе этого определить необходимый уровень организованности, при котором он может нормально функционировать, характер его целевой ориентации и пределы допустимых условий его существования.
2. Классификация факторов среды.
Она дает возможность определить целесообразный тип поведения данной системы по отношению к разным факторам среды (использование, изоляцию, подавление и т.д.).
3. Классификация структур, структурных элементов и внутрисистемных связей.
На ее основе определяется рациональность существующей структуры с точки зрения соответствия типа структуры целям и характеру системы, а также взаимного соответствия отдельных структурных составляющих между собой. Устанавливаются направления структурной перестройки организации.
4. Классификация процессов.
Она позволяет установить несоответствие типа процессов характеру и целям системы, особенностям структуры, взаимное несоответствие отдельных процессов между собой и тем самым определяет основные направления рациональной процессуализации.
6. Принцип концентрации
Принцип концентрации предполагает, что основные усилия при осуществлении рационализации должны быть сконцентрированы на главном объекте, главной сфере и главном направлении рационализации.
Концентрация на главном объекте предполагает выделение именно того объекта, изменение организованности которого оказывает определяющее воздействие на уровень организованности всех объектов, включенных в данную систему (например, выделение одного из цехов как главного объекта рационализации). Если рационализацию удается осуществить на главном объекте, то резко возрастает возможность осуществления ее и на всех остальных объектах, если же не удается, то все действия по совершенствованию организации на других объектах могут оказаться бесполезными.
Концентрация на главной сфере рационализации предполагает выделение той области деятельности, которая является приоритетной в обеспечении организованности данной системы.
Концентрация на главном направлении рационализации предполагает выделение направления реализации главной идеи, заключенной в концепции рационализации. Именно действия на главном направлении обеспечивают основные возможности осуществления рационализации.
Концентрация на главном позволяет обеспечить большую надежность, оперативность и результативность рационализации для соответствующих объектов, сфер и направлений. Но при этом необходимо обеспечивать их приоритетность в формировании ресурсной базы, в алгоритмизации и регламентации процесса рационализации, в практике его реализации.
7. Принцип специализации
Рациональность организации может быть обеспечена только при условии четкой и развитой специализации, сосредоточении на определенной области деятельности самой системы, ее подсистем и элементов. Специализация носит всеобщий характер. Все системы целенаправленной ориентации, как живые, так и неживые (например, технические), а также составляющие их элементы в той или иной степени специализированы. Так, органы биологических организмов специализированы на выполнение определенных функций жизнедеятельности, биологические виды - на осуществление своей роли в экосистеме, машины и механизмы - на соответствующие технологические функции, предприятия - на конкретные виды производства.
Специализация позволяет обеспечить:
- распределение функций и задач по отдельным исполнителям (исполнительным органам) соответственно имеющимся у них возможностям;
- установление роли и места каждого структурного компонента в системе;
- четкую ориентацию исполнителей на осуществление определенной деятельности;
- большую оперативность и надежность реализации процессов.
Выделяется два аспекта реализации принципа специализации:
а) установление специализации отдельных исполнителей в осуществлении процесса рационализации. Например, на предприятии одни подразделения специализируются на развитии технологии, другие - на совершенствовании управления персоналом, третьи - на улучшении условий, деятельности;
б) установление в ходе процесса рационализации более четкой и рациональной специализации в сфере основной деятельности.