Теории мотивации (стр. 7 из 9)

Кадровое планирование не являлось для ООО «Best Personal» основным направлением кадрового менеджмента, так как количество сотрудников недостаточно велико. Однако в настоящий момент времени необходимо вопросу кадрового планирования уделить особое внимание, поскольку организационная структура находится на промежуточной стадии между элементарной и функциональной организационными структурами. Необходимо разработать план мероприятий по переходу к функциональной организационной структуре, с минимальными финансовыми потерями для фирмы. С этой целью предлагается организационную структуру ООО «Best Personal» изменить.

Нечеткая организация работы негативно влияет на общую эффективность ООО «Best Personal». Одной из наиболее серьезных проблем является превышение реального объема работ над человеческими возможностями ассистентов при отсутствии разделения их обязанностей и приоритетности заданий (рис.6). При невыполнении определенного вида работ нельзя однозначно сказать, кто в этом виноват, поскольку практически всегда ощущается значительная нехватка времени. Несвоевременно сделанная работа достаточно быстро перестает быть актуальной.

Несвоевременно выполненная работа становится неактуальной, поэтому менеджерам приходится перерабатывать. Это объясняется также тем, что менеджера больше заинтересованы в закрытии позиций, чем ассистенты. Рабочее время менеджера стоит значительно дороже, чем рабочее время ассистента. Необходимо структуру предприятия построить таким образом, чтобы каждый менеджер работал в паре со своим ассистентом. При этом выделить должность секретаря с функциями Ассистента 1.

При выполнении некоторого вида обязанностей количество необходимого для выполнения обязанностей времени можно сократить, поскольку при работе с 1 менеджером ассистент лучше ориентируется в требованиях к соискателям.

Следовательно, структуру ООО «Best Personal» следует построить в соответствии с требованиями эффективности менеджмента персонала (рис.7):

Главный бухгалтер		Директор		Секретарь
Менеджер 1		Менеджер 2		Менеджер 3
Ассистент 1		Ассистент 2		Ассистент 3

Рис.7. Рекомендуемая организационная структура

При внедрении рекомендуемой организационной структуры распределение обязанностей должно строиться следующим образом (таблица 8, 9):

Таблица 8

Рекомендуемое распределение обязанностей ассистента, по часам

Описание обязанностей менеджера, за неделю	Период времени, час.
Разбор входящей почты, в том электронной	2
Размещение объявлений	5
Обновление старых объявлений	1
Поиск информации в Интернете	6
Поиск информации в базе данных ООО «Best Personal»	16
Обзвон кандидатов из базы ООО «Best Personal»	6
Приглашение соискателей на собеседование	4
Итого рабочая неделя	40

При рекомендуемом распределении обязанностей ассистент должен выполнять практически полностью всю механическую работу (таблица 8,9). Менеджер использует свою квалификацию более целенаправленно (таблица Поиск информации в Интернете будет больше соответствовать необходимым требованиям.

Доказано, что количество кандидатов, пришедших на собеседование прямо пропорционально выручке. При наличии у каждого менеджера своего ассистента, время на проведение собеседований увеличивается на 41% (17*100/12 = 141,66%). Соответственно, при правильном использовании времени, выручка увеличится на 41%.

Таблица 9

Рекомендуемое распределение обязанностей менеджера, по часам

Описание обязанностей менеджера, за неделю	Период времени, час.	Возможность исполнять обязанности ассистентом, +/-
Общение с клиентами	3	-
Составление текста объявлений	3	-
Поиск информации в Интернете	4	+
Аналитика информации	10	-
Обзвон кандидатов из базы ООО «Best Personal»	2	+
Проведение собеседований	17	-
Работа с кандидатами у клиентов	1
Итого рабочая неделя	40

Таким образом, выручка увеличится на 7522347,00х0,41 = 3084162,27руб. При этом ежемесячные расходы увеличатся на 24000 руб., что составит 288000руб. в год.

Необходимо будет прописать должностные инструкции для всех должностей.

