Таким образом, хотя сам источник информации носит объективный характер, но информация о нем субъективна, так как при отражении происходит прием, преобразование и передача ее человеком. Работник может и сам организовать информацию (составление инструкций, приказов, распоряжений и т.д.). В данном случае субъективность информации заложена в самом начале.
Субъективность информации нельзя отождествлять с ошибочной, недостоверной - это разные категории. Субъективная информация может иметь высокий уровень объективности и достоверности.
Категория «информация» имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант). Человек может одновременно быть информатором и информантом. Так, осуществляя управленческое воздействие на объект управления, руководитель получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности объекта управления (обратная информационная связь).
Характеристики управленческой информации.
Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.
1. Объем информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук), временного интервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивидуальных характеристик информанта.
Объем информации имеет три уровня: информационная избыточность, субминимальный уровень и недостаток информации (информационный голод).
Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т.е. создание информационной избыточности.
Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений. Монополизация проявляется в двух направлениях:
- засекречивании (обоснованном или необоснованном) части необходимых сведений;
- стремлений отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения их социального и материального статуса.
Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения.
Выход из этого состояния должен быть в демократизации информационных процессов, т.е. в широком доступе к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц.
Субминимальный уровень информации - это минимально полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение. Естественно, этот уровень является величиной субъективной и его следует подстраивать под конкретного человека. Технология определения этого минимума должна учитывать индивидуальность человека.
2. Достоверность информации - это процент реальных сведений к общему объему информации (в дальнейшем под объемом информации будем понимать объем воспринимаемой информации). Достоверность имеет три уровня: абсолютный (100%), доверительный (более 80%), негативный (менее 80%). Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например, информация о курсах акций на бирже. Достоверность может быть искусственно повышена за счет обработки большего, чем обычно объема информации по эффективным методикам или алгоритмам. Так, абсолютный уровень достоверности информации можно получить, обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем достоверности.
3. Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня: нулевой, средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%), высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза), сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз). Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.
Нулевую ценность имеет информация, повторяющая известные характеристики объекта управления или представляющая ненужные характеристики для принятия решения.
Средний уровень ценности имеет информация, создаваемая добросовестными, но потерявшими интерес к работе специалистами.
Высокую ценность представляют имитационные модели организаций, позволяющие руководителю правильно предусмотреть возможные последствия реализации при различных вариантах решения.
Сверхвысокую ценность представляет информация, связанная с инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями.
4. Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет: улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня, предварительной настройки внимания на заданную тему.
Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается. При обилии фоновой информации можно пропустить или частично воспринять необходимый объем полезной информации. В таких случаях говорят, что в сообщении, докладе, распоряжении много «воды».
Насыщенность имеет три уровня: высокий (80-100%), нормативный (50-80%) и низкий (менее 50%). Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации пока еще относится к искусству управления.
5. Открытость информации - это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости. Секретная (государственная тайна) - отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование. Например, информация об обороне страны. Конфиденциальная (для служебного пользования) - отражает интересы общества, группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относится информация с высоким уровнем ценности (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) и сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.). Она включает: инвестиционные программы и планы инвестиций, имущественное положение организации, методы изучения рынка сбыта и продаж, сведения о партнерах и клиентах, способ производства продукции и структура цены, условия сделок и контрактов. Публичная (открытая) - отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Этот тип информации не имеет ограничений на использование.
Рассмотренные нами пять характеристик информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной характеристики влияет и на другие. Так, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения ее объема и открытости.
Формулировка закона: «Каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурс)".
Деловая организация представляет собой некоторую самостоятельно существующую систему, подобную живому организму, который появляется на свет, растет, развивается, совершенствуется, болеет, стареет и умирает. Организации присуще стремление к самосохранению. В этом смысле она может продолжить свое существование даже после достижения поставленной цели.
При рыночных отношениях и наличии острой конкурентной борьбы происходит естественный отбор организаций, наиболее приспособленных к сложившимся условиям. Организации, не удовлетворяющие потребностей общественного развития, обречены на гибель. Поэтому выбор целей и социальной миссии организации является первым и самым ответственным моментом в стремлении к выживанию. В жизни многих организаций бывали ситуации, когда они оказывались на грани ликвидации или вступали в процедуру банкротства. Одни из них при этом были ликвидированы, другие, реорганизовав предприятие, сумели найти ресурсы и выжили.
Решению проблем выживания организаций способствует закон самосохранения, который утверждает, что любой организации как социально-экономической системе присуще стремление к самосохранению (выживанию) за счет оптимального использования кадровых и материальных ресурсов.
Следует отметить, что стремление к самосохранению присуще не только крупным формациям, но и каждому отдельному человеку, и небольшим коллективам, в том числе и семье - ассоциативной организации малого размера.
Закон самосохранения служит основой для оценки способности организации к выживанию в изменяющихся условиях существования. Полученная оценка используется для определения времени существования организации и при прогнозировании ее дальнейшего развития. В ходе построения оценки необходимо составить максимально полное описание факторов внутренней и внешней среды, оказывающих влияние на деятельность организации, разбить эти факторы на две группы: позитивные и негативные.
Позитивные факторы относятся к ресурсам, повышающим возможности организации в борьбе за выживание. Организация способна к выживанию и устойчивому поступательному развитию в том случае, если энергетический потенциал позитивных (созидательных) факторов превышает соответствующий показатель негативных (разрушительных) факторов.