Причиной снижения эффективности метода структуризации на базе количественного принципа является то, что группы, состоящие из специализированного персонала, зачастую более эффективны в своей деятельности, нежели группы, созданные на количественной основе.
Количественный принцип структурного деления применим лишь на низшем уровне организационной структуры. На средних и высших управленческих уровнях группировка видов деятельности происходит на иной основе. Как только приобретают значение другие факторы, помимо рабочей силы, так структуризация на количественной основе перестает быть результативной.
2. Структуризация по временному признаку
Одной из наиболее старых форм структурного деления является группировка видов деятельности на временной основе, используемая обычно на низших уровнях организации. Многосменный порядок работы используется на многих предприятиях, где по экономическим или технологическим причинам введение нормального рабочего дня не удовлетворяло бы потребности производства. Временной принцип активно используется также на предприятиях, использующих вахтовый метод организации труда (предприятия нефте - и газодобычи и т.п.). За исключением проблем контроля и вопросов эффективности и стоимости аккордных и ночных смен, данная форма не вызывает особых управленческих трудностей.
3. Структуризация по функциям предприятия
Широкое распространение получила практика группировки видов деятельности в соответствии с функциями предприятия (рис.7.2). Она включает все, чем обычно занимается предприятие. Поскольку в задачу всех коммерческих предприятий входит создание потребительной стоимости, их основные функции включают:
- производство - создание потребительной стоимости (продукта) или наделение потребительной стоимостью какого-либо вида услуг;
- реализацию произведенного продукта - нахождение потребителей, то есть тех, кто согласится приобрести продукт или вид услуг за определенную цену;
- финансирование - первоначальное накопление, сохранение и расширение фондов предприятия.
Поэтому вполне логично группировать эти виды деятельности в рамках таких структурных подразделений, как отделы производства, сбыта и финансов.
Функциональная структуризация является наиболее широко распространенной формой организации деятельности и имеет место почти на всех предприятиях на том или ином уровне организационной структуры. В тех случаях, когда она используется лишь частично, одна из функций (как правило, финансирование) находится либо выше, либо на одном уровне с подразделениями, структуризованными по продукту, по потребителю или по территориальному признаку.
Значение сбытовых, производственных и финансовых функций предприятия столь широко признано, что зачастую они берутся за основу не только всей структуры организации, но и первичного структурного деления. Первичным уровнем организационной структуры является уровень, выше которого находится лишь руководитель предприятия. Данное положение верно независимо от того, на какой основе проводится группировка видов деятельности внутри предприятия и насколько важны функции того или иного подразделения. Это объясняется тем, что в случае группировки видов деятельности внутри ведущих функциональных подразделений последние всегда будут располагаться на первичном организационном уровне, в то время как второстепенные функциональные подразделения могут находиться практически на любом уровне, следующем за высшим.
С функциональной точки зрения все подразделения предприятия можно разделить на ведущие, вспомогательные и производные.
Ведущие функциональные подразделения.
Термин «ведущий» часто употребляется для определения подразделений с большим бюджетом, значительным числом сотрудников или имеющих первостепенное значение для самого существования предприятия. Между тем и большие размеры бюджета, и количество сотрудников, как таковые, естественно, не зависят от типов структурного деления. Ведущие функциональные подразделения в любой организационной структуре - это те, которые занимаются приданием потребительских свойств продуктам или услугам, обменивая данные блага на покупательные средства за определенную цену и регулируя денежные потоки, которые при этом возникают. Это означает, что любая организация имеет производственные, сбытовые и финансовые функции.
Вспомогательные функциональные подразделения.
Во второстепенные функциональные подразделения группируются виды деятельности, которые, будучи достаточно важными для предприятия, не имеют того приоритета, которым обладают ведущие подразделения. Функциональное подразделение на одном предприятии или в определенный отрезок времени может быть ведущим, в то время как на другом предприятии или в иное время - лишь второстепенным. Так, например, на советских предприятиях отделы сбыта были второстепенными подразделениями, выполнявшими сугубо технические функции, поскольку планирование реализации продукции на этих предприятиях осуществлялось органами государственного управления.