В должностные обязанности секретаря должно входить:

1. прием и распределение звонков;

2. рассылка факсов;

3. оформление договоров и сопутствующей документации;

4. оформление и отправка резюме клиентам;

5. жизнеобесечение офиса (закупка товаров для офиса);

6. систематизация входящей почты;

7. прием посетителей;

8. организация заполнения кандидатами анкет.

К должностным обязанностям ассистента необходимо отнести:

1. разбор входящей почты;

2. обновление объявлений;

3. размещение и обновление объявлений;

4. поиск необходимой информации в базе данных ООО «Best Personal» и Интернете;

5. обзвон потенциальных кандидатов из старой базы;

6. приглашение соискателей на собеседование.

В должностные обязанности менеджера следует включить:

1. общение с клиентами;

2. составление текста объявлений;

3. поиск информации в Интернете;

4. аналитика информации;

5. обзвон кандидатов из базы ООО «Best Personal»;

6. проведение собеседований;

7. работа с кандидатами после прохождения собеседований у клиентов, в процессе их оформления на работу, в период прохождения испытательного и гарантийного срока;

8. выдача заданий ассистенту, контроль его работы.

В зависимости от эффективности командной работы ассистента с менеджером, ассистент получает премию. Практика показывает, что мотивация не должна превышать 30% оклада ассистента и зависеть от суммы закрытой позиции.

В противном случае система мотивации может отразиться негативно на эффективности работы ассистента:

1. ассистент начинает выбирать, какую работу ему материально выгодно делать, а какую – нет;

2. получив несколько раз значительно большую сумму, ассистент может быть крайне неудовлетворен незначительной премией, что тоже может быть.

13. Совершенствование процесса подбора персонала для внутренних нужд организации и его адаптация

В настоящее время адаптацией и обучением новых сотрудников занимаются сразу все, и вместе с тем никто за это не отвечает. При появлении нового сотрудника в компании необходимо сразу определить конкретного человека, ответственного за адаптацию нового сотрудника.

При приеме на работу нового ассистента, ответственным за его адаптацию может быть ассистент или менеджер. При приеме на работу менеджера, ответственным за его адаптацию может быть другой менеджер или директор.

При использовании системы наставничества к наставнику необходимо применять дополнительную мотивацию, но только при условии успешного прохождения новым сотрудником испытательного срока. В качестве мотивации может выступать денежный фактор. Для специалистов, стремящихся к карьерному росту, успешно проведенный процесс адаптации новых сотрудников, может являться дополнительным преимуществом при дальнейшем развитии (возможность стать руководителем группы менеджеров).

14. Совершенствование системы мотивации ООО «Best Personal»

Системe мотивации ООО «Best Personal» также рекомендуется усовершенствовать. Рекомендуется оставить оклад 12000 ассистентам и повысить оклад менеджеров с 10000 до 12000. При переходе к функциональной организационной структуре и выделении должности секретаря, его оклад также должен составлять 12000 руб. Данный подход обусловлен тем, что при повышении профессиональных навыков ассистента и переходе его к функциональным обязанностям менеджера, ассистенту необходимо в настоящий момент преодолеть значительный барьер. Проблема заключается в том, что при сравнительно низком профессиональном уровне по сравнению с менеджером, ассистенту нельзя доверить сложные и соответственно дорогостоящие позиции. При этом для того чтобы получить премию, 15% от выручки за вакансию закрытую ассистентом должны значительно превысить 2000 рублей. При закрытии вакансии ассистентом до 13333 рублей он не получает никакой мотивации, помимо совершенствования профессиональных навыков. Соответственно, совсем недорогие и простые позиции ассистенту не выгодно будет закрывать или будет закрывать некачественно, поскольку все равно ему за это ничего не будет с материальной точки зрения. При этом ассистент должен выполнять функции менеджера таким образом, чтобы основные обязанности были выполнены. Что бывает довольно редко ввиду сильной загруженности ассистента. Таким образом, практически ассистент может выполнять функции менеджера в нерабочее время, и не обязательно при этом будет какая-то компенсация.