Производные функциональные подразделения.
Производные функциональные подразделения возникают в тех случаях, когда управляющий любого функционального отделения чувствует, что его диапазон управления чрезмерно широк. Например, пока размеры предприятия невелики, управляющий производством может иметь в качестве подчиненных лишь рабочих. С расширением же сферы деятельности предприятия может возникнуть необходимость выделения в качестве самостоятельной функции закупки материалов с возложением руководства данной работой на специального агента по закупкам. Новообразовавшийся сектор будет представлять собой производное функциональное подразделение и появится в организационной схеме на втором уровне в том случае, если производственное подразделение располагается на первом уровне.
Преимущества структуризации по функциям предприятия.
Главное преимущество структуризации по функциям заключается в логичности и оправданности данного метода. Это также и наилучший способ сделать так, чтобы основные направления деятельности предприятия находили поддержку у высшего руководства. Это соображение представляется весьма важным многим функциональным управляющим, поскольку вторжение в сферу их деятельности различных штабных групп и служб зачастую отрицательно сказывается на эффективности их работы.
Другое преимущество состоит в том, что структуризация по функциям следует принципу профессиональной специализации, способствуя тем самым повышению эффективности использования рабочей силы. Данный метод имеет преимущества и в том, что он упрощает профессиональную подготовку, повышает ответственность высшего управленческого персонала за конечные результаты выполнения той или иной функции, обеспечивает сосредоточение в его руках средств жесткого контроля.
Недостатки структуризации по функциям предприятия.
Одним из важнейших недостатков данного метода структурирования является то, что функциональная структуризация обладает свойством затушевывать цели предприятия в целом. Бухгалтерам, экспертам по производству, специалистам по сбыту, длительное время работающим в специализированных подразделениях, зачастую бывает трудно воспринимать деятельность всего предприятия в целом, а поэтому становится трудным и координировать их работу.
За счет подобной дифференциации у сотрудников специализированных подразделений вырабатывается соответствующее отношение к работе, характеризующееся преданностью данному функциональному подразделению, но не предприятию в целом. Существование таких «перегородок» между функциональными подразделениями достаточно обычное явление, которое значительно затрудняет интеграцию деятельности этих подразделений.
Второй недостаток функционального подхода к структурированию состоит в том, что ответственность за получение прибыли возлагается лишь на высшего руководителя. Когда речь идет о мелких организациях, подобная постановка дела весьма рациональна, однако в крупных фирмах такая ответственность является слишком тяжелым бременем для одного человека.
4. Структуризация по территориальному признаку.
Структурное деление по географическому принципу является довольно распространенным методом структуризации географически рассредоточенных предприятий. Основа этого метода заключается в том, что все виды деятельности предприятия на данной территории группируются и подчиняются управляющему (рис.7.3).
Территориальная структуризация особенно привлекательна для больших фирм или предприятий, деятельность которых географически диверсифицирована. Вместе с тем любой завод может быть локальным по своей деятельности, но строить работу службы охраны на территориальной основе, например, ставя по два охранника и у восточных, и у западных ворот. В универмагах продавцы, как правило, также подразделяются на группы, обслуживающие разные этажи; по территориальному же принципу обычно работают уборщицы, мойщики окон и др. Фирмы прибегают к данному методу в том случае, когда аналогичные деловые операции проводятся в различных географических регионах, как это имеет место с автосборкой, нефтепереработкой и т.д. Кроме того, многие государственные учреждения используют данный принцип организации с целью одновременного предоставления соответствующих услуг по всей стране.
Территориальная структуризация целесообразна в тех случаях, когда ее цель заключается как в поощрении участия локальных звеньев в процессе принятия решений, так и в некоторой экономии средств, достигаемой за счет локализации коммерческих операций предприятия